Bürokratieabbau: Deutsche Unternehmen vernichten ab morgen Akten aus 2017

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege sinkt auf acht Jahre. Unternehmen können ab Januar Dokumente aus 2017 entsorgen, was Lagerkosten senkt. Ausnahmen gelten für Jahresabschlüsse.

Mit dem Jahreswechsel tritt die zweite Stufe des Bürokratieentlastungsgesetzes IV in Kraft. Ab dem 1. Januar 2026 dürfen Unternehmen Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 vernichten – zwei Jahre früher als bisher.

Entlastungswelle für Archive und Finanzabteilungen

Die Frist für die Aufbewahrung von Buchungsbelegen wie Rechnungen oder Kontoauszügen wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das bedeutet eine spürbare Erleichterung: Dokumente aus dem Jahr 2017, die sonst bis Ende 2027 hätten aufbewahrt werden müssen, können ab morgen rechtssicher entsorgt werden. Für Unternehmen sinken damit die Lagerkosten für physische und digitale Archive deutlich.

„Der zweite Jahrgang unter der neuen Regelung kann jetzt folgen“, kommentiert eine Branchenanalyse. Firmen, die bereits 2025 die Akten von 2015 und 2016 aussortiert haben, können nahtlos mit denen von 2017 fortfahren. Eine wichtige Ausnahme gilt bei laufenden Prüfungen oder Gerichtsverfahren: Hier muss die Aufbewahrungspflicht weiter beachtet werden.

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Was darf vernichtet werden?

Ab dem 1. Januar 2026 sind folgende Dokumente aus dem Jahr 2017 zur Vernichtung freigegeben:
* Buchungsbelege: Eingangsrechnungen, Bankbelege und Quittungen.
* Lohnbuchhaltung: Gehaltsabrechnungen und Zahlungsnachweise.
* Zolldokumente: Unterlagen zu Ein- und Ausfuhren (sofern keine längeren speziellen Zollvorschriften greifen).

Vorsicht ist jedoch bei Kernunterlagen geboten: Für den Jahresabschluss und die Eröffnungsbilanz gilt weiterhin die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Die Bilanz für 2016 muss also noch bis Ende 2026 verwahrt werden.

Letzte Gesetzesänderungen vor Jahresende

Der Bundesrat stimmte am 19. Dezember 2025 mehreren wichtigen Vorhaben zu, die das Geschäftsumfeld 2026 prägen. Dazu zählt das DAC8-Umsetzungsgesetz, das EU-Vorgaben zur Meldung von Krypto-Transaktionen in nationales Recht überführt.

Ebenfalls beschlossen wurde die Wiedereinführung der Steuerentlastung für Agrardiesel. Diese Maßnahme war zuvor im Zuge von Sparhaushalten gestrichen worden und sorgte für erhebliche Proteste in der Landwirtschaft.

Schonfrist für Bilanzierung 2024

Für alle, die mit der Bilanzierung im Rückstand sind, gibt es eine Atempause. Das Bundesamt für Justiz bestätigte am 22. Dezember 2025 eine Schonfrist bei der Verfolgung von Verspätungen. Wer seine Jahresabschlüsse für 2024 nicht bis zum morgigen Stichtag einreicht, muss nicht sofort mit einem Zwangsgeldverfahren rechnen, sofern die Unterlagen früh im neuen Jahr nachgereicht werden. Experten raten dennoch dringend zur pünktlichen Abgabe, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Digitalisierung schreitet voran

Das Bürokratieentlastungsgesetz treibt nicht nur kürzere Aufbewahrungsfristen voran, sondern auch die Digitalisierung der Personalarbeit. Immer mehr Unternehmen nutzen 2025 die Textform für Arbeitsverträge und wichtige Mitteilungen. Sie ersetzt die bisherige Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift und beschleunigt Prozesse erheblich.

Mit der Vernichtung der Papierakten von 2017 gewinnt die Ordnung in den digitalen Archiven an Bedeutung. Die verbleibenden elektronischen Kopien müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Gleichzeitig müssen die Löschvorgänge selbst dokumentiert werden – eine Schnittstelle zwischen Handelsrecht und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Ausblick auf 2026: Wachstumschancengesetz und hybride Dokumente

Im ersten Quartal 2026 rückt die praktische Umsetzung des Wachstumschancengesetzes in den Fokus. Es ergänzt die Bürokratieentlastung mit weiteren Maßnahmen. Erwartet wird eine Klarstellung des Bundesfinanzministeriums zum Umgang mit hybriden Dokumenten. Das sind Unterlagen, die sowohl als Buchungsbeleg (acht Jahre) als auch als Geschäftsbrief (sechs Jahre) dienen. Welche Aufbewahrungsfrist gilt hier?

Bis dahin konzentrieren sich die Unternehmen auf die systematische Vernichtung der Akten aus 2017. Wenn am Mittwoch das neue Jahr beginnt, werden in ganz Deutschland die Aktenvernichter anlaufen – und Platz für die Herausforderungen von morgen schaffen.

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