GoBD-Update 2025: Digitale Rechnungen und Reisekosten im Fokus

Das Finanzministerium verschärft die Regeln für digitale Archive und mobile Erfassung. Unternehmen müssen jetzt strukturierte Daten archivieren und ihre Verfahren dokumentieren, um Prüfungsrisiken zu vermeiden.

Die digitale Buchführung wird 2026 zur Pflicht. Mit dem GoBD-Update vom Juli 2025 verschärft das Finanzministerium die Regeln für digitale Archive, besonders bei Reisekosten und dem ersetzenden Scannen. Unternehmen müssen jetzt handeln, um teure Prüfungsrisiken zu vermeiden.

Strukturierte Daten sind jetzt der gesetzliche Maßstab

Die wichtigste Neuerung des Jahres ist die zweite Änderung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie wurde nötig durch die seit Januar 2025 verpflichtende B2B-E-Rechnung.

Die Hierarchie digitaler Dokumente wurde damit neu geregelt. Bei elektronischen Rechnungen ist nun der strukturierte Datensatz – etwa im XML-Format – das rechtlich bindende Original. Die PDF-Datei als reine Bilddatei muss nicht mehr archiviert werden. Es sei denn, sie enthält steuerrelevante Zusatzinformationen wie handschriftliche Notizen oder Genehmigungsstempel, die im Datensatz fehlen.

Viele Unternehmen übersehen, dass strukturierte E‑Rechnungen (XML/ZUGFeRD/XRechnung) das rechtlich bindende Original sind — und dass fehlende Z2‑Exporte oder unvollständige Verfahrensdokumentationen bei Betriebsprüfungen teuer werden können. Unser kostenloses E‑Book erklärt Schritt für Schritt, wie Sie E‑Rechnungen gesetzeskonform erstellen, richtig archivieren und maschinenlesbare Z2‑Exporte bereitstellen. Enthalten sind konkrete Handlungsempfehlungen für Jahresabschlüsse 2025, Praxis-Checklisten für Reisekostenbelege und Musterprozesse zur Verfahrensdokumentation. E‑Rechnung jetzt rechtssicher einführen

Für das Reisekostenmanagement entsteht dadurch ein zweiklassiges System:
* Digital geborene Belege: Hotelrechnungen oder Bahntickets im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format müssen im strukturierten Original archiviert werden. Ein einfacher PDF-Ausdruck reicht nicht mehr aus.
* Papierbelege: Für Taxiquittungen oder Restaurantbons auf Papier bleibt das ersetzende Scannen der Standard. Der Update präzisiert jedoch, dass der Digitalisierungsprozess durch eine robuste Verfahrensdokumentation abgesichert sein muss.

„Die bloße Existenz eines Scans reicht nicht mehr aus“, betonen Compliance-Experten. „Die Verbindung zwischen Bild und extrahiertem Datensatz muss lückenlos und maschinenlesbar sein.“

Mobile Erfassung: Klare Regeln für das Scannen per App

Eine der wichtigsten Klarstellungen betrifft das Scannen von Quittungen mit dem Smartphone. Das Finanzministerium bestätigt: Mobile Erfassung ist unter der GoBD zulässig – aber nur unter strengen Auflagen.

1. Inhaltliche Übereinstimmung: Die digitale Kopie muss dem Original inhaltlich entsprechen. Die optische Identität ist zweitrangig, der Scan muss aber vollständig lesbar sein.
2. Lückenlose Dokumentation: Unternehmen müssen eine aktuelle Verfahrensdokumentation vorhalten. Sie beschreibt die eingesetzte Hardware (Smartphones), die Software und das interne Kontrollsystem, das Manipulationen verhindert.
3. Maschinenlesbarer Export (Z2): Die Finanzverwaltung hat ihr Recht auf mittelbaren Datenzugriff erweitert. Prüfer können verlangen, dass gescannte Daten in einem maschinenlesbaren Format exportiert werden. Wird per Texterkennung (OCR) ein Datensatz aus einer Quittung extrahiert, muss dieser extrahiert archiviert und für die digitale Analyse bereitgehalten werden.

Das stellt alte Systeme vor Probleme, die nur das Bild speichern. Ab dem Jahresabschluss 2025 müssen Systeme in der Lage sein, die strukturierten Daten aus dem Scan zu exportieren – nicht nur die Bilddatei.

Neue Reisekostenpauschalen für 2026

Neben den Archivierungsregeln hat das BMF Anfang Dezember 2025 auch die Reisekostenpauschalen für 2026 veröffentlicht. Diese Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen sind für die kommende Reiseplanung entscheidend.

Die inländischen Pauschalen bleiben weitgehend stabil. Für Auslandsreisen gab es jedoch Anpassungen an die globale Inflation.
* Inland: Die Pauschale für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bleibt bei 14 Euro, der Tagessatz (24 Stunden) bei 28 Euro.
* Ausland: Deutliche Erhöhungen gibt es für Hochkostenstandorte wie Teile der USA und Asiens. Die Tagessätze für Geschäftsreisen nach Tokio oder New York wurden angehoben.

Unternehmen sollten ihre Reisekosten-Software noch vor den ersten Dienstreisen im Januar 2026 aktualisieren.

So bereiten Sie sich auf die Prüfungssaison 2026 vor

Die Übergangsfrist für die neuen E-Rechnungs- und GoBD-Regeln endet mit dem Jahr 2025. Die durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV eingeführte Verkürzung der Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre für Buchungsbelege entlastet die Archive. Für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen gilt jedoch weiterhin die 10-Jahres-Frist.

Das ist jetzt für Finanzverantwortliche zu tun:
* Archive prüfen: Sicherstellen, dass für alle B2B-Reisekostenrechnungen aus 2025 die XML-/Strukturdaten archiviert sind, nicht nur das PDF.
* Dokumentation aktualisieren: Die Verfahrensdokumentation muss explizit auf die GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 verweisen.
* Software-Check durchführen: Klären, ob das Reisekostensystem den maschinenlesbaren „Z2“-Export für E-Rechnungen und OCR-gescannte Belege unterstützt.

Die Ära des Schuhkartons voller Quittungen ist damit rechtlich beendet. Die Zukunft der Buchführung ist strukturiert, gescannt und streng dokumentiert.

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