KI-Verordnung: Dokumentationspflichten drohen Unternehmen zu überfordern
17.01.2026 - 18:00:13
Die EU-KI-Verordnung stellt Firmen vor enorme bürokratische Hürden. Besonders die umfassenden Dokumentationspflichten könnten viele Unternehmen, vor allem im Mittelstand, an den Rand der Belastbarkeit bringen.
Seit August 2024 ist der europäische Artificial Intelligence Act (AI Act) in Kraft – der weltweit erste umfassende Rechtsrahmen für künstliche Intelligenz. Während die gestaffelten Umsetzungsfristen unaufhaltsam näher rücken, unterschätzen viele Organisationen den administrativen Aufwand. Die Pflicht zur lückenlosen technischen Dokumentation für KI-Systeme entwickelt sich zur größten praktischen Herausforderung, weit über bisherige Compliance-Standards hinaus.
Im Kern der Verordnung steht ein risikobasierter Ansatz. Während Anwendungen mit minimalem Risiko kaum Auflagen haben, müssen Anbieter von Hochrisiko-KI-Systemen enorme Anforderungen erfüllen. Diese finden sich in Bereichen wie kritischer Infrastruktur, Personalwesen oder Gesundheitsversorgung.
Seit August 2024 ist der AI Act in Kraft — viele Unternehmen unterschätzen die neuen Dokumentationspflichten und riskieren hohe Sanktionen. Der kostenlose Umsetzungsleitfaden erklärt praxisnah, welche Nachweise die Verordnung fordert, wie Sie KI-Systeme risikobasiert klassifizieren und eine prüfungsfeste technische Dokumentation (Artikel 11) aufbauen. Mit konkreten Checklisten für Entwickler, Compliance- und Rechtsabteilungen im Mittelstand. Kostenlosen KI‑Umsetzungsleitfaden herunterladen
Die technische Dokumentation gemäß Artikel 11 geht weit über eine oberflächliche Beschreibung hinaus. Sie muss detailliert die Systemlogik, verwendete Algorithmen, Entwurfsentscheidungen und Trainingsdaten nachvollziehbar darlegen. Unternehmen müssen Leistungsgrenzen definieren, Genauigkeit angeben und Risiken für Gesundheit, Sicherheit und Grundrechte bewerten. Zusätzlich ist ein durchgängiges Risikomanagementsystem über den gesamten Lebenszyklus erforderlich.
Mittelstand in der Zwickmühle: Innovation versus Regulierung
Die Sanktionen bei Verstößen sind massiv. Bei Nichteinhaltung der Vorgaben für Hochrisiko-Systeme drohen Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Verstöße gegen Verbote bestimmter KI-Praktiken können sogar bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des Umsatzes kosten.
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird dies zur Existenzfrage. Oft fehlen personelle und finanzielle Ressourcen, um die komplexen Vorgaben zu bewältigen. Zwar plant die EU vereinfachte Formulare für den Mittelstand, doch der grundlegende Aufwand bleibt. Viele KMU scheitern laut einer Studie von Stifterverband und McKinsey nicht an der Technologie, sondern an der praktischen Umsetzung der Compliance.
Compliance als Chefsache: Mehr als nur IT
Experten warnen: Die Vorbereitung auf den AI Act ist kein reines IT-Projekt, sondern strategische Chefsache. Geschäftsführung, Rechtsabteilung und Entwicklung müssen gemeinsam handeln.
Der erste Schritt ist eine vollständige Bestandsaufnahme aller KI-Systeme und deren Klassifizierung nach Risikoklassen. Darauf folgt ein konkreter Fahrplan zur Erfüllung der Pflichten. Dazu gehören ein Qualitätsmanagementsystem und die Schulung von Mitarbeitern für die menschliche Aufsicht (Human Oversight). Die Dokumentation ist dabei nicht nur Pflicht, sondern kann Vertrauen bei Kunden aufbauen und Haftungsrisiken minimieren.
Die Uhr tickt: Fristen laufen ab
Die Übergangsfristen laufen bereits. Verbote für Systeme mit inakzeptablem Risiko gelten seit Anfang 2025. Die meisten Vorschriften müssen bis 1. August 2026 umgesetzt sein. Für Anbieter von KI-Modellen für allgemeine Zwecke (GPAI) gelten einige Pflichten sogar schon ab August 2025.
Unternehmen, die KI entwickeln, vertreiben oder nutzen, müssen jetzt handeln. Die proaktive Auseinandersetzung mit Dokumentationspflichten ist unerlässlich, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und KI-Potenziale verantwortungsvoll zu nutzen. Die umfassende Dokumentation wird zum Fundament für vertrauenswürdige KI – und entscheidet über Markterfolg in Europa.
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