Microsoft Dynamics 365: Lizenz-Kontrolle wird jetzt Pflicht

Microsoft schafft das Vertrauensprinzip ab und führt eine technisch durchgesetzte Lizenzkontrolle für seine Dynamics 365 Finance & Operations-Anwendungen ein. Die neue Pflicht zur Nutzerzuordnung tritt ab sofort gestaffelt für jedes Unternehmen in Kraft – justiert am individuellen Vertragsverlängerungsdatum.

Für Unternehmen, die auf Dynamics 365 Finance, Supply Chain Management oder Commerce setzen, bedeutet das: Jeder Nutzer benötigt ab sofort eine explizit im Microsoft 365 Admin Center zugewiesene Lizenz. Bislang konnten Nutzer oft Zugriffsrechte erhalten, ohne dass formal eine Lizenz hinterlegt war – eine Lücke, die Microsoft nun schließt. Die eigentlich für November 2025 geplante Maßnahme wurde nach Kundenfeedback verschoben, um mehr Vorbereitungszeit zu geben.

Statt eines globalen Stichtags setzt Microsoft auf ein rollierendes Modell. Die technische Durchsetzung der Lizenzvalidierung wird mit dem Vertragsverlängerungsdatum eines Kunden aktiv. Für alle Unternehmen, deren Vertrag am oder nach dem 15. Januar 2026 verlängert wird, gilt die neue Regelung sofort.

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Die Konsequenz bei Nichteinhaltung ist eindeutig: Nutzer ohne zugewiesene Lizenz wird der Zugang zu den Anwendungen gesperrt. Zunächst erhalten sie Warnhinweise in der App, nach einer 15-tägigen Gnadenfrist folgt die harte Sperre. Damit ersetzt Microsoft die bisherige Praxis nachträglicher Audits und Lizenznachforderungen durch eine präventive, technische Kontrolle.

Drei-Stufen-Plan zur Compliance

Microsoft hat einen klaren Zeitplan für die Vorbereitungsphase definiert, der Administratoren Schritt für Schritt zur vollständigen Compliance führen soll:

• T-90 Tage (90 Tage vor Verlängerung): Unternehmen sollten ihre Vorbereitungen beginnen. Dazu gehört eine Prüfung der aktuellen Lizenznutzung und Benutzerrollen, idealerweise mit einem Microsoft-Partner.
• T-30 Tage (30 Tage vor Verlängerung): Automatische Warnhinweise erscheinen in der App für jeden Nutzer ohne gültige Lizenzzuweisung.
• T+15 Tage (15 Tage nach Verlängerung): Die Lizenzvalidierung wird durchgesetzt. Eine letzte 15-tägige Frist zur Korrektur beginnt. Danach werden alle verbleibenden, unlizenzierten Nutzer gesperrt.

Für Kunden, deren Vertrag vor dem 15. Januar 2026 verlängert wurde, tritt die Durchsetzung erst beim nächsten Vertrags-Jubiläum in Kraft.

Strategischer Schub für zentrale Verwaltung

Hinter der Maßnahme steht eine größere Strategie: Microsoft will Sicherheit und Compliance erhöhen sowie administrative Kontrollen in seinem Ökosystem zentralisieren. Die Pflicht zur Lizenzzuweisung über das Microsoft 365 Admin Center schafft für Administratoren endlich eine einzige, verbindliche Quelle für Nutzerberechtigungen.

Zur Unterstützung hat Microsoft verbesserte Reporting-Tools im Power Platform Admin Center bereitgestellt. Diese Berichte geben detaillierte Einblicke in die Lizenznutzung verschiedener Sicherheitsrollen. So lassen sich nicht nur Compliance-Lücken identifizieren, sondern auch Optimierungspotenziale heben – etwa durch das Freigeben inaktiver Lizenzen oder den Einsatz kostengünstigerer Lizenzen für Nutzer mit eingeschränkten Bedarfen.

Analyse: Das Ende der Kulanz

Die Änderung markiert einen fundamentalen Wandel im Management von Unternehmenssoftware. Das bisherige “Honor System” schuf Unklarheiten und finanzielle Risiken, da Unternehmen nach einem Audit mit hohen Nachforderungen konfrontiert sein konnten. Jetzt wird Compliance zur Voraussetzung für die Nutzung.

Das bedeutet mehr Aufwand für IT- und Lizenzadministratoren. Proaktives und kontinuierliches Nutzermanagement ist gefordert. Die Praxis, Zugriffe “auf Vorrat” zu gewähren, gehört der Vergangenheit an. Stattdessen ist ein präziser Ansatz nach dem Prinzip der geringsten Rechte nötig, um Kosten zu kontrollieren und Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Experten sehen in dieser Durchsetzung bei Dynamics 365 einen möglichen Blaupausen-Charakter für andere Microsoft-Cloud-Dienste.

Handlungsempfehlung: Jetzt prüfen

Die Uhr tickt ab sofort, wenn auch für jedes Unternehmen zu einem anderen Zeitpunkt. Der Rat an alle Dynamics-365-Kunden lautet: Beginnen Sie umgehend mit einem internen Audit. Überprüfen Sie alle aktiven Nutzer, gleichen Sie deren Rollen mit den tatsächlichen Bedarfen ab und nutzen Sie die neuen Reporting-Tools von Microsoft.

Wichtige Schritte sind die Bereinigung inaktiver Konten, die Vereinfachung von Sicherheitsrollen und die Sicherstellung, dass jeder aktive Nutzer korrekt lizenziert ist. Klare Kommunikation mit den Anwendern über die anstehenden Änderungen wird zudem entscheidend sein, um Verwirrung und eine Flut von Helpdesk-Anfragen zu vermeiden.

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