Microsoft Teams: Chat-Funktion öffnet sich für externe Nutzer

Microsoft erweitert Teams um direkte externe Kommunikation per E-Mail und führt Screenshot-Schutz für sensible Meetings ein. Die Updates ab November 2025 markieren den Wandel zur universellen Business-Plattform.

Microsoft revolutioniert die externe Kommunikation in Teams. Ab November 2025 können Nutzer erstmals Personen außerhalb ihrer Organisation direkt per E-Mail-Adresse zu Chats einladen – ohne Teams-Account-Zwang. Gleichzeitig führt der Konzern eine Screenshot-Sperre für Premium-Abonnenten ein, um sensible Meeting-Inhalte zu schützen. Die Updates markieren einen Balanceakt zwischen Öffnung und Sicherheit.

Die neuen Funktionen reagieren auf zwei zentrale Herausforderungen moderner Arbeitswelten: Wie lassen sich externe Partner, Kunden und Lieferanten schneller einbinden? Und wie schützt man gleichzeitig vertrauliche Informationen? Microsoft setzt dabei auf eine klare Strategie: Teams wird vom internen Kommunikationstool zur universellen Plattform – mit abgestuften Sicherheitsoptionen.

Externe Chats ohne Hürden: So funktioniert „Chat with Anyone”

Die neue Funktion beseitigt eine langjährige Schwachstelle. Bislang erforderte die Kommunikation mit externen Kontakten komplizierte Gast-Konfigurationen oder zwang Außenstehende zur Kontoerstellung. Ab sofort genügt eine E-Mail-Adresse: Der Empfänger erhält eine Einladung und kann als Gast beitreten – ohne eigenen Teams-Account.

Der Rollout richtet sich zunächst an kleine und mittelständische Unternehmen mit Teams Essentials, Business Basic, Business Standard oder Business Premium-Lizenzen. Seit Anfang November 2025 erhalten erste Kunden Zugriff, die breite Verfügbarkeit startet im Januar 2026. IT-Abteilungen sollten jetzt schon ihre Richtlinien überprüfen: Die Funktion ist standardmäßig aktiviert.

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Was bedeutet das konkret? Externe Nutzer landen automatisch als Gäste im Firmenverzeichnis. Ihre Interaktionen unterliegen den bestehenden Microsoft Entra B2B-Gastrichtlinien. Wer strengere Kontrollen benötigt, kann die Funktion über PowerShell-Befehle (TeamsMessagingPolicy) deaktivieren. Sicherheitsexperten warnen bereits vor möglichen Phishing-Risiken durch die Standard-Aktivierung.

Screenshot-Sperre: Teams Premium wird zur digitalen Festung

Parallel dazu rüstet Microsoft bei der Datensicherheit auf. Premium-Abonnenten können ab Ende November 2025 Screenshots und Bildschirmaufnahmen in Meetings blockieren. Die Implementierung variiert je nach System:

• Windows-Desktop: Aufnahmeversuche erzeugen schwarze Rechtecke über dem Teams-Fenster
• Android: Komplette Blockade von Screenshots und Recordings mit Benachrichtigung
• iOS, macOS, Browser: Nutzer landen automatisch im Audio-Modus – ohne Video oder geteilte Inhalte

Meeting-Organisatoren erhalten damit ein mächtiges Werkzeug für hochsensible Besprechungen. Besonders Branchen wie Finanzwesen, Rechtsberatung oder Gesundheitswesen dürften davon profitieren. Die Funktion wurde am 12. November 2025 im Microsoft 365 Roadmap aktualisiert und rollt weltweit aus.

Zwischen Öffnung und Kontrolle: Was Administratoren wissen müssen

Die Standard-Aktivierung von „Chat with Anyone” stellt IT-Abteilungen vor Entscheidungen. Einerseits ermöglicht die Funktion schnellere Projektabwicklungen mit externen Partnern. Andererseits entstehen neue Angriffsflächen: Können Mitarbeiter versehentlich sensible Daten nach außen tragen? Lassen sich Phishing-Angriffe durch die niedrigere Einstiegshürde leichter tarnen?

Microsoft empfiehlt eine Überprüfung der Gast- und Messaging-Richtlinien. Organisationen sollten klären: Welche Abteilungen dürfen externe Chats initiieren? Welche Inhaltstypen sind für Gastnutzer sichtbar? Wie werden externe Kontakte nach Projektende wieder entfernt?

Die Screenshot-Sperre bietet dagegen klare Vorteile ohne große Nachteile. Allerdings bleibt sie Premium-Abonnenten vorbehalten – ein weiteres Argument für die Lizenz-Erweiterung, die Microsoft geschickt positioniert.

Der strategische Schachzug: Teams als universelle Kommunikationszentrale

Die Updates offenbaren Microsofts ambitionierte Vision. Durch die Öffnung für Nicht-Teams-Nutzer greift der Konzern Konkurrenten wie Slack oder Zoom frontal an. Die Botschaft: Teams ist nicht länger nur für interne Kommunikation gedacht, sondern will zur zentralen Plattform für jegliche Business-Interaktion werden.

Die Premium-Sicherheitsfunktionen schaffen gleichzeitig ein gestaffeltes Modell. Standardnutzer erhalten Basisfunktionen, zahlende Kunden bekommen erweiterten Schutz. Diese Differenzierung könnte zum Branchenstandard werden – Wettbewerber werden nachziehen müssen.

Kann Microsoft damit den Spagat zwischen Benutzerfreundlichkeit und Datenschutz meistern? Die nächsten Monate werden zeigen, ob Unternehmen die neuen Freiheiten nutzen oder aus Sicherheitsbedenken zurückrudern. Für IT-Verantwortliche beginnt jetzt die Zeit der strategischen Weichenstellung: Wie viel Offenheit verträgt die Organisation – und wo müssen Grenzen gezogen werden?

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