Payroll 2026: Höhere Sozialabgaben und neue EU-Datenrechte
07.01.2026 - 04:43:12
Deutsche Gehaltsabteilungen starten mit historisch hohen Sozialversicherungsgrenzen und strengeren EU-Datenregeln ins neue Jahr. Während die Inlandspauschalen stabil bleiben, steigen die Kosten für Arbeitgeber und Besserverdiener spürbar.
Sozialabgaben erreichen Rekordniveau
Die spürbarste Veränderung zum Jahreswechsel sind die deutlich erhöhten Beitragsbemessungsgrenzen. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Renten- und Arbeitslosenversicherung eine monatliche Grenze von 8.450 Euro – ein Plus von 400 Euro gegenüber 2025. Jahresbezogen überschreitet die allgemeine Rentenversicherungsgrenze damit erstmals die 101.400-Euro-Marke.
Auch bei Kranken- und Pflegeversicherung zieht die Grenze an: Sie liegt nun bei 5.812,50 Euro monatlich (69.750 Euro jährlich). Für Gutverdiener bedeutet das weniger Netto vom Brutto. Parallel steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro die Stunde. Die Mini-Job-Grenze klettert automatisch auf 603 Euro monatlich. Wer diese dynamischen Schwellenwerte nicht aktualisiert, riskiert Compliance-Probleme.
Stabile Pauschalen trotz Inflation
Das Bundesfinanzministerium hält an den bewährten Inlandspauschalen fest. Für 2026 gelten weiterhin:
* 28 Euro bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden
* 14 Euro bei An- und Abreisetagen oder mehr als 8 Stunden Abwesenheit
Diese Stabilität erleichtert die Reisekostenabrechnung, doch Kritiker monieren: Die Pauschalen spiegeln die gestiegenen Gastronomiepreise nicht wider. Anders bei den Auslandspauschalen: Hier gab es zahlreiche Anpassungen, die sofort in die Reisesoftware einfließen müssen.
Die Sachbezugswerte wurden dagegen der Inflation angepasst. Kostenlose Unterkunft ist nun mit 285 Euro monatlich anzusetzen, Vollverpflegung mit etwa 345 Euro. Für Gehaltsabrechnungen bedeutet das Updates in den Systemen.
EU-Datenrecht beendet Vendor-Lock-in
Jenseits der Zahlen markiert 2026 eine Zeitenwende im HR-Datenmanagement. Der voll anwendbare EU Data Act verändert die Spielregeln für Payroll-Software. Unternehmen erhalten nun gesetzliche Rechte, ihre Cloud-Daten zu nutzen und zu übertragen. Das senkt die Hürden für einen Anbieterwechsel erheblich.
„Vendor-Lock-in“ durch proprietäre Datenformate ist jetzt rechtlich angreifbar. Experten raten: Prüfen Sie noch dieses Quartal Ihre SaaS-Verträge auf die neuen Interoperabilitätsklauseln. Nur so ist ein reibungsloser Umzug von Stammdaten und Gehaltshistorien möglich.
Gleichzeitig rückt die Vorbereitung auf den EU AI Act in den Fokus. HR-Systeme gelten als „hochriskant“ unter der ab August 2026 voll durchsetzbaren Verordnung. Unternehmen sollten KI-Tools für Gehaltsanalysen oder Schichtplanung jetzt auditieren. Dokumentierte menschliche Kontrollprozesse werden zur Pflicht.
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Komplexe Folgen für die Praxis
Diese Faktoren erzeugen ein perfektes Sturmfeld für die Gehaltsabrechnung. Die bundeseinheitliche Rentenversicherungsgrenze vereinfacht zwar Kalkulationen, bedeutet für Ost-Arbeitgeber aber spürbare Mehrkosten.
Die Mini-Job-Grenze von 603 Euro ist zweischneidig: Sie bietet Flexibilität, verschiebt aber auch die Midijob-Zone nach oben. Die Berechnung reduzierter Beiträge für Einkommen zwischen 603,01 und 2.000 Euro wird komplizierter.
Die stabilen Inlandspauschalen bewerten Steuerexperten als „leise“ Steuererhöhung: Da sie nicht inflationsbereinigt werden, sinkt ihr realer Wert. Mitarbeiter, die mehr ausgeben, tragen die Differenz selbst.
Was 2026 noch bringt
Der Fokus wird sich von finanziellen Parametern hin zu technischer Compliance verschieben. Die Einführung von XBRL für Meldepflichten und die vollständige Integration der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bleiben Herausforderungen.
Bis Mitte des Jahres werden erste Audits unter dem Data Act Klarheit über Datenportabilitätsrechte schaffen. Das könnte eine Welle von Software-Wechseln im HR-Tech-Sektor auslösen. Vom Bundesarbeitsministerium wird zudem weitere Orientierung zur Anwendung des KI-Gesetzes in Personalprozessen erwartet.
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