Steuerberater: Neue Vollmachtsformulare gelten ab sofort
14.01.2026 - 16:14:12
Ab sofort gelten für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Deutschland neue, verbindliche Vordrucke für die Erteilung einer Vollmacht gegenüber Finanzbehörden. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die aktualisierten Muster eingeführt, um digitale Prozesse zu vereinheitlichen und die Datenverwaltung zu verbessern. Die bereits 2025 angekündigten Änderungen sind nun voll umzusetzen und betreffen alle elektronisch eingereichten neuen Mandate.
Kernänderungen: W-IdNr. Pflicht, Beiblatt entfällt
Die wichtigste Neuerung ist die verpflichtende Angabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) des Mandanten, sofern eine solche vorliegt. Diese Nummer dient als einheitlicher Identifier für Unternehmen und wirtschaftlich tätige Personen. Sie ist ein zentraler Baustein der Steuerverwaltung, um langfristig von verschiedenen Steuernummern auf ein einziges Identifikationssystem umzustellen.
Zudem entfällt das separate „Beiblatt“ zum Hauptvordruck. Dieses Blatt listete bisher die konkreten Steuernummern auf, für die die Vollmacht galt. Die Pflicht, diese Nummern zu übermitteln, bleibt jedoch bestehen. Ein Hinweis auf dem neuen Formular macht klar: Die Steuernummern müssen im elektronischen Datensatz bei der Übermittlung an das Finanzamt enthalten sein. Das Papierformular wird schlanker, die digitale Pflicht aber nicht weniger.
Viele Steuerberater stehen genau vor diesem Problem: W‑IdNr., schlankere Papierformulare und die elektronische Übermittlung über Elster sorgen für neue Fallstricke — von falsch zugeordneten Vollmachten bis zu verzögertem Schriftverkehr. Unser kostenloser MeinElster-Guide erklärt praxisnah, wie Sie Mandatsdaten und Vollmachten korrekt elektronisch an das Finanzamt übermitteln, welche Einstellungen in MeinElster wichtig sind und wie Sie typische Fehleingaben vermeiden. Inklusive Checkliste für die digitale Mandatsanlage. Jetzt kostenlosen MeinElster-Guide sichern
Praxisfolgen für die elektronische Vollmachtsdatenbank (VDB)
Für Berater haben die Änderungen direkte Auswirkungen auf die Nutzung der elektronischen Vollmachtsdatenbank (VDB). Die von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) betriebene Datenbank wurde technisch angepasst und enthält nun ein eigenes Feld für die W-IdNr.
Ein kritischer Compliance-Punkt bleibt: Gemäß § 80a der Abgabenordnung (AO) müssen alle relevanten Steuernummern im elektronischen Datensatz übermittelt werden. Wird dies versäumt, riskieren Berater, dass die Vollmacht nicht korrekt zugeordnet wird. Die Folge können Verzögerungen sein oder dass Schriftverkehr direkt an den Mandanten geht – statt an den Bevollmächtigten. Dieser Doppelaufwand ist nötig, weil die IT-Systeme der Finanzverwaltung sich in einer Übergangsphase befinden und noch auf die alten Steuernummern angewiesen sind.
Bestandsschutz für alte Vollmachten
Eine zentrale Frage für die Praxis: Was gilt für bereits erteilte Vollmachten auf alten Vordrucken? Das BMF gibt Entwarnung. Bestehende Vollmachten behalten ihre Gültigkeit. Es besteht keine Verpflichtung, alle Altmandate neu beurkunden zu lassen. Diese Bestandsschutz-Regelung soll laufende Vertretungen nicht stören und Beratungskanzleien vor einem enormen Verwaltungsaufwand bewahren.
Verbindlich sind die neuen Muster nur für neu erteilte Vollmachten, die elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Für Vollmachten, die nicht über die VDB laufen, bleibt die Nutzung des BMF-Vordrucks zwar empfohlen, aber theoretisch optional. Für jede Kanzlei, die die VDB nutzt, ist die Umstellung auf die neuen Templates jedoch ein essenzieller Schritt.
Teil der großen Digitalisierungsoffensive
Die Anpassungen sind Teil der umfassenden Digitalisierungsstrategie der deutschen Steuerverwaltung. Das langfristige Ziel ist ein effizienteres und sichereres System, das auf den einheitlichen Identifikationsnummern basiert. Diese Entwicklung verläuft parallel zu anderen Projekten, wie der geplanten Standard-Zustellung von Steuerbescheiden per Elster (§ 122a AO).
Der aktuelle Zwischenzustand, der sowohl W-IdNr. als auch alte Steuernummern verlangt, wird nicht ewig bleiben. Mit dem weiteren Ausbau der IT-Infrastruktur in den Finanzämtern wird die Abhängigkeit von den veralteten Nummern schwinden. Bis dahin müssen Beratungskanzleien ihre internen Prozesse anpassen, um alle nötigen Daten im neuen Format zu erfassen. Nur so bleibt die Compliance gewahrt, der Verwaltungsaufwand gering und die Vertretung der Mandanten im digitalen Zeitalter reibungslos.
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