Smart Communications setzt auf KI für den digitalen Dokumenten-Umbruch

Smart Communications präsentiert KI-Funktionen zur automatisierten Umwandlung statischer PDFs in interaktive Formulare. Die Lösung zielt auf Effizienzsteigerung in regulierten Branchen wie Finanzen und Versicherungen.

Smart Communications stellt neue KI-Tools vor, um veraltete PDF-Formulare in interaktive digitale Erlebnisse zu verwandeln. Damit adressiert der Spezialist für Customer Communications Management (CCM) ein zentrales Problem der digitalen Transformation in regulierten Branchen.

In einer Ankündigung vom 4. Februar 2026 präsentierte das Unternehmen mehrere unternehmensreife KI-Innovationen für seine Conversation-Cloud-Plattform. Kernstück ist die Funktion „KI-gestützte Formular-Migration“. Sie analysiert statische PDF-Dokumente und erstellt innerhalb weniger Minuten einen ersten Entwurf eines modernen, datengetriebenen Digitalformulars. Die Technologie soll manuellen Aufwand drastisch reduzieren und die Wertschöpfung von Digitalisierungsprojekten beschleunigen. In einem für heute angekündigten Webinar will das Unternehmen die neuen Fähigkeiten im Detail vorstellen.

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Das Problem veralteter Dokumentenberge

Unternehmen in Versicherungen, Finanzdienstleistungen und im Gesundheitswesen kämpfen seit Jahren mit tausenden veralteten PDF-Formularen. Diese statischen Dateien führen zu fragmentierten Kundenerlebnissen, erschweren die Datenextraktion und bedeuten ein erhebliches Compliance-Risiko. Die manuelle Umwandlung in webtaugliche Formate ist zeitaufwendig und teuer – ein Nadelöhr für die digitale Agenda.

„Der Umgang mit unstrukturierten Daten in Dokumenten ist eine der größten Hürden für datengetriebene Unternehmen“, erklärt eine Branchenexpertin. Moderne CCM-Lösungen entwickeln sich daher weg von Einweg-Kommunikation hin zu dynamischen, kanalübergreifenden Dialogen. Dieser Trend zwingt Technologieanbieter, intelligente Lösungen für die Migration von Altlasten zu entwickeln.

KI als Turbo für Migration und Datenerfassung

Die nuova KI-Funktion von Smart Communications generiert aus alten PDFs automatisch einen interaktiven Erstentwurf. So sollen Backlogs von hunderten oder tausenden Formularen deutlich schneller abgebaut werden können. Ein weiterer Baustein ist die SmartIQ Agent Infrastructure. Sie ermöglicht konversationelle und kontrollierte Datenerfassung auf jedem Kanal und verbindet Generative-KI-Anwendungen mit Kernsoftwaresystemen.

Die Tools sind für den Einsatz in streng regulierten Umgebungen konzipiert. Sie sollen Prozesse wie Kunden-Onboarding oder Antragsstellung vereinfachen, ohne Compliance-Vorgaben zu verletzen. Über 80 Prozent der bestehenden Kunden können die KI-Funktionen laut Unternehmen in ihrer aktuellen Systemlandschaft nutzen.

Der strategische Fokus: kompatible und rechenschaftspflichtige KI

Die neuen Features unterstreichen einen strategischen Fokus auf praxistaugliche und verantwortungsvolle KI für den Produktivbetrieb. „KI muss direkt in die Workflows integriert werden, in denen Kundendokumente erstellt und verwaltet werden“, betont eine Unternehmenssprecherin. Dazu gehört ein „Wissens-Assistent“, der per natürlicher Sprache Anleitungen gibt und Best Practices vermittelt.

Heidi Johnson, Chief Product and Technology Officer bei Smart Communications, erklärt: „Unsere KI ist von Grund auf governance-orientiert entwickelt. Sie soll bedeutungsvolle Kundeninteraktionen im großen Maßstab unterstützen.“ Die Kombination aus KI-Tools und bestehenden Migrationsfähigkeiten soll Unternehmen einen klaren Pfad bieten, um riskante Alttechnologien abzulösen.

Analyse: KI beendet das Experimentierstadium

Der Vorstoß von Smart Communications spiegelt einen breiteren Trend wider: KI wird zunehmend eingesetzt, um langjährige operative Ineffizienzen zu beseitigen. Das Management von Kundenkommunikation ist ein primäres Anwendungsfeld. Analysten beobachten, dass KI die Bearbeitungszeiten für Kundenanfragen deutlich senken kann, während Mitarbeiter für komplexere Aufgaben freigesetzt werden.

Die Integration von KI in CCM-Plattformen ermöglicht einen Wechsel von reaktiven zu proaktiven Engagement-Modellen. Vorhersagebasierte Erkenntnisse helfen, Kundenbedürfnisse vorauszusehen – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in Branchen, in denen das Kundenerlebnis über Loyalität entscheidet. Die Nachfrage nach intelligenten Tools, die diese Transition sicher und compliant gestalten, wird weiter wachsen.

Für dokumentenintensive Industrien verspricht die schnelle Umwandlung von Altformularen in intelligente Datenerfassungsprozesse erhebliche Effizienzgewinne. Der Erfolg der KI-Tools wird maßgeblich davon abhängen, wie gut sie mit komplexen Dokumentenstrukturen umgehen und sich in bestehende Systemlandschaften einfügen können.

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