Bürokratieentlastung: Unternehmen können jetzt Akten aus 2017 vernichten

Seit Januar 2026 dürfen Unternehmen Standardbelege aus 2017 vernichten. Die Fristverkürzung auf acht Jahre bringt Entlastung, doch für Kernunterlagen und in bestimmten Branchen gelten weiterhin strenge Regeln.

Die jährliche Archivbereinigung steht an. Dank des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) können deutsche Firmen in diesem Frühjahr erstmals Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 vernichten. Das schafft Platz und senkt Kosten – doch die Regeln bleiben komplex.

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Angesichts der neuen gesetzlichen Regelungen stellt sich für viele Büros die Frage, welche Unterlagen jetzt konkret in den Schredder dürfen. Diese kostenlose A-Z-Liste zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Dokumente Sie 2024 und 2025 rechtssicher entsorgen können. Kostenlose Übersicht zu Aufbewahrungsfristen sichern

Acht Jahre für Standardbelege: Das große Ausmisten beginnt

Seit Januar 2025 gilt die zentrale Neuerung des BEG IV: Die Aufbewahrungsfrist für gewöhnliche Buchungsbelege wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt. Da die Frist stets am Ende des Entstehungsjahres beginnt, lief die Frist für Dokumente aus 2017 am 31. Dezember 2025 ab. Seit Anfang 2026 dürfen Unternehmen daher sicher vernichten:
* Eingangs- und Ausgangsrechnungen
* Kontoauszüge und Quittungen
* Lieferscheine sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Besonders für den Mittelstand bedeutet diese zweijährige Verkürzung eine spürbare Entlastung. Die Kosten für physische und digitale Archivierung sinken.

Zehn Jahre für Kernunterlagen: Geduld bis 2025

Für fundamentale Finanzdokumente gilt weiterhin die strenge zehnjährige Frist nach Handels- (HGB) und Abgabenordnung (AO). Erst 2026 dürfen daher Unterlagen aus dem Jahr 2015 oder früher entsorgt werden. Dazu zählen:
* Jahresabschlüsse, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen
* Handelsbücher, Inventare und Steuerbescheide

Ein häufiger Fehler betrifft die Verfahrensdokumentation. Wurde 2017 eine neue Buchhaltungssoftware eingeführt, muss deren Beschreibung bis Ende 2027 aufbewahrt werden – auch wenn die einzelnen Rechnungen daraus schon 2026 vernichtet werden dürfen.

Sechs Jahre für Geschäftsbriefe: Post aus 2019 kann weg

Kürzer ist die Frist für allgemeine Geschäftskorrespondenz. Nach sechs Jahren dürfen 2026 Briefe, E-Mails und Auftragsbestätigungen aus 2019 vernichtet werden. Wichtig: Nur Schriftverkehr, der zu einem Vertragsabschluss führte, ist aufbewahrungspflichtig. Nicht angenommene Angebote können sofort gelöscht werden.

Ausnahmen und Fallstricke: Wo Vorsicht geboten ist

Nicht alle Branchen profitieren von der Vereinfachung. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wurde die Verkürzung rückgängig gemacht – sie müssen Belege weiterhin zehn Jahre archivieren.

Zudem pausieren alle Fristen automatisch bei einer angekündigten oder laufenden Betriebsprüfung. Erst nach Abschluss des Verfahrens darf wieder vernichtet werden. Das gilt auch bei anhängigen Gerichtsverfahren oder Steuerstrafverfahren.

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Eine angekündigte Betriebsprüfung stoppt sofort alle Vernichtungspläne und erfordert eine fehlerfreie Vorbereitung der Unterlagen. Dieser kostenlose 12-Punkte-Check zeigt Ihnen, worauf Prüfer wirklich achten, und hilft Ihnen, das Verfahren souverän zu verkürzen. Zum kostenlosen Betriebsprüfungs-Ratgeber

Im digitalen Bereich gelten strenge Vorgaben der GoBD. Elektronische Rechnungen müssen im originalen, maschinenlesbaren Format archiviert werden. Ein Ausdruck mit anschließender Löschung der Digitaldatei verstößt gegen die Regeln.

Ausblick: Automatisierung wird zum Standard

Die anhaltende Entlastung durch verkürzte Fristen ist messbar. Dokumentenvernichtungsdienste verzeichnen stetige Nachfrage. Doch die Komplexität bleibt: Unterschiedliche Fristen für verschiedene Dokumente aus demselben Geschäftsjahr erfordern robuste Prozesse.

Experten sehen die Zukunft in automatisierten Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Diese können Fristen nach Dokumententyp tracken und Dateien automatisch löschen, sobald es rechtlich zulässig ist. Diese Technologie soll das Risiko menschlicher Fehler minimieren und die Verwaltungseffizienz weiter steigern.