Automatisierung scheitert oft an unklaren Prozessen

Eine Studie zeigt, dass nur 62 Prozent der Unternehmen mit ihren Automatisierungsergebnissen zufrieden sind. Der Hauptgrund ist die Automatisierung unklarer Abläufe ohne vorherige Optimierung.

Unternehmen investieren massiv in Automatisierung – doch viele Projekte verfehlen ihre Ziele. Eine aktuelle Studie zeigt: Nur 62 Prozent sind mit ihren Ergebnissen zufrieden. Der Hauptgrund? Die voreilige Automatisierung unklarer Abläufe.

Experten warnen vor einem gefährlichen Trend: Statt Prozesse erst zu analysieren und zu optimieren, kopieren viele Firmen ihre ineffizienten, analogen Abläufe einfach digital. Das Ergebnis: Die Technologie beschleunigt das bestehende Chaos, statt es zu lösen.

Was ist wirklich das Problem?

Die Verlockung ist groß. Software-Roboter (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) versprechen schnelle Effizienzgewinne. Doch die Praxis sieht anders aus. Eine Studie aus dem Jahr 2025 offenbart eine klare Lücke: Während 79 Prozent der Unternehmen Automatisierung als sehr wichtig einstufen, sind nur gut 60 Prozent mit dem Erreichten zufrieden.

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Der Fehler beginnt oft am Anfang. Bevor der erste Workflow automatisiert wird, fehlt ein tiefes Verständnis für den Ist-Zustand. Diese entscheidende Vorarbeit wird häufig vernachlässigt.

Prozess-Klarheit: Mehr als nur ein Flussdiagramm

Was bedeutet das konkret? Prozess-Klarheit ist das vollständige Verständnis jedes einzelnen Arbeitsschritts. Dazu gehören:
* Der genaue Auslöser
* Alle beteiligten Personen und Systeme
* Benötigte Daten und getroffene Entscheidungen
* Das finale Ergebnis

Erst wenn jede Abhängigkeit und jede Ausnahme dokumentiert ist, kann eine sinnvolle Automatisierungsentscheidung getroffen werden. Das reine Übertragen von starren Workflows in neue Systeme gilt als einer der größten Fehler.

Die teuren Folgen: Potenzierte Probleme

Automatisiert man einen schlechten Prozess, erhält man lediglich ein schnelleres schlechtes Ergebnis. Die Probleme werden potenziert, nicht gelöst. Praxisberichte zeigen, dass bis zu 70 Prozent der Digitalisierungsvorhaben scheitern.

Die Folgen sind vielfältig:
* Explodierende Implementierungskosten
* Fehleranfällige und schwer wartbare Lösungen
* Ausbleibender Return on Investment (ROI)
* Frustration bei den Mitarbeitenden

Projekte scheitern selten an der Technik selbst, sondern an strategischen Versäumnissen in der Vorbereitung.

So schafft man Klarheit: Methoden und Werkzeuge

Wie kommen Unternehmen aus dieser Falle heraus? Bewährte Methoden wie Prozessmodellierung, Wertstromanalysen oder die „5-Why-Methode“ helfen, Ursachen zu ergründen.

Immer wichtiger werden digitale Werkzeuge wie Process Mining. Diese Technologien visualisieren anhand von Systemdaten die tatsächlich gelebten Prozesse. Sie zeigen Engpässe und Abweichungen objektiv auf – die perfekte datengestützte Grundlage für die anschließende Optimierung.

Die Zukunft: Ganzheitliche Automatisierung erfordert Fundament

Der Fokus verschiebt sich von einzelnen Aufgaben zur Automatisierung ganzer End-to-End-Prozesse. Das erfordert ein noch tieferes Prozessverständnis. Laut einer Umfrage erwarten 69 Prozent der Befragten eine steigende Relevanz von Business-Process-Management-(BPM)-Software.

Unternehmen, die heute in Prozess-Transparenz investieren, sichern sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Sie schaffen die Voraussetzung, um das volle Potenzial zukünftiger Technologien wie KI erfolgreich zu nutzen. Ohne dieses Fundament bleiben auch die ambitioniertesten KI-Initiativen Stückwerk.

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