Microsoft Teams führt aktive Einwilligung für 1:1-Aufzeichnungen ein
05.02.2026 - 22:57:12
Microsoft schließt eine wichtige Datenschutzlücke: Ab sofort können Administratoren in Teams erzwingen, dass für die Aufzeichnung von Einzelgesprächen eine aktive Zustimmung erforderlich ist. Die neue Funktion soll Unternehmen helfen, strenge Vorgaben wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten und rechtliche Risiken zu minimieren.
Bisher war eine vergleichbare Kontrolle nur für Gruppenbesprechungen verfügbar. Seit Januar 2026 wird sie schrittweise weltweit auch für persönliche Voice-over-IP (VoIP)-Anrufe zwischen Teams-Nutzern eingeführt. Statt sich auf passive Benachrichtigungen zu verlassen, muss jeder Teilnehmer nun explizit zustimmen, bevor seine Audio-, Video- oder Bildschirminhalte aufgezeichnet werden. Dies schafft einen nachweisbaren Prüfpfad der Einwilligung.
So funktioniert der neue Zustimmungsprozess
Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss von einem IT-Administrator in der Teams Calling Policy aktiviert werden. Wird sie für einen Nutzer erzwungen, ändert sich der Ablauf einer Aufzeichnung grundlegend.
Möchte ein Gesprächspartner ein 1:1-Gespräch aufzeichnen oder transkribieren lassen, wird der andere Teilnehmer automatisch stummgeschaltet. Kamera und Bildschirmfreigabe werden deaktiviert. Ein klar formuliertes Pop-up-Fenster fragt nach der Zustimmung zur Aufzeichnung. Erst nach einem Klick auf „Ja“ werden Mikrofon und Kamera des Teilnehmers für die Aufnahme freigeschaltet. Derjenige, der die Aufzeichnung startet, gilt automatisch als einverstanden.
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Eine Ablehnung hat konkrete Konsequenzen: Der Teilnehmer verbleibt im „Nur-Ansicht“-Modus. Er kann dem Gespräch zwar zuhören, aber nicht mehr aktiv durch Sprache, Video oder geteilte Inhalte teilnehmen. Auch selbst eine Aufzeichnung starten, ist in diesem Modus nicht möglich. Jede Zustimmungs- oder Ablehnungsentscheidung wird protokolliert und ist für Administratoren in den Microsoft Purview Compliance-Protokollen einsehbar.
Treiber für Finanzbranche, Gesundheitswesen und Rechtsdienstleister
Die Neuerung ist besonders für stark regulierte Branchen von großer Bedeutung. In Bereichen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Recht sind Aufzeichnungen oft gesetzlich vorgeschrieben – gleichzeitig gelten hohe Anforderungen an die Einwilligung.
Regulierungen wie die DSGVO verlangen für die Verarbeitung personenbezogener Daten, wozu auch Sprach- und Videoaufnahmen zählen, eine eindeutige, aktive Einwilligung. Bislang mussten sich Unternehmen oft auf Drittlösungen oder mündliche Hinweise zu Gesprächsbeginn verlassen. Die native Teams-Funktion integriert diese Compliance-Anforderung nun direkt in die Plattform.
Für Finanzberater, die Calls dokumentieren müssen, oder Ärzte, die Telehealth-Sitzungen aufzeichnen, bietet dies einen erheblichen Mehrwert. Es reduziert rechtliche Risiken und demonstriert Kunden und Patienten gegenüber transparente Kommunikationspraktiken.
Ein Schritt in Richtung „Privacy-by-Design“
Die Einführung spiegelt einen breiteren Branchentrend wider: Privacy-by-Design. Da Kollaborationsplattformen wie Teams zum Herzstück der Geschäftsabläufe geworden sind, verschwimmt die Grenze zwischen informellem Austausch und offiziellem Protokoll. Die neue Funktion setzt hier eine klare Grenze und gibt Nutzern die Kontrolle über ihre persönlichen Interaktionen zurück.
Zugleich reagiert Microsoft auf eine komplexer werdende globale Rechtslage. In vielen Ländern und US-Bundesstaaten gelten „All-Party-Consent“-Gesetze, die die Zustimmung aller Gesprächsteilnehmer zur Aufzeichnung vorschreiben. Ein integriertes Tool zur Verwaltung dieses Prozesses wird für globale Plattformen damit immer mehr zur Notwendigkeit.
Ausblick: Mobile Apps und tiefere Integrationen geplant
Der weltweite Rollout der Funktion soll bis Ende Februar 2026 abgeschlossen sein. Unternehmen müssen nun ihre internen Richtlinien überprüfen, Schulungen anpassen und entscheiden, für welche Mitarbeitergruppen die aktive Einwilligungspflicht sinnvoll ist.
Beobachter erwarten, dass Microsoft die Funktionalität künftig erweitern wird. Denkbar ist die Unterstützung für die Teams Mobile- und Web-Apps, die im ersten Release noch nicht enthalten sind. Auch tiefere Integrationen in die umfassenden Compliance- und Data-Governance-Suiten von Microsoft sind wahrscheinlich. Für Millionen täglicher Nutzer markiert das Update bereits jetzt einen wichtigen Schritt zu einer sichereren und datenschutzbewussteren Collaboration-Plattform.
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