Büromanagement: Neue Ausbildungsordnung stellt Personaler vor Herausforderungen
09.02.2026 - 11:43:12
Die Halbjahreszeugnisse sind verteilt – jetzt beginnt der Wettlauf um die besten Auszubildenden für 2026. Personalabteilungen müssen sich dabei erstmals vollständig an die verschärften, dauerhaften Regeln für Kaufleute für Büromanagement halten. Digitale Kompetenzen und Nachhaltigkeit sind nun Pflicht.
Vom Testlauf zum Dauerrecht: Was sich 2026 ändert
Seit August 2025 gilt die modernisierte Ausbildungsordnung als festes Recht. Die lange Erprobungsphase ist beendet. Die größte Neuerung für die Personalplanung 2026: Die Standardberufsbildpositionen zu Digitalisierung und Nachhaltigkeit sind jetzt verbindlich. Unternehmen müssen diese Kompetenzen in ihren Ausbildungsplänen konkret verankern und nachweisen.
„Digitale Fähigkeiten sind kein optionales Add-on mehr“, betonen HR-Experten. Auszubildende müssen praktische Kenntnisse in Datensicherheit, digitalen Kollaborationstools und Prozessanalyse vorweisen. Auch das Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit ist jetzt ein prüfungsrelevanter Pflichtbestandteil. Konkrete Lernziele, wie ressourcenschonendes Büromanagement, müssen definiert werden.
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Demografischer Druck treibt die Dringlichkeit
Eine aktuelle Destatis-Studie vom 3. Februar unterstreicht, warum die Nachwuchssuche zur Überlebensfrage wird: Deutschland hat die älteste Erwerbsbevölkerung in der EU. Fast ein Viertel aller Beschäftigten ist zwischen 55 und 64 Jahre alt. Ein Viertel der heutigen Belegschaft wird im kommenden Jahrzehnt in Rente gehen – der Ersatzbedarf ist immens.
In diesem Wettbewerb um junge Talente spielt auch die Attraktivität der Vergütung eine Rolle. Die gesetzliche Mindestausbildungsvergütung steigt 2026 erneut:
* 724 Euro im ersten Lehrjahr
* 854 Euro im zweiten Jahr
* 977 Euro im dritten Jahr
* 1.014 Euro im vierten Jahr
Viele Tarifverträge liegen zwar darüber, doch nicht-tarifgebundene Unternehmen müssen diese neuen gesetzlichen Basissätze zwingend einhalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Heiße Phase im Recruiting: So punkten Unternehmen bei Gen Z
Mit der Zeugnisvergabe am 6. Februar startete die heiße Bewerbungsphase. „Für Schulabgänger ist dies die wichtigste Phase der Berufsorientierung“, erklärt Carsten Taudt von der IHK Nord Westfalen.
Personalverantwortliche rät er, das modernisierte Profil der Ausbildung aktiv zu vermarkten. In Stellenanzeigen sollten die digitalen und nachhaltigen Ausbildungsinhalte prominent hervorgehoben werden. Gen Z lege großen Wert auf zukunftssichere Skills.
Unterstützung bieten die Industrie- und Handelskammern mit speziellen Formaten. Die Südwestfälische IHK (SIHK) veranstaltet etwa „Azubi-Speeddating“ am 10. Februar in Lüdenscheid und am 12. Februar in Hemer. Solche niedrigschwelligen Kontaktmöglichkeiten gewinnen an Bedeutung, da klassische Kriterien wie Noten an Aussagekraft verlieren. Soft Skills und Motivation rücken in den Vordergrund.
Konkrete Schritte für die Personalabteilung
Die Umsetzung der neuen Standards erfordert operative Anpassungen. Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) hat dazu Anfang 2026 aktualisierte Umsetzungshilfen veröffentlicht. Wichtige Empfehlungen für die Planung:
- Digitale Lernorte schaffen: Konkrete Abteilungen oder Projekte benennen, in denen Azubis Datenschutz und digitale Workflows praktisch erlernen.
- Nachhaltigkeitsprojekte integrieren: Auszubildende in CSR-Initiativen einbinden, etwa bei der Berechnung des Corporate Carbon Footprint oder der Optimierung von Abfallsystemen.
- Prüfungsvorbereitung anpassen: Die „Gestreckte Abschlussprüfung“ ist jetzt der Dauerstandard. Teil 1 zählt bereits zur Endnote – interne Vorbereitungskurse müssen darauf ausgelegt sein.
Ausbildung wird zur strategischen Notwendigkeit
Die Rolle der Kaufleute für Büromanagement entwickelt sich weiter: vom Verwaltungsjob zur prozessorientierten Management-Funktion. Beobachter prognostizieren eine Spaltung des Marktes. Unternehmen, die eine hochwertige, digital integrierte Ausbildung bieten, werden die besten Talente gewinnen. Wer an veralteten Verwaltungsroutinen festhält, könnte hingegen auf leer bleibende Ausbildungsplätze starren.
Angesichts der demografischen Uhr tickt die Zeit. Der Recruiting-Zyklus 2026 ist keine Routine, sondern eine strategische Notwendigkeit. Es geht darum, die nächste Generation von Büroprofis zu sichern, bevor die Babyboomer in großer Zahl in den Ruhestand gehen.
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