Neue Informationspflicht für deutsche Firmen bei Auslands-Rekrutierung

Ab sofort müssen deutsche Unternehmen ausländische Fachkräfte über unabhängige Beratungsstellen informieren. Die neue Regelung soll faire Arbeitsbedingungen und Integration fördern.

Seit heute, dem 1. Januar 2026, greift eine wichtige Neuregelung im Fachkräfteeinwanderungsgesetz. Mit der Einführung von § 45c Aufenthaltsgesetz erhalten ausländische Arbeitnehmer mehr Rechte – und deutsche Personalabteilungen eine zusätzliche Pflicht. Wer Fachkräfte aus Nicht-EU-Staaten anwirbt, muss diese nun verbindlich auf kostenlose Beratungsangebote hinweisen.

Die neue Vorschrift ist eindeutig: Jedes deutsche Unternehmen, das einen Arbeitsvertrag mit einem Drittstaatsangehörigen schließt, muss diesen schriftlich informieren. Die Information muss spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen und die Kontaktdaten der zuständigen Beratungsstelle enthalten.

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„Die Pflicht gilt unabhängig vom Gehalt oder Visumstyp“, erklärt ein Rechtsexperte. Nur in Ausnahmefällen – etwa bei bestimmten grenzüberschreitenden Arbeitnehmerüberlassungen – entfällt die Informationspflicht. Als „Textform“ reicht eine E-Mail oder ein entsprechender Passus im Arbeitsvertrag. Doch die Frist ist streng: Wer sie verpasst, verstößt gegen das Aufenthaltsgesetz.

„Faire Integration“ als zentrale Anlaufstelle

Doch welche Beratungsstelle ist die richtige? Das Gesetz benennt hier die „Faire Integration“-Zentren als kompetente Ansprechpartner. Diese vom Bundesarbeitsministerium geförderten Stellen sind Teil des Programms „Integration durch Qualität (IQ)“.

Unternehmen müssen ihren neuen Mitarbeitern das für den Arbeitsort zuständige Zentrum nennen. Eine vollständige Liste aller Standorte steht online zur Verfügung. Branchenverbände wie der AGV Bayern raten bereits, standardisierte Hinweise in Onboarding-Dokumente aufzunehmen.

Das Beratungsangebot umfasst Fragen zum deutschen Arbeits- und Sozialrecht – vom Kündigungsschutz über Arbeitszeiten bis zu Sozialversicherungsbeiträgen. Für die Arbeitnehmer ist die Beratung kostenfrei.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht trifft die klassische Fachkräfteeinwanderung: Die Software-Entwicklerin aus Indien, der Krankenpfleger von den Philippinen oder der Mechaniker aus Brasilien. Entscheidend ist, dass die Person zum Zeitpunkt der Einstellung ihren Wohnsitz außerhalb Deutschlands hat.

Interessant: Die Regelung gilt auch dann, wenn aufgrund von Sozialversicherungsabkommen keine deutschen Beiträge anfallen. Selbst bei kurzfristigen Entsendungen müssen Arbeitgeber informieren. Für Drittstaatsangehörige, die bereits in Deutschland leben und den Arbeitgeber wechseln, greift die Pflicht dagegen normalerweise nicht.

Warum diese Regelung jetzt kommt

§ 45c markiert den letzten Baustein der Reform des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes. Während frühere Änderungen vor allem die Einreise erleichterten – etwa durch die Chancenkarte oder niedrigere Gehaltsgrenzen für die Blaue Karte – geht es nun um Integration und Schutz.

„Die praktische Umsetzung ist mit wenig Aufwand verbunden“, analysiert ein Branchenkenner. „Doch die symbolische Bedeutung ist groß.“ Der Staat macht Arbeitgeber zu Brückenbauern zwischen ausländischen Fachkräften und Unterstützungsstrukturen.

Hintergrund ist die Erkenntnis, dass erfolgreiche Einwanderung nicht mit dem Visum endet. Studien zeigen: Frühe Rechtsberatung kann Konflikte im Arbeitsverhältnis vermeiden und Ausbeutung verhindern. Das verbessert die Bindung der Fachkräfte – eine entscheidende Frage angesichts des demografisch bedingten Fachkräftemangels.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Für Personalabteilungen heißt es: Vorlagen aktualisieren. Die Regelung gilt ab sofort ohne Übergangsfrist. Auch Verträge, die 2025 für einen Start im neuen Jahr geschlossen wurden, müssen möglicherweise nachgerüstet werden.

Die rechtlichen Konsequenzen bei Nichtbeachtung sind zunächst ein Verstoß gegen gesetzliche Pflichten. Langfristig drohen jedoch Haftungsrisiken und Imageschäden, wenn Unternehmen systematisch auf Informationen verzichten.

Die „Faire Integration“-Zentren rechnen mit deutlich mehr Anfragen. Für Arbeitgeber bietet die Pflicht aber auch eine Chance: Wer sie ernst nimmt, signalisiert internationalen Fachkräften Transparenz und Fairness – und stärkt so seine Attraktivität als Arbeitgeber.

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