SharePoint Online: Microsoft zügelt teure Video-Versionen

Microsoft führt spezielle Verfallsregeln für Audio- und Videodateien in SharePoint ein, um Speicherplatz freizugeben und die Kostenexplosion bei Cloud-Migrationen zu bremsen.

Microsoft gibt Administratoren neue Werkzeuge an die Hand, um die explodierenden Speicherkosten für Audio- und Videodateien in der Cloud zu bändigen. Ein neues Feature erlaubt es, Verfallsregeln speziell für Mediendateien festzulegen – und könnte so Millionen an Zusatzkosten sparen.

Der stille Speicherfresser im System

Die Zahlen sind alarmierend: Ein einziges 2 GB großes Schulungsvideo, das 15 Mal bearbeitet wurde, kann leicht über 30 GB wertvollen Cloud-Speicher belegen. Der Grund liegt in der Funktionsweise von SharePoint Online. Bisher speicherte das System bei jeder Änderung einer großen Mediendatei oft eine vollständige neue Kopie. Für Textdokumente wie Word- oder Excel-Dateien war das verkraftbar. Bei Videos und Audiodateien wurde diese Versionierung jedoch zum Kostentreiber.

„Das ist das Feature, nach dem Administratoren seit der Migration von Microsoft Stream zu SharePoint geschrien haben“, kommentiert ein Nutzer in einem Technik-Forum. „Wir haben Terabytes an alten Meeting-Aufzeichnungen, die niemand mehr ansieht.“

Granulare Steuerung per PowerShell

Die Lösung, die Microsoft seit Mitte Dezember 2025 ausrollt, setzt präzise an. Administratoren können nun dateitypspezifische Richtlinien festlegen, zunächst über PowerShell-Skripte.

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• Gezielte Regeln: Richtlinien lassen sich isoliert für Formate wie .mp4, .mov oder .mp3 definieren. So kann ein Rechtsabteilung-Archiv Hunderte Versionen behalten, während von der letzten Town-Hall-Aufzeichnung nur die drei neuesten Versionen erhalten bleiben.
• Automatischer Cleanup: Das Feature kann rückwirkend wirken. Ältere Versionen, die ein bestimmtes Alter oder eine Maximalanzahl überschreiten, werden automatisch gelöscht. Das schafft sofort Speicherplatz.
• Flexible Anwendung: Die Regeln sind für den gesamten Mandanten, einzelne Sites oder spezifische Bibliotheken konfigurierbar. Die Marketing-Abteilung kann andere Vorgaben haben als die Compliance.

Zeitdruck durch Migrationswelle

Das Timing ist kein Zufall. Viele Unternehmen stehen unter Druck, bis zum „Hard Stop“ im Juli 2026 ältere SharePoint Server-Instanzen zu migrieren. Dabei wandern oft riesige Medienarchive in die Cloud. Die neuen Kontrollen sind daher eine finanzielle Notwendigkeit, um die Kostenexplosion bei den Speicher-Abonnements zu verhindern.

Ein Beispielszenario zeigt das Potenzial: Wendet ein Unternehmen eine Regel an, die bei Videos nur fünf Versionen erlaubt und ältere nach 60 Days löscht, könnten in medienlastigen Umgebungen 30 bis 40 Prozent Speicherplatz freigegeben werden.

Ausblick: Integration in Archiv-Lösungen geplant

Das Feature befindet sich aktuell in der Ausrollphase. Eine grafische Oberfläche im SharePoint Admin Center wird voraussichtlich folgen. Branchenbeobachter erwarten, dass Microsoft die Steuerung bis Anfang 2026 eng mit der Microsoft 365 Archive-Lösung verzahnen wird. Dann könnten alte Video-Versionen automatisch in günstigere Kalt-Speichertier verschoben statt gelöscht werden.

Für IT-Abteilungen heißt es jetzt: Speichernutzung analysieren, Skripte vorbereiten und die Inhalteigner in kreativen oder Trainings-Abteilungen über die geplanten Änderungen informieren. Der Kampf gegen den digitalen Datenmüll hat ein neues, scharfes Werkzeug bekommen.

Quellen: Microsoft 365 Roadmap (Update vom 15. Dezember), SharePoint Community Foren, AdminDroid Technical Blog.

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