Elektronische Arbeitszeugnisse: Mitbestimmung prägt die digitale Wende

Die Einführung digitaler Arbeitszeugnisse in Deutschland wird ein Jahr nach Start von Betriebsräten und rechtlichen Hürden ausgebremst. Das zeigt der Jahresrückblick 2025.

Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt das geänderte § 109 der Gewerbeordnung (GewO) elektronische Arbeitszeugnisse – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer stimmt zu. Doch der Übergang vom Papier zur digitalen Signatur gestaltet sich schwieriger als erhofft. Die zentrale Hürde: Das Gesetz verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Diese ist für viele Mittelständler zu aufwendig und teuer.

Anders als eine simple PDF-Unterschrift erfordert die QES eine verifizierte Identitätsprüfung, oft über externe Dienstleister. „Die QES-Anforderung bleibt der größte Engpass für kleine und mittlere Unternehmen“, urteilen Arbeitsrechtsexperten. Während DAX-Konzerne die Technologie bereits flächendeckend nutzen, drucken viele Mittelständler weiterhin aus – aus Kostengründen.

Anzeige

Viele Personalverantwortliche und Betriebsräte stehen vor praktischen Problemen: digitale Arbeitszeugnisse mit QES, rechtssichere Formulierungen und die Frage, wie KI-Entwürfe geprüft werden sollen. Der kostenlose Arbeitszeugnis-Ratgeber erklärt genau diese Themen, bietet praxisnahe Vorlagen, Formulierungshilfen und eine Checkliste für QES‑konforme Prozesse. Damit erstellen Sie Zeugnisse schneller, vermeiden juristische Fallen und sichern das Wohlwollen gegenüber Mitarbeitenden. Arbeitszeugnis-Ratgeber jetzt kostenlos herunterladen

Diese technische Notwendigkeit hat ungewollt die Mitbestimmung der Betriebsräte gestärkt. Denn die Einführung der notwendigen Software fällt unter § 87 BetrVG. Dieses Gesetz gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“.

Betriebsräte als Wächter der Digitalisierung

Moderne HR-Systeme protokollieren oft Metadaten wie Bearbeitungszeiten oder Korrekturhistorie. Damit gelten sie als Überwachungstechnik – und unterliegen der Mitbestimmung. „Betriebsräte haben 2025 sehr aktiv sichergestellt, dass der digitale Wechsel nicht zur Leistungskontrolle von Personalern oder Führungskräften missbraucht wird“, berichten Branchenanalysten.

Ein weiterer Streitpunkt: die freiwillige Zustimmung der Mitarbeiter. Betriebsräte achten darauf, dass die erforderliche Einwilligung nicht durch Standard-Arbeitsverträge oder Druck erzwungen wird. In vielen Verhandlungen setzten sie klare Opt-in-Verfahren durch, die das Recht auf ein Papierzeugnis garantieren.

Internationale Firmen müssen deutsche Standards einhalten

Eine aktuelle Rechtsanalyse vom 18. Dezember 2025 bringt Klarheit für internationale Unternehmen. Demnach ist § 109 GewO eine zwingende Eingriffsnorm. Sie gilt auch für ausländische Konzerne mit deutschen Standorten.

Das bedeutet: Einfach eingescannte PDFs aus dem globalen Headquarter genügen nicht. Nutzen internationale Firmen die elektronische Option, müssen sie den deutschen QES-Standard einhalten. Das hat erhebliche Folgen für globale HR-Abteilungen, die nun über QES-fähige Systeme verfügen müssen.

Geteiltes Echo und hybrider Alltag

Die Bilanz nach einem Jahr fällt gemischt. Große Konzerne nutzen QES-Zeugnisse bereits in über 60 Prozent der Fälle. Der Mittelstand hinkt hinterher. Die Folge: ein hybrider Alltag in Personalabteilungen.

Parallel laufen zwei Workflows:
1. Digital für technikaffine Mitarbeiter mit QES-Einwilligung
2. Analog für Papier-Befürworter oder bei fehlender QES-Infrastruktur

Diese Doppelbelastung erhöht kurzfristig den Verwaltungsaufwand – und konterkariert damit das Bürokratieentlastungsversprechen des Gesetzes. Betriebsräte kritisieren die Mehrarbeit und fordern bessere Personalausstattung.

Ausblick 2026: Von der Einführung zur Optimierung

Im kommenden Jahr dürfte sich der Fokus der Mitbestimmung verschieben. Die Bundesregierung evaluiert noch bis Ende 2025 die Maßnahmen. Ergebnisse Anfang 2026 werden zeigen, ob die QES-Hürde zu hoch ist.

Ein neues Thema rückt in den Blick: die Standardisierung von Datenformaten. Wenn KI-Tools künftig Zeugnisentwürfe verfassen, müssen Betriebsräte die Algorithmen prüfen. Es geht darum, Diskriminierung zu verhindern und das Gebot des Wohlwollens zu wahren. Die Schnittstelle zwischen KI-Regulierung und Arbeitszeugnisrecht wird 2026 an Bedeutung gewinnen.

Die digitale Transformation des Arbeitszeugnisses bleibt ein mitbestimmter Prozess. Technische Lösungen allein genügen nicht – der Dialog mit den Arbeitnehmervertretern ist entscheidend.

Anzeige

PS: Sie möchten Arbeitszeugnisse ohne langes Rätselraten erstellen? Der kostenlose PDF-Ratgeber enthält sofort einsetzbare Muster, Checklisten und Formulierungsbeispiele – damit Zeugnisse rechtskonform, wohlwollend und alltagstauglich sind. Nutzen Sie die vollständig editierbaren Vorlagen, um Zeit zu sparen, interne Konflikte zu vermeiden und digitale Prozesse sauber zu dokumentieren. Jetzt kostenlose Muster & Checklisten sichern