Arbeitszeiterfassung: Elektronische Systeme werden ab sofort Regelfall
Veröffentlicht am: 23.08.2026 um 04:48 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die Digitalisierung des Personalwesens rückt für deutsche Arbeitgeber verstärkt in den Fokus. Aktuelle Fachbeiträge von Mitte August verdeutlichen den bestehenden Handlungszwang bei der Einführung digitaler Personalakten sowie die kommenden Aufbewahrungspflichten für Entgeltunterlagen. Dabei steht insbesondere die rechtssichere Dokumentation von Arbeitszeiten im Mittelpunkt der regulatorischen Anforderungen.
Rechtliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung
Bereits im Jahr 2019 legte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) den Grundstein für eine umfassende Verpflichtung der Arbeitgeber zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit.
Diese Rechtsprechung wurde im September 2022 durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) für den deutschen Rechtsraum bestätigt. Demnach sind Unternehmen grundsätzlich dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit gemessen werden kann.
Die Dokumentationspflicht erstreckt sich dabei auf den Beginn, das Ende sowie die Gesamtdauer und die genommenen Pausen der täglichen Arbeitszeit. Zwar ist zum aktuellen Zeitpunkt keine spezifische Technologie zwingend vorgeschrieben, doch wird die Nutzung einfacher Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel zunehmend kritisch betrachtet.
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Experten empfehlen stattdessen den Einsatz digitaler Systeme, die über einen integrierten Manipulationsschutz verfügen, um den rechtlichen Anforderungen an die Revisionssicherheit zu genügen.
Referentenentwurf sieht elektronische Erfassung als Regelfall vor
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat die Vorgaben der Rechtsprechung in einem Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes aufgegriffen. Dieser sieht vor, dass die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit künftig zum Regelfall werden soll. Ziel ist es, eine objektive und verlässliche Grundlage für die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhephasen zu schaffen.
Trotz der geplanten Verschärfung der Dokumentationspflichten soll das Modell der Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich bleiben. Auch in diesem Rahmen entfällt jedoch die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten nicht. Um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern, sieht der Entwurf gestaffelte Übergangsfristen vor. Zudem sollen tarifliche Öffnungsklauseln Spielraum für branchenspezivische Anpassungen lassen.
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Anforderungen an digitale HR-Systeme
Im Zuge dieser Entwicklungen gewinnen integrierte Softwarelösungen an Bedeutung, die sowohl die digitale Personalakte als auch die Zeiterfassung in einem System bündeln. Anbieter wie Sage mit der Sage HR Suite stellen entsprechende Werkzeuge bereit, um die gesetzlichen Anforderungen abzubilden. Der Fokus liegt hierbei auf einer nahtlosen Verknüpfung der erfassten Zeiten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der revisionssicheren Archivierung.
Der Handlungsbedarf für Unternehmen ergibt sich nicht nur aus der Zeiterfassung selbst, sondern auch aus den erweiterten Aufbewahrungspflichten. Digitale Personalakten müssen so strukturiert sein, dass sie alle steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume hinweg vorhalten und gegen unbefugte Änderungen schützen.
Angesichts der drohenden regulatorischen Verschärfungen durch das BMAS wird Firmen geraten, ihre bestehenden Prozesse zeitnah auf digitale und manipulationssichere Verfahren umzustellen.
