Arbeitszeitgesetz 2026: Vierteljährliche Pflichtprüfung kommt

Deutsche Unternehmen müssen ab 2026 Arbeitszeiten vierteljährlich auf Einhaltung der Höchstgrenzen prüfen. Diese zentrale Neuerung der Arbeitszeitreform bestätigt eine aktuelle Rechtsanalyse.

BERLIN – Ein fundamentaler Wandel im Personalmanagement steht deutschen Arbeitgebern bevor. Die Bundesregierung finalisiert die lang erwartete Reform des Arbeitszeitgesetzes. Wie die Anwaltskanzlei Bird & Bird in einer am Freitag, dem 19. Dezember, veröffentlichten Analyse bestätigt, ersetzen die 2026 in Kraft tretenden Regeln die starre tägliche Höchstarbeitszeit durch eine flexible wöchentliche Obergrenze. Durchsetzbar wird dies über eine verpflichtende vierteljährliche Überprüfung der Arbeitszeitkonten. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen bis zum ersten Quartal 2026 sogenannte „Stechuhr 2.0“-Systeme einführen.

Der Kern der Reform ist der Abschied vom traditionellen Acht-Stunden-Tag. Künftig wird die Einhaltung an einer wöchentlichen Höchstgrenze – typischerweise 48 Stunden – gemessen, die über einen Referenzzeitraum gemittelt wird. Während die EU-Arbeitszeitrichtlinie Referenzperioden von bis zu vier oder sechs Monaten erlaubt, setzt Deutschland auf einen standardisierten Vierteljahres-Rhythmus.

Laut der Analyse von Bird & Bird bietet dieser Wechsel zwar mehr Flexibilität für Vertrauensarbeitszeit, verpflichtet Arbeitgeber aber zu einer strengeren retrospektiven Überwachung. „Die wöchentliche Arbeitszeit ersetzt die bisherige tägliche Arbeitszeit und ermöglicht flexiblere Arbeitszeitmodelle“, so die Kanzlei. Der Preis für diese Flexibilität ist ein „harter“ Compliance-Check: Alle drei Monate müssen Firmen nachweisen, dass die durchschnittliche Wochenarbeitszeit die gesetzliche Grenze nicht überschritten hat.

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Dieser Mechanismus deckt sich mit Details, die die Eisenbahn- und Verkehrsgewerkschaft (EVG) bereits Ende Oktober 2025 skizzierte. Ab dem 1. Januar 2026 werden Arbeitszeiten demnach „vierteljährlich ausgewertet“. Überschreitungen des Quartalssolls müssen unmittelbar nach Quartalsende ausgeglichen, ausgezahlt oder auf ein Zeitkonto gebucht werden – und nicht erst am Jahresende.

„Stechuhr 2.0“ beendet Ära der schriftlosen Vertrauensarbeit

Um diese vierteljährlichen Prüfungen zu ermöglichen, schreibt das neue Gesetz umfassende elektronische Erfassungssysteme vor. Die Ära des Schätzens oder des rein vertrauensbasierten Arbeitens ohne Dokumentation ist damit praktisch beendet.

Wie die Rechtsanalyse betont, gilt der Grundsatz, dass sich „Arbeitsschutz nicht abkaufen“ lässt, nun universell. Politische Versuche, Besserverdiener (ab dem 1,5-fachen der Beitragsbemessungsgrenze) von der Aufzeichnungspflicht auszunehmen, sind gescheitert. Folglich müssen nahezu alle Beschäftigten – ob im Büro, im Homeoffice oder im Hybridmodell – Beginn, Ende und Pausen elektronisch erfassen lassen.

Diese digitale Dokumentation ist die Voraussetzung für den Vierteljahres-Check. Ohne detaillierte Daten kann ein Arbeitgeber nicht nachweisen, dass eine arbeitsintensive Woche innerhalb des Dreimonatsfensters durch eine ruhigere Woche statistisch ausgeglichen wurde. Rechtsexperten warnen: Die „Stechuhr 2.0“ muss im ersten Quartal 2026 betriebsbereit sein, um die erste fällige Prüfung (voraussichtlich im April 2026) korrekt durchführen zu können.

