Arbeitszeiterfassung: Die Phase des Abwartens ist vorbei

Aufsichtsbehörden setzen die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung bereits durch und verhängen erste Strafen. Unternehmen müssen Systeme umsetzen, um hohe Bußgelder und arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden.

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung wird in Deutschland mit Nachdruck durchgesetzt. Auch ohne finales Gesetz erhöhen Behörden den Druck auf Unternehmen – und verhängen bereits erste Bußgelder.

Obwohl eine finale Neuregelung des Arbeitszeitgesetzes noch aussteht, ist die Rechtslage klar: Seit einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein objektives und zuverlässiges System zur Erfassung der Arbeitszeit einzurichten. Diese Pflicht leitet sich direkt aus dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz ab. Die Aufsichtsbehörden lassen den Unternehmen nun immer weniger Spielraum. Aktuelle Gerichtsentscheidungen zeigen: Die Phase des Abwartens ist vorbei.

Behörden gehen in die Offensive

Jüngste Maßnahmen belegen den verschärften Kurs. Das Verwaltungsgericht Hamburg wies ein Unternehmen an, Arbeitszeiten aus vergangenen Monaten nachzureichen und künftig Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit präzise zu dokumentieren. Solche behördlichen Anordnungen sind verbindlich. Wer sie ignoriert, riskiert ein Bußgeldverfahren. Die Strafen können empfindlich ausfallen – bis zu 30.000 Euro sind möglich.

Doch nicht nur die Behörden werden aktiv. Für Unternehmen ohne funktionierendes System steigt auch das arbeitsrechtliche Risiko. In Streitfällen um Überstunden liegt die Beweislast dann oft beim Arbeitgeber. Das kann zu hohen Nachzahlungen führen. Ein funktionierendes Zeiterfassungssystem ist daher längst mehr als eine Formalie; es ist ein zentraler Baustein der rechtlichen Absicherung.

Wo steht die Gesetzgebung?

Während die Gerichte Fakten schaffen, arbeitet die Politik an der konkreten Ausgestaltung. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) lag bereits im April 2023 vor. Er sah eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen, tagesaktuellen Erfassung vor. Aus diesem Entwurf ist bis heute kein Gesetz geworden.

Der aktuelle Koalitionsvertrag nimmt das Thema erneut in den Blick. Das Ziel: eine unbürokratische und praxistaugliche Lösung. Geplant sind gestaffelte Übergangsfristen, besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Kleinstbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden könnten sogar von der rein elektronischen Pflicht befreit werden. Wann jedoch der Gesetzentwurf das Kabinett passiert, ist noch offen.

Flexibilität bleibt möglich – aber mit Dokumentation

Eine der drängendsten Fragen für viele Unternehmen betrifft flexible Modelle. Bleibt Vertrauensarbeitszeit möglich? Experten sagen: Ja, aber sie entbindet nicht von der Dokumentationspflicht. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung kann an die Mitarbeiter delegiert werden. Die Letztverantwortung für die Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitsgrenzen verbleibt jedoch stets beim Arbeitgeber.

Die klare Botschaft lautet: Die Aufzeichnungspflicht gilt ortsunabhängig. Ob im Homeoffice, im Café oder auf Dienstreise – Beginn und Ende der Arbeit müssen erfasst werden. Das erfordert digitale Lösungen, die einfach zu bedienen und auf verschiedenen Geräten nutzbar sind. Die Umstellung auf solche Systeme wird zum De-facto-Standard.

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Die Anforderungen sind präzise definiert. Erfasst werden müssen:
* Der Beginn der täglichen Arbeitszeit.
* Das Ende der täglichen Arbeitszeit.
* Die daraus resultierende Gesamtdauer.
* Die Einhaltung der gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten muss nachvollziehbar sein.

Die Zeiterfassung dient vor allem dem Gesundheitsschutz. Sie soll sicherstellen, dass Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten eingehalten werden. Gleichzeitig schafft sie Transparenz bei der Vergütung von Mehrarbeit.

Für die deutsche Arbeitswelt markiert diese Entwicklung einen Wendepunkt. Sie ist Teil einer größeren Flexibilisierung, die neue Spielräume eröffnet – aber klare Regeln voraussetzt. Unternehmen, die jetzt handeln und ihre Systeme anpassen, gewinnen nicht nur Rechtssicherheit, sondern gestalten auch die Arbeitswelt von morgen aktiv mit.

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