E-Rechnung ab Januar: Deutsche Firmen drohen Chaos

Berlin – In weniger als vier Wochen wird die elektronische Rechnung zur Pflicht. Doch die Mehrheit der deutschen Unternehmen ist nicht bereit – mit potenziell fatalen Folgen für den Vorsteuerabzug. Gleichzeitig bringt das neue Jahr überraschende Erleichterungen für die Personalabteilung.

Der Digitalverband Bitkom warnte gestern in drastischen Worten: Nur 45 Prozent der deutschen Unternehmen sind derzeit technisch in der Lage, elektronische Rechnungen nach dem neuen EN-16931-Standard zu empfangen und zu verarbeiten. Das ergab eine repräsentative Umfrage unter mehr als 1.100 Firmen.

„Obwohl der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend wird, nutzen bislang vergleichsweise wenige Unternehmen diese Form der Rechnungsstellung”, erklärte Daniil Heinze, Berater für digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom, am Dienstag. Die Zahlen offenbaren eine gefährliche Compliance-Lücke.

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Ab dem kommenden Monat muss jedes deutsche Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können – etwa im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Die weitverbreitete PDF-Rechnung per E-Mail? Reicht künftig nicht mehr als „elektronische Rechnung” im Sinne des Gesetzes. Sie bleibt nur übergangsweise gültig, wenn der Empfänger zustimmt und bestimmte Umsatzschwellen gelten.

Besonders alarmierend: Lediglich fünf Prozent der Unternehmen nutzen aktuell das rein strukturierte XRechnung-Format, das im öffentlichen Auftragswesen längst Standard ist. „Firmen, die diese Frist ignorieren, riskieren nicht nur administratives Chaos, sondern möglicherweise auch den Verlust ihres Vorsteuerabzugs”, warnten Steuerexperten der IHK bereits diese Woche.

Bürokratieentlastungsgesetz IV: Endlich papierlos in der Personalabteilung

Während die E-Rechnungspflicht unmittelbaren Druck erzeugt, bringt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine lang ersehnte Entlastung. Es tritt ebenfalls am 1. Januar 2025 in Kraft und beendet die strikte Schriftformverpflichtung für zentrale Personaldokumente.

Seit 2022 mussten Arbeitgeber wesentliche Vertragsbedingungen physisch unterschreiben und ausdrucken – eine Regelung, die als Digitalisierungsbremse heftig kritisiert wurde. Damit ist jetzt Schluss.

Die neuen Regeln ab kommendem Monat:

• Digitale Verträge: Die meisten arbeitsvertraglichen Bedingungen können nun in „Textform” dokumentiert werden – also digital signiert per PDF oder E-Mail. Keine Unterschrift auf Papier mehr nötig.
• Ausnahmen bleiben: Die Schriftform bleibt nur für besonders von Schwarzarbeit betroffene Branchen wie Bau und Gastronomie verpflichtend.
• Aufbewahrung: Die Aufbewahrungsfrist für buchhalterische Dokumente sinkt von zehn auf acht Jahre.

„Das ist die ‚Schriftform-Heilung’, auf die wir gewartet haben”, kommentierten Rechtsexperten von Haufe heute Morgen. „Für die Mehrheit der Bürojobs wird das vollständig digitale Onboarding 2025 endlich rechtssicher möglich.”

Arbeitszeiterfassung: Die ungelöste Baustelle

Während bei Rechnungen und Verträgen klare gesetzliche Meilensteine gesetzt werden, bleibt die Arbeitszeiterfassung das große Fragezeichen der Büroorganisation. Trotz des wegweisenden BAG-Urteils von 2022, das eine objektive Zeiterfassung vorschreibt, fehlt bis heute die entsprechende gesetzliche Konkretisierung durch Arbeitsminister Hubertus Heil.

Anfang Dezember 2024 liegt kein neuer Gesetzentwurf vor. Unternehmen bewegen sich in einer rechtlichen Grauzone. „Firmen müssen Zeit erfassen, um das BAG-Urteil zu erfüllen, aber die konkreten Modalitäten – etwa ob Vertrauensarbeitszeit in ihrer bisherigen Form überleben kann – bleiben ungeklärt”, erklären Arbeitsrechtler.

Auch die Bitkom-Studie vom 3. Dezember thematisierte dies: Digitale Workflows werden häufig durch diese regulatorischen Leerstellen gebremst. Obwohl 96 Prozent der Unternehmen Offenheit für Digitalisierung bekunden, bremst die fehlende Klarheit bei der Remote-Zeiterfassung die Umsetzung.

Der „Digitale Januar”: Was jetzt sofort zu tun ist

Branchenbeobachter rechnen mit einem chaotischen Start für Verwaltungsabteilungen im Januar 2025. Das Zusammentreffen von E-Rechnungspflicht und BEG-IV-Lockerungen erzeugt einen regelrechten Digitalisierungsschock:

• Sofortmaßnahmen nötig: Unternehmen, die noch keine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang eingerichtet oder ihre ERP-Systeme für XML-Daten angepasst haben, müssen dies umgehend nachholen.
• Personalwesen im Umbruch: Personalabteilungen sollten ihre Vertragsvorlagen noch vor Jahresende auf Textformklauseln umstellen, um die neuen Effizienzgewinne sofort im ersten Quartal nutzen zu können.

„Die Zeit des Wartens ist vorbei”, resümierte Bitkom-Berater Heinze. „2025 wird das Jahr, in dem das papierlose Büro aufhört, ein Schlagwort zu sein – und zur regulatorischen Notwendigkeit wird.”

Was nach einer technischen Anpassung klingt, könnte für viele Unternehmen zur existenziellen Herausforderung werden. Können deutsche Firmen den digitalen Sprung noch rechtzeitig schaffen?

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