Schwäbisch Gmünd: Virtuelles Bürgerbüro setzt neue Maßstäbe
06.02.2026 - 16:12:12
Fast ein Jahr nach dem Start zieht die Stadt eine durchweg positive Bilanz. Das digitale Angebot, das Behördengänge per Videokonferenz ermöglicht, hat sich als voller Erfolg erwiesen. Ein aktueller Fall unterstreicht die Effizienz eindrucksvoll: Für eine gestresste Mutter wurde eine Meldebescheinigung in nur viereinhalb Minuten ausgestellt. Diese Entwicklung markiert einen Meilenstein in der digitalen Transformation der Kommune.
Die im März 2025 gestartete Initiative bietet eine flexible Alternative zum Gang ins Rathaus. Sie kombiniert digitale Prozesse mit persönlicher Beratung durch geschultes Personal. Das System wird von Bürgern und Verwaltungsmitarbeitern gleichermaßen hervorragend angenommen.
Das virtuelle Bürgerbüro deckt eine breite Palette an Dienstleistungen ab. Bürger können sie bequem von zu Hause, dem Arbeitsplatz oder sogar aus dem Ausland in Anspruch nehmen. Zu den am stärksten nachgefragten Services gehören:
* Wohnsitzänderungen (An-, Um- und Abmeldungen)
* Die Beantragung von Führungszeugnissen
* Die Ausstellung von Bewohnerparkausweisen
Das ursprüngliche Portfolio umfasste zudem Meldebescheinigungen, Auszüge aus dem Gewerbezentralregister und die Entgegennahme von Wohnungsgeberbestätigungen.
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Der Prozess ist denkbar einfach: Über die städtische Website wird ein Online-Termin für eine Videokonferenz gebucht. Zum vereinbarten Zeitpunkt erhalten Nutzer einen Link. Nach einer kurzen Dateneingabe gelangen sie in einen virtuellen Warteraum. Sobald ein Mitarbeiter verfügbar ist, beginnt die persönliche Beratung. Die Identität wird per Personalausweis geprüft, das Anliegen oft in einem einzigen Termin abschließend bearbeitet. Benötigt werden lediglich ein internetfähiges Gerät und eine stabile Verbindung.
Viereinhalb Minuten statt Amtstermin: Ein Praxisbeispiel
Die Praxistauglichkeit bewies das System kürzlich in einem exemplarischen Fall. Oliver Lehner, stellvertretender Leiter der städtischen IT, schildert die Bearbeitung für eine sichtlich gestresste Mutter mit ihren Kindern zu Hause. Für sie war es eine enorme Erleichterung, die benötigte Meldebescheinigung zu erhalten, ohne persönlich erscheinen zu müssen. Der gesamte Vorgang dauerte lediglich viereinhalb Minuten.
„Dieses Beispiel zeigt das immense Potenzial“, so Lehner. Das Angebot vereine die besten Aspekte: die Effizienz digitaler Abläufe und die Fachexpertise der Verwaltungsmitarbeiter. Die Erfahrungen seit dem Live-Betrieb sind durchweg positiv. Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung spart der Kommune signifikant Zeit und bietet eine hohe Anwenderfreundlichkeit – gelobt von jungen Erwachsenen bis zu Senioren.
Strategische Entscheidung mit Bürgerfokus
Die Einführung war eine strategische Antwort auf den erkannten Bedarf nach flexibleren Angeboten. Bianca Stehle, Abteilungsleiterin des Bürgerbüros, bestätigt: Der Wunsch nach einer Online-Option als Ergänzung zum Präsenzangebot bestand schon länger. Besonders für Berufstätige, Eltern oder Menschen mit eingeschränkter Mobilität stellt das digitale Rathaus einen echten Mehrwert dar.
Um eine hohe Akzeptanz zu sichern, wurden die Mitarbeiter von Anfang an eingebunden und umfassend geschult. Interne Probeläufe verliefen so erfolgreich, dass das System schnell für die Öffentlichkeit freigegeben werden konnte. Die positiven Rückmeldungen zeigen: Der analoge Prozess wurde passgenau in die digitale Umgebung übertragen.
Ein Vorbild für andere Kommunen
Die Initiative steht im Einklang mit bundesweiten Modernisierungsbemühungen wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG). Sie dient als Vorbild und beweist: Digitalisierung muss nicht zu Anonymität führen. Digitale Kanäle können den Dialog zwischen Bürgern und Verwaltung sogar intensivieren, indem sie den Kontakt vereinfachen und beschleunigen.
Die genutzte Plattform, eine Kooperation von Komm.One und SyncPilot, ist modular aufgebaut. Das erleichtert zukünftige Erweiterungen. Angesichts des großen Erfolgs und der hohen Zufriedenheit ist eine Ausweitung des digitalen Dienstleistungsangebots in Schwäbisch Gmünd der logische nächste Schritt. Die Stadt festigt so ihre Position als Vorreiterin einer modernen und bürgernahen Verwaltung.
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