E-Rechnung: 2026 wird zum Schicksalsjahr für deutsche Unternehmen
19.02.2026 - 01:21:12 | boerse-global.de
Seit einem Jahr müssen Firmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Doch jetzt rückt die nächste, weit größere Hürde in den Fokus: Ab 2027 müssen sie die digitalen Belege auch selbst ausstellen. Experten stufen 2026 deshalb als entscheidendes „Vorbereitungsjahr“ ein.
Die Umsetzung des Wachstumschancengesetzes verändert die Steuerlandschaft nachhaltig. Nach einer wichtigen Klarstellung des Bundesfinanzministeriums (BMF) im Oktober 2025 tickt die Uhr für die nächste gesetzliche Frist am 1. Januar 2027 unerbittlich. Unternehmen müssen ihre ERP-Systeme jetzt auf den Prüfstand stellen.
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Das erste Jahr: Klarheit nach holprigem Start
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Die Bilanz nach dem ersten Jahr fällt durchwachsen aus. Viele Firmen verließen sich auf die visuelle Prüfung von PDF-Anhängen – ein folgenschwerer Irrtum, wie sich herausstellte.
Das BMF stellte im Oktober 2025 klar: Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD hat die maschinenlesbare XML-Datei rechtliche Priorität vor dem PDF-Bild. Weichen die Daten voneinander ab, ist allein die XML-Datei für die Steuerprüfung bindend. Dateien, die nicht dem strengen EN-16931-Standard entsprechen, gelten nur als „sonstige Rechnungen“ und gefährden den Vorsteuerabzug.
2026: Die letzte Gnadenfrist für Aussteller
Noch dürfen Unternehmen Papier- und unstrukturierte PDF-Rechnungen versenden – vorausgesetzt der Empfänger stimmt zu. Doch diese Übergangsfrist läuft ab. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Firmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen für alle nationalen B2B-Transaktionen ausstellen. Für alle anderen folgt die Pflicht ein Jahr später.
Daten der Industrie- und Handelskammern (IHK) zeigen: Viele mittelständische Unternehmen unterschätzen den Aufwand. Die Ausstellung erfordert eine tiefe Integration in die eigenen Geschäftsprozesse, von der Bestellung bis zur Zahlung. Ein einfaches Viewer-Tool reicht hier nicht mehr aus.
Neue Standards und die EU-Harmonisierung
Die Dringlichkeit wird durch aktualisierte technische Normen verstärkt. Nach der Ratifizierung von Updates am EN-16931-1-Standard durch das Europäische Komitee für Normung (CEN) erwarten Experten im Februar 2026 konkrete nationale Umsetzungsankündigungen.
Ziel ist die Harmonisierung deutscher Standards wie XRechnung mit EU-Vorgaben. Dies soll die grenzüberschreitende Interoperabilität im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) erleichtern. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Softwareanbieter diese Updates bereits integrieren.
Kleine Unternehmen im Fokus der Verwirrung
Trotz der weitreichenden Pflichten gelten Ausnahmen. „Kleinbetragsrechnungen“ unter 250 Euro und Fahrkarten dürfen in Papierform bleiben. Kleinunternehmer sind zudem von der Ausstellungspflicht befreit.
Doch hier herrscht große Verwirrung: Viele Freiberufler und kleine Dienstleister glauben fälschlicherweise, sie seien komplett vom System ausgenommen. Die Klarstellung des BMF ist eindeutig: Sie müssen in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten, wenn ein Lieferant sie versendet.
Für etablierte EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) in der Industrie gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Diese Sonderregelung berücksichtigt die hohen Investitionen in bestehenden Infrastrukturen.
Die Zukunft: Echtzeit-Reporting und Betrugsbekämpfung
Die vollständige Digitalisierung ist beschlossene Sache. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe.
Das langfristige Ziel des Bundesfinanzministeriums geht über das Rechnungsformat hinaus: Die strukturierten Daten sollen die Basis für ein transaktionsbasiertes Echtzeit-Reporting bilden. Dies ist ein zentraler Baustein im Kampf gegen Umsatzsteuerkarusselle.
Für Finanzvorstände und Steuerabteilungen ist die Priorität für 2026 damit klar: Die verbleibende Zeit muss genutzt werden, um Ausstellungsprozesse zu testen, die Datenqualität zu validieren und sich auf die Umsatzschwelle von 800.000 Euro vorzubereiten. Die Ära der Papierrechnung in Deutschland geht zu Ende – 2026 ist die letzte Chance, die finanzielle Lieferkette freiwillig zu digitalisieren, bevor die regulatorische Pflicht voll durchschlägt.
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