Bußgelder und Haftungsrisiken steigen

Die Konsequenzen bei Verstößen werden deutlich schärfer. Mit der neuen Vierteljahresprüfung haben Behörden einen standardisierten Prüfpfad. Wie Markt & Mittelstand bereits im Dezember berichtete, fahren die staatlichen Arbeitsschutzbehörden ihre Kontrollen bereits hoch – gestützt auf ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022.

Im Rahmen der 2026er Regelungen können Verstöße gegen die Prüf- oder Dokumentationspflicht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß nach sich ziehen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Höchstarbeitszeit verbleibt zudem strikt beim Arbeitgeber, selbst wenn die Zeiterfassung an die Beschäftigten delegiert wird.

„Der Arbeitgeber kann die Dokumentation auf den Arbeitnehmer übertragen, bleibt aber für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten verantwortlich“, betonen Branchenanalysten. Zeigt die Vierteljahresprüfung systematische Überschreitungen des 48-Stunden-Schnitts ohne Korrektur, drohen Unternehmen nicht nur Geldstrafen. Bei schweren, wiederholten Verstößen, die die Gesundheit der Mitarbeiter gefährden, kann sogar strafrechtliche Haftung ins Spiel kommen.

Flexibilität gegen Bürokratie: Der Preis der Reform

Der Wechsel zum Vierteljahres-System ist ein Kompromiss zwischen der Flexibilitätsforderung der Arbeitgeber und dem Schutzbedürfnis der Gewerkschaften. Indem Deutschland von der starren absoluten Tagesobergrenze von 10 Stunden (abgesehen von bestehenden Ruhezeitenregeln) abrückt, nähert es sich der EU-Richtlinie an. Die Bürokratie des „Vierteljahres-Checks“ ist jedoch der Preis für diese Flexibilität.

„Die vierteljährliche Prüfung ist die Antwort der Politik auf die Always-on-Kultur“, erklärt Arbeitsmarktexpertin Dr. Hanna Weber. „Sie erlaubt eine 55-Stunden-Crunch-Woche zum Projektabschluss, sofern sie innerhalb des Quartals durch leichtere Wochen rechnerisch neutralisiert wird. Für Personalabteilungen wird Compliance so aber von einer täglichen Checkliste zu einem komplexen Quartalsdaten-Audit.“

Die Reform überschneidet sich zudem mit der für Juni 2026 erwarteten Novelle des Entgelttransparenzgesetzes. Für HR-Abteilungen entsteht so ein „Compliance-Superjahr“. Die Synchronisation der Arbeitszeitprüfungen mit den vierteljährlichen Finanzberichtszyklen könnte Unternehmen zwingen, „Zeitschulden“ (angesammelte Überstunden) als sichtbarere Verbindlichkeit in ihrer internen Bilanz zu behandeln.

Countdown läuft: Die Frist bis Q1 2026

Der erste Entwurf des konkreten Gesetzestextes wird noch im Dezember 2025 oder im Januar 2026 erwartet. Die Vorbereitungszeit für die Wirtschaft ist knapp. Der Zeitplan sieht vor:

1. Januar 2026: Inkrafttreten des neuen Gesetzesrahmens (eventuell mit Übergangsfrist für Kleinunternehmen).
2. 31. März 2026: Ende des ersten „Compliance-Quartals“, nach dem die ersten Pflichtprüfungen erfolgen müssen.
3. Mitte 2026: Integration dieser Zeiterfassung mit den neuen Berichtspflichten zur Entgelttransparenz.

Unternehmen wird geraten, ihre aktuelle Zeiterfassungssoftware umgehend zu überprüfen. Veraltete Systeme, die nur tägliche Verstöße (z.B. >10 Stunden) melden, könnten obsolet werden, wenn sie keine gleitenden Durchschnitte berechnen oder automatische Quartalsberichte generieren können. Mit der Realität der „Stechuhr 2.0“ liegt der Fokus in den kommenden drei Monaten auf dem Upgrade der HR‑Technik, um den neuen vierteljährlichen Rhythmus des deutschen Arbeitsrechts zu bewältigen.

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