EMCS Phase 4.2: Letzte Frist für Lagerinhaber
01.02.2026 - 10:32:11
Ab dem 12. Februar 2026 gilt die neue Version des EU-Zollsystems. Für Lagerinhaber von verbrauchsteuerpflichtigen Waren wird die digitale Abwicklung noch strenger. Wer seine Software nicht rechtzeitig aktualisiert, riskiert Lieferstopps.
Die Einführung von EMCS Phase 4.2 markiert eine kritische Schwelle. Es ist keine Revolution, sondern eine „Korrekturphase“. Ihr Ziel ist die vollständige Harmonisierung des Excise Movement and Control System (EMCS) mit dem Automated Export System (AES). Die EU-Kommission will damit Dateninkonsistenzen beseitigen, die den Schnittstellenverkehr zwischen Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren bislang belasteten.
Strengere Validierung, weniger Toleranz
Die technischen Spezifikationen (DDNEA v3.23) setzen auf striktere Regeln. Nach dem 12. Februar werden Nachrichten im alten Format von Phase 4.1 nicht mehr akzeptiert. Für Lagerinhaber bedeutet das: Jede Software, die elektronische Verwaltungsdokumente (e-ADs) erzeugt, muss aktualisiert sein.
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Die Änderungen mögen für Anwender subtil wirken. Im Hintergrund wird die Validierungslogik jedoch deutlich rigider. Systeme, die nicht konform sind, werden Nachrichten sofort zurückweisen. Die Zeit für flexible Datenpflege ist vorbei. Compliance ist jetzt binär: Entweder die Daten sind perfekt, oder die Warenbewegung wird am Lagertor gestoppt.
Neue Meldungen für Lagerinhaber
Zwei konkrete Änderungen betreffen die tägliche Praxis von Lagerinhabern direkt.
EM881: Mehr Rechtssicherheit bei manuellen Abschlüssen
Bisher nutzten Behörden die Meldung EM905, um „hängende“ Warenbewegungen manuell abzuschließen. Phase 4.2 führt die neue EM881-Meldung ein. Sie folgt dem internationalen IE881-Standard und bietet Lagerinhabern mehr Rechtssicherheit. Erhält ein Lagerinhaber diese Meldung von der zuständigen Behörde im Bestimmungsmitgliedstaat, ist die Transaktion rechtskräftig abgeschlossen und die gestellte Kaution wird freigegeben.
EM829: Vereinfachte Exportbestätigung
Für Exporteure ändert sich die Struktur der EM829-Meldung, die die Annahme der Exportanmeldung bestätigt. Die Angabe zum Empfänger (Consignee) entfällt. Hintergrund ist eine Redundanz: Die internationale Exportmeldung kann mehrere e-ADs mit unterschiedlichen Empfängern abdecken. Lagerinhaber müssen prüfen, ob ihre ERP-Systeme nicht auf dieses nun fehlende Datenfeld angewiesen sind, um interne Workflows auszulösen.
Fokus auf Datenintegrität und Transparenz
Phase 4.2 verschärft die Regeln für vorläufige Zulassungen. Die gesamte Gültigkeitsdauer eines e-ADs muss nun lückenlos innerhalb der Gültigkeit der temporären Erlaubnis liegen. Bewegungen, die kurz vor Ablauf einer Genehmigung starten und deren Transportdauer diese überschreiten könnte, werden wahrscheinlich abgelehnt.
Zudem wird Transparenz bei Verzögerungen Pflicht. Wird eine Meldung verspätet übermittelt, weil das System nicht verfügbar war, muss der Indikator „Nachgereichte Übermittlung“ explizit gesetzt werden. So können Behörden zwischen technischen Ausfällen und schlicht verspäteter Meldung unterscheiden.
Die große Vision: EMCS und AES im Einklang
Der Treiber hinter den Änderungen ist die nahtlose Kommunikation zwischen den Systemen. Seit der Integration in Phase 4.1 führten Datenabweichungen oft dazu, dass Exporte im Verbrauchsteuersystem „offen“ blieben – obwohl die Ware die EU längst verlassen hatte.
Durch die Harmonisierung soll die Zahl dieser „Fehlabstimmungen“ sinken. Das entlastet Lagerinhaber vom administrativen Aufwand, den Warenausgang nachzuweisen. Neue Ablehnungscodes (6, 7 und 8 in der EM839-Meldung) geben zudem präziseres Feedback, wenn eine Exportanmeldung korrigiert oder ein e-AD daraus entfernt wird. Das erleichtert die Fehlerbehebung.
Handlungsbedarf vor dem 12. Februar
Die Zeit drängt. Verbände und Steuerbehörden appellieren an alle Wirtschaftsbeteiligten, ihre Systeme zu überprüfen. Cloud-basierte Logistiksoftware wird meist automatisch aktualisiert. Für On-Premise- oder Individuallösungen besteht jedoch hohes Risiko.
Was Lagerinhaber jetzt tun müssen:
1. Softwareversion prüfen: IT-Abteilung oder Anbieter müssen bestätigen, dass die Verbrauchsteuer-Software die DDNEA Phase 4.2 unterstützt.
2. Export-Workflows anpassen: Interne Prozesse müssen mit der geänderten EM829-Struktur und den neuen Ablehnungscodes umgehen können.
3. Zulassungsfristen im Blick behalten: Die Gültigkeitsdauer vorläufiger Genehmigungen muss strenger überwacht werden. Die Toleranz der Systeme schwindet.
Nach diesem Rollout plant die EU-Kommission eine Phase der Stabilität für EMCS. Die Ära der strengen digitalen Validierung hat jedoch gerade erst begonnen.
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