Arbeitszeiterfassung: BAG kippt pauschale Abzüge – 30.000 Euro Bußgeld droht
Veröffentlicht am: 01.09.2026 um 12:09 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die Einführung digitaler HR-Systeme wie SAP SuccessFactors erfordert über die technologische Implementierung hinaus eine ganzheitliche Strategie. Experten betonen die Notwendigkeit, Prozesse und Change Management als zentrale Erfolgssäulen zu verankern, während aktuelle Gerichtsurteile und Sicherheitsrisiken den Druck zur Automatisierung erhöhen.
Im Rahmen der HR-Transformation gewinnt die Erkenntnis an Bedeutung, dass Projekte wie die Einführung von SAP SuccessFactors keine reinen IT-Vorhaben darstellen.
Wie das Beratungshaus tts Ende August ausführte, müsse ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden, der die drei Dimensionen Mensch, Prozess und Technologie verbindet. Damit ein solches Vorhaben gelingt, identifizierten Fachleute Change Management, eine fundierte Prozessoptimierung sowie eine belastbare Datenstrategie als kritische Erfolgsfaktoren für Unternehmen.
Risiken manueller Prozesse und Sicherheitsaspekte
Die Dringlichkeit einer digitalen Transformation wird durch die Ineffizienz und die Risiken manueller Abläufe untermauert. Branchenberichten zufolge beansprucht ein manuelles Onboarding bei Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern durchschnittlich sechs Stunden Zeitaufwand; beim Offboarding liegt der Wert sogar bei sieben Stunden.
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Neben dem zeitlichen Aspekt entstehen erhebliche Sicherheitslücken: Schätzungen zufolge behält mindestens ein Drittel der ehemaligen Mitarbeiter nach einem manuell durchgeführten Offboarding weiterhin Zugriff auf interne Systeme.
Diese sogenannten „Zombie-Konten“ stellen ein massives Sicherheitsrisiko dar. Daten aus dem Jahr 2022 belegen, dass rund 82 Prozent aller Datenschutzverletzungen auf menschliche Handlungen zurückzuführen sind. Lösungen zur Automatisierung, wie etwa ADManager Plus, zielen darauf ab, diese Lücken durch die Integration in HR-Systeme wie Workday, BambooHR oder UltiPro zu schließen und administrative Fehlerquellen zu minimieren.
Rechtssicherheit bei der Arbeitszeiterfassung
Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Digitalisierung betrifft die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei der Arbeitszeiterfassung. Jüngste Rechtsprechungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verdeutlichen die Anforderungen an eine rechtssichere Dokumentation.
In einem Urteil vom 12. Februar 2025 wurde klargestellt, dass ein automatischer Pausenabzug allein kein Beweis dafür ist, dass eine Pause tatsächlich genommen wurde. Im zugrunde liegenden Fall forderte eine Klinikärztin die Vergütung von 59 Stunden und 3 Minuten nach, da die Pausenzeiten systemseitig pauschal abgezogen worden waren.
Das Arbeitszeitgesetz schreibt bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten vor, bei über neun Stunden sind es 45 Minuten. Verstöße gegen diese Bestimmungen können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen.
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Zudem entschied das BAG bereits am 21. August 2024, dass Pausen nicht minutengenau im Voraus festgelegt werden dürfen. Moderne Softwarelösungen wie edtime der Eurodata Gruppe – ein Anbieter mit 80.000 Kunden und 800 Mitarbeitern – zielen darauf ab, diese gesetzlichen Vorgaben durch automatisierte Erfassungsmodelle rechtssicher abzubilden.
Internationale Compliance und operative Entlastung
Für global agierende Unternehmen erweitert sich das Anforderungsfeld um die internationale HR-Compliance. Plattformen wie Passport Onesource ermöglichen hierbei die Automatisierung von Steuer- und Sozialversicherungsregeln in Echtzeit und gewährleisten die Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Durch die Integration in bestehende ERP-Systeme soll der Verwaltungsaufwand für grenzüberschreitende Personalprozesse reduziert werden.
Ergänzend zur technologischen Aufrüstung setzen viele Personalabteilungen auf spezialisierte Outsourcing-Partner. Dienstleister wie gevekom übernehmen etwa die Vorqualifizierung von Bewerbern über Hotlines oder unterstützen im Backoffice-Bereich bei der Dateneingabe und dem Ticketing.
Parallel dazu schreitet die Migration unterstützender Infrastrukturen, wie Contact Centern, in die Cloud voran. Anbieter wie Bucher + Suter strukturieren diesen Übergang von On-Premise-Lösungen hin zu hybriden oder Cloud-Modellen in mehrstufigen Phasen, um die Skalierbarkeit der HR-nahen Kommunikation zu erhöhen.
