Reisekosten 2026: Auslandspauschalen steigen, Inlandssätze bleiben stabil

Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland sind unverändert, während für Auslandsaufenthalte neue, länderspezifische Sätze gelten. Die korrekte Abrechnung ist entscheidend.

Für Geschäftsreisende in Deutschland gibt es 2026 eine Mischung aus Stabilität und Anpassung. Während die Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen unverändert bleiben, wurden die Auslandssätze zum Jahresbeginn erhöht. Das Bundesfinanzministerium passt die Beträge für über 190 Länder regelmäßig an die Lebenshaltungskosten an.

Inland: Pauschalen seit 2021 unverändert

Die Regeln für Dienstreisen innerhalb Deutschlands bieten Planungssicherheit. Seit 2021 gilt: Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden können Arbeitnehmer pauschal 14 Euro für Verpflegung geltend machen. Bei einer vollen 24-Stunden-Reise sind es 28 Euro pro Tag. Diese Beträge können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Aufwendige Einzelnachweise für jedes Essen entfallen.

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Ausland: Neue, länderspezifische Sätze in Kraft

Anders sieht es bei Auslandsreisen aus. Seit dem 1. Januar 2026 gelten aktualisierte Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium im Dezember 2025 bekannt gab. Die Höhe variiert je nach Destination stark – von vergleichsweise niedrigen Sätzen in einigen Nachbarländern bis zu deutlich höheren Beträgen für Metropolen wie New York oder Tokio. Welcher Satz genau gilt, hängt von komplizierten Regeln ab: Bei mehrtägigen Reisen durch mehrere Länder ist für jeden Tag der Aufenthaltsort vor Mitternacht maßgeblich.

Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale

Ein häufiger Stolperstein sind vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeiten. Wird etwa das Hotel-Frühstück übernommen, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Die Berechnung basiert stets auf der vollen inländischen Tagespauschale von 28 Euro. Ein gestelltes Frühstück reduziert den Anspruch um 20 Prozent (5,60 Euro), ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 Prozent (11,20 Euro). Ein einfacher Snack unterwegs führt dagegen zu keiner Kürzung.

Kilometerpauschale und Übernachtungskosten

Neben Verpflegung sind weitere Kosten relevant. Die Kilometerpauschale für die Nutzung des privaten Pkw auf Dienstreisen bleibt bei 0,30 Euro. Achtung: Sie ist nicht zu verwechseln mit der erhöhten Pendlerpauschale (0,38 Euro). Übernachtungskosten im Inland können steuerfrei erstattet werden, wenn sie belegt sind. Eine Pauschale von 20 Euro pro Nacht existiert, kann aber nicht als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn der Arbeitgeber sie nicht zahlt. Für Auslandsübernachtungen gelten ebenfalls neue, länderspezifische Pauschalen.

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Digitale Tools werden immer wichtiger

Angesichts der komplexen Regelungen – besonders bei internationalen Reisen – setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen. Spezielle Reisekosten-Software hilft, die korrekten Pauschalen automatisch anzuwenden, Kürzungen zu berechnen und Belege digital zu verwalten. Das spart Zeit und minimiert Fehler bei der Abrechnung. Vor dem Hintergrund anhaltender Preissteigerungen ist es nur eine Frage der Zeit, bis auch die Inlandspauschalen wieder angehoben werden. Bis dahin ist die korrekte Anwendung der aktuellen Vorgaben essenziell, um Steuervorteile zu nutzen und Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.