Outlook: Microsoft zwingt Nutzer in die Cloud-Ära
22.02.2026 - 10:00:11 | boerse-global.de
Microsoft treibt die Modernisierung seiner Outlook-Plattform mit Nachdruck voran. Eine Update-Welle Ende Februar 2026 verändert grundlegend, wie Profis Anhänge verwalten, E-Mails suchen und Nachrichten verfassen. Die Änderungen zielen darauf ab, Nutzer vollständig in die Microsoft 365-Cloud-Umgebung zu integrieren – notfalls auch gegen alte Gewohnheiten.
Gezielte Suche: Endlich Ordnung im Postfach-Chaos
Die Suche nach bestimmten Dokumenten in übervollen Postfächern war für Power-User lange eine Qual. Das ändert sich mit dem Update vom 20. Februar 2026. Die neue gezielte Suchfunktion erlaubt es, Abfragen auf bestimmte Ordner oder Unterordner zu beschränken. Tenant-weite Suchergebnisse, die oft irrelevant sind, gehören damit der Vergangenheit an.
Diese Verfeinerung baut auf Updates vom Januar auf und ist eine direkte Antwort auf Fragmentierungsprobleme, die die neue Cloud-Architektur mit sich brachte. Für IT-Administratoren sind diese präzisen Suchparameter ein entscheidendes Werkzeug, um die Produktivität zu steigern. Ein weiteres kleines, aber feines Detail: Kalendereinträge können nun direkt in der Wochenansicht bearbeitet werden.
Abschied von Altlasten: Context IQ und OneView fallen weg
Neue Funktionen kommen, alte müssen gehen. Am 19. Februar kündigte Microsoft an, das Context IQ-Feature sowohl im Web-Outlook als auch in der Windows-App stillzulegen. Das Tool, das per Schrägstrich während des Verfassens Dateivorschläge einblendete, wird ab dem 16. März 2026 schrittweise abgeschaltet. Der Grund? Vereinfachung des Interfaces und Vermeidung von Doppelungen.
Gleichzeitig trifft es OneView. Diese Funktion, die das Einbinden privater E-Mail-Konten (wie Gmail) in den geschäftlichen Web-Client erlaubte, wird ab März ausgemustert. Bis Ende Juni 2026 soll der Prozess abgeschlossen sein. Analysten sehen darin einen klaren Schritt zur strikten Trennung von privaten und geschäftlichen Daten – ein Plus für Compliance und Sicherheit im Microsoft-Ökosystem.
Der Cloud-Zwang: Anhänge werden automatisch zu Links
Die bedeutendste und umstrittenste Änderung betrifft das Teilen von Dateien. Das neue Outlook wandelt Anhänge standardmäßig in OneDrive-Cloud-Links um. Für eine klassische Dateianlage als Kopie muss man nun manuell eine Option wählen.
Diese Architektur-Entscheidung fördert die Cloud-Zusammenarbeit, stellt aber gewohnte Arbeitsabläufe auf den Kopf. Besonders beim Versand an externe Partner kann es zu Hürden kommen, wenn diese keinen Zugriff auf interne SharePoint- oder OneDrive-Umgebungen haben. Für die IT-Sicherheit hat der Wechsel ebenfalls Konsequenzen: Microsoft Defender for Office 365 prüft Cloud-Links anders als traditionelle Anhänge. Unternehmen müssen ihre Sicherheitsrichtlinien entsprechend anpassen.
Wegen der neuen Outlook-Änderungen sind viele Einstellungen, Freigaben und Sicherheitsregeln plötzlich relevant. Wer Outlook richtig einrichten und typische Stolperfallen beim Teilen und bei Kontoeinstellungen vermeiden möchte, findet im kostenlosen Outlook-Spezialkurs eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung plus E‑Mail-Ratgeber – ideal für IT-Admins und Power-User. Jetzt kostenlosen Outlook-Guide herunterladen
Was kommt als Nächstes? KI übernimmt die Steuerung
Die Zukunft von Suche und Anhang-Management gehört der Künstlichen Intelligenz. Laut Roadmap plant Microsoft, Microsoft Copilot ab März 2026 um neue Fähigkeiten zu erweitern. Die KI soll dann in der Lage sein, per E-Mail erhaltene oder gesendete Dateianhänge aufzulisten und zu analysieren.
Diese semantische Suche könnte der ultimative Ersatz für wegfallende Tools wie Context IQ werden. Für IT-Administratoren heißt das: Schulungsunterlagen aktualisieren. Die Zeit des Übergangs ist knapp. Ab April 2026 beginnt für Unternehmen eine Phase, in der sie sich nicht mehr gegen das neue Outlook entscheiden können. Die Botschaft ist klar: Cloud-Links und KI-gesteuerte Suche werden zum Standard – ob alle Nutzer bereit sind oder nicht.
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