GoBD und E-Rechnung: Neue Regeln für die digitale Buchführung

Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbelege sinkt auf acht Jahre, während die Anforderungen an die digitale Archivierung von E-Rechnungen steigen. Ab 2027 folgt eine umfassende Versandpflicht für Unternehmen.

Die deutsche Steuerlandschaft wird digitaler und schneller. Während die Aufbewahrungsfrist für Belege auf acht Jahre sinkt, verschärfen sich die technischen Anforderungen an die Archivierung. Unternehmen müssen jetzt auf zwei Schienen fahren: Entlastung bei der Dauer, aber mehr Pflichten bei der Form.

Weniger Jahre für Belege, mehr Sorgfalt bei der Technik

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen wie Rechnungen und Lieferscheine von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für viele Unternehmen bedeutete das zu Jahresbeginn 2025: Akten aus dem Jahr 2016 konnten entsorgt werden – sofern keine laufenden Steuerverfahren mehr davon betroffen waren.

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Doch Vorsicht: Diese Erleichterung gilt nicht für alle Dokumente. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder das Hauptbuch müssen weiterhin zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Geschäftsbriefe sogar nur sechs Jahre. Und es gibt Ausnahmen: Bei Rechnungen für Grundstücksgeschäfte mit Vorsteuerkorrektur kann die alte Zehn-Jahres-Frist weiter gelten, um die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes zu erfüllen.

E-Rechnung: Das XML ist das Original

Parallel zur kürzeren Aufbewahrungsfrist läuft die flächendeckende Einführung der E-Rechnung. Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen nach europäischem Standard empfangen können. Das hat Konsequenzen für die Archivierung.

Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt: Bei einer E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ist die maschinenlesbare XML-Datei der rechtlich verbindliche Beleg. Ein einfaches Abspeichern der PDF-Ansicht reicht für das Finanzamt nicht mehr aus. Das originale elektronische Format muss unverändert erhalten bleiben, um die Echtheit und Unversehrtheit der Daten über die gesamte Aufbewahrungsdauer zu gewährleisten.

Für Hybrid-Formate wie ZUGFeRD, die PDF und XML kombinieren, gibt es eine Erleichterung: Enthält der XML-Teil alle steuerrelevanten Daten und lässt sich daraus eine lesbare Version erzeugen, ist die separate Archivierung der PDF optional. Stehen jedoch zusätzliche Informationen nur in der PDF, müssen beide Teile gespeichert werden.

Die nächste Hürde: Die Pflicht zum Versand

Bisher galt vor allem die Empfangspflicht. Jetzt rollt die Versandpflicht an. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro im Vorjahr auch aktiv E-Rechnungen verschicken. Bis 2028 wird diese Pflicht auf fast alle nationalen B2B-Transaktionen ausgeweitet.

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Kleinere Unternehmen sind zwar zunächst von der Versandpflicht befreit. Sie müssen aber weiterhin in der Lage sein, E-Rechnungen von größeren Lieferanten zu empfangen und korrekt zu archivieren. Eine zentrale Herausforderung bleibt die Verfahrensdokumentation nach GoBD. Steuerprüfer legen zu Beginn einer Außenprüfung großen Wert darauf, zu verstehen, wie die IT-Systeme des Unternehmens die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen sicherstellen.

Neue Risiken bei falschen Rechnungen

Seit Dezember 2024 gibt es eine verschärfte Regelung zur ungerechtfertigten Steuerausweisung. Zeigt eine Person, die kein Unternehmer ist, fälschlicherweise Umsatzsteuer auf einem Dokument aus und der Empfänger widerspricht nicht umgehend, kann dies eine ungerechtfertigte Steuerschuld auslösen.

Diese Regelung stellt sowohl den Aussteller als auch den Empfänger in die Pflicht. In Zeiten automatisierter Rechnungssysteme warnen Steuerberater davor: Fehlen robuste Prüfmechanismen, riskieren Unternehmen den Verlust ihres Vorsteuerabzugs, wenn sie nicht konforme Dokumente akzeptieren oder versenden.

Ausblick: Der Weg zur digitalen Echtzeit-Übermittlung

Die aktuellen Änderungen sind nur ein Schritt auf dem Weg zu einem umfassenden digitalen Meldesystem. EU-Initiativen wie „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielen auf eine europaweit harmonisierte Echtzeit-Transaktionsberichterstattung ab.

In Deutschland denkt das Finanzministerium bereits über ein nationales Portal für die elektronische Übermittlung steuerlicher Meldungen nach. Für Unternehmen geht es 2026 zunächst darum, ihre Archivsysteme fit für die wachsende Flut strukturierter Daten zu machen – und das im neuen Acht-Jahre-Takt. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der engen Verzahnung von Dokumentenmanagement und Buchhaltungssoftware. Jeder digitale Beleg muss nicht nur gespeichert, sondern auch „prüffest“ sein: auffindbar, exportierbar und vor stillschweigenden Änderungen geschützt.