E-Rechnung: Große Erleichterung für Kleinunternehmer
09.12.2025 - 22:31:12Kleinunternehmer müssen ab Januar keine elektronischen Rechnungen versenden. Für den Empfang reichen einfache Ablagesysteme, wie das Bundesfinanzministerium nun klargestellt hat.
Weniger als vier Wochen bis zur Pflicht-Einführung – und gerade noch rechtzeitig kommt die Entwarnung für kleine Betriebe. Das Bundesfinanzministerium und die Steuerverbände haben in den letzten Tagen entscheidende Klarstellungen veröffentlicht, die vielen Kleinunternehmern die Sorge vor dem 1. Januar 2025 nehmen dürften. Während die Verwirrung um technische Anforderungen und Software-Zwang groß war, zeigt sich nun: So kompliziert wird es doch nicht.
Die elektronische Rechnung im B2B-Bereich kommt – aber für Kleinunternehmer gelten Sonderregeln, die den administrativen Aufwand deutlich begrenzen. Was genau bedeutet das konkret?
Versenden oder empfangen? Der entscheidende Unterschied
Die wichtigste Nachricht zuerst: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen überhaupt keine E-Rechnungen versenden. Während ab Januar 2025 grundsätzlich alle B2B-Geschäfte mit strukturierten elektronischen Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) abgewickelt werden sollen, dürfen kleine Betriebe weiterhin “sonstige Rechnungen” verschicken – also klassische Papierrechnungen oder einfache PDFs.
Diese Ausnahmeregelung wurde im Jahressteuergesetz 2024 verankert und durch das finale BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 bestätigt. Ziel ist es, kleinere Unternehmen vor unverhältnismäßigen bürokratischen Lasten zu schützen.
Doch Achtung: Die Befreiung gilt nur für das Versenden. Beim Empfangen sieht die Sache anders aus. Ab 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer – technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten zu empfangen und zu archivieren. Diese “passive” Verpflichtung hatte bei vielen die Befürchtung ausgelöst, sofort teure Buchhaltungssoftware anschaffen zu müssen.
Die große Entwarnung bei der Archivierung
Hier kommt nun die entscheidende Erleichterung: Das BMF hat klargestellt, dass einfache Ablagesysteme völlig ausreichen. Kleinunternehmer brauchen weder komplexe Dokumentenmanagementsysteme (DMS) noch spezialisierte E-Rechnungs-Software, um die Empfangspflicht zu erfüllen.
Die sogenannte Nichtbeanstandungsregelung besagt: Wer eine E-Rechnung (etwa eine XML-Datei per E-Mail) erhält und diese nicht weiter elektronisch verarbeitet – also die Rechnung einfach manuell bezahlt – kann die Datei im Originalformat auf einem normalen Dateisystem speichern. Eine geschützte Festplatte oder ein USB-Stick reichen fürs Erste.
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Diese Klarstellung ist ein echter Durchbruch für Freiberufler und Nebenerwerbs-Unternehmer. Praktisch bedeutet das: Eine einfache, strukturierte Ordnerstruktur auf dem PC – ordentlich gesichert und geschützt – erfüllt die Mindestanforderungen für den Rechnungsempfang. Solange die Daten nicht in ein Buchungssystem zur automatisierten Verarbeitung importiert werden, interpretiert das BMF die strengen GoBD-Vorgaben für “unveränderbare Speichersysteme” deutlich großzügiger.
Steuerberater-Verband fordert Rechtssicherheit
Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) hatte in den Tagen vor Weihnachten massiv auf diese Klarstellungen gedrängt. In einer Stellungnahme Anfang Dezember begrüßte der Verband die Ausnahmeregelungen, warnte aber vor versteckten Fallstricken.
“Die Befreiung von der Versandpflicht ist ein notwendiger Schritt, aber die Empfangspflicht bleibt eine Hürde”, erklärte ein DStV-Sprecher. Der Verband hatte erfolgreich erreicht, dass Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen versenden dürfen – ohne dafür die Zustimmung des Empfängers einholen zu müssen. Frühere Entwürfe hätten hier noch gegenseitiges Einvernehmen verlangt. Diese Regelung erlaubt zukunftsorientierten Kleinbetrieben, freiwillig zu digitalisieren, ohne auf regulatorische Hindernisse zu stoßen.
Der DStV betont allerdings: Kleinunternehmer müssen aufpassen, die “digitale Kette” nicht versehentlich zu durchbrechen. Eingehende XML-Rechnungen ausdrucken und nur die Papierversion aufbewahren ist streng verboten und würde gegen die neuen Vorschriften verstoßen. Das digitale Original muss immer erhalten bleiben.
Was jetzt noch im Dezember zu tun ist
Die To-do-Liste für Kleinunternehmer ist überschaubar und bis zum Jahreswechsel gut zu bewältigen:
1. Dedizierte E-Mail-Adresse einrichten (etwa rechnungen@firma.de), um eingehende E-Rechnungen zentral zu sammeln.
2. Lieferanten informieren, dass Sie bereit sind, XRechnung- oder ZUGFeRD-Formate zu empfangen.
3. Digitales Ablagesystem etablieren, um diese Dateien (XML/PDF) sicher und dauerhaft zu speichern.
4. Verkaufsversprechen ignorieren, die behaupten, Sie müssten teure Software kaufen, um E-Rechnungen zu versenden – als Kleinunternehmer sind Sie davon gesetzlich befreit.
Sanfter Start, aber kein Dauerzustand
Die aktuellen Regeln bieten eine “sanfte Landung” für kleine Betriebe. Experten raten dennoch zur Wachsamkeit. Die Übergangsfristen für andere Unternehmen laufen 2027 und 2028 aus. Irgendwann wird das gesamte B2B-Ökosystem digital sein.
Das BMF hat angekündigt, seine FAQs im ersten Quartal 2025 kontinuierlich zu aktualisieren, sobald praktische Fragen aus dem Alltag auftauchen. Kleinunternehmer sollten den Kontakt zu ihren Steuerberatern halten und beobachten, ob die großzügige “einfache Archivierung” in künftigen Jahren verschärft wird, wenn die E-Rechnungslandschaft ausgereift ist.
Die Botschaft des Ministeriums ist vorerst pragmatisch: Erst mal das System für die großen B2B-Transaktionen zum Laufen bringen – ohne die kleinsten Marktteilnehmer unter der Last der IT-Compliance zu begraben. Kann das gut gehen?
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