ZUGFeRD-Rechnung: XML-Daten sind rechtlich bindend, nicht das PDF
25.12.2025 - 04:03:12
Das erste Jahr der E-Rechnungspflicht endet mit einer klaren Botschaft: Bei Abweichungen zählt allein der strukturierte Datensatz – nicht die PDF-Ansicht.
BERLIN – Während Unternehmen ihre Jahresabschlüsse für 2025 vorbereiten, erhalten sie eine entscheidende juristische Klarstellung. Steuerbehörden und Fachleute betonen erneut die Beweishierarchie bei elektronischen Rechnungen. Der Kern: Bei einer Hybrid-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist der XML-Datensatz das rechtlich verbindliche Original. Die PDF-Datei gilt lediglich als sekundäre „Sichtdarstellung“. Diese Unterscheidung gewinnt angesichts von Betrugsfällen mit manipulierten PDFs an Brisanz.
Kürzlich veröffentlichte Zusammenfassungen von Steuerexperten, unter anderem vom 22. Dezember 2025, unterstreichen eine Grundregel des Bundesfinanzministeriums (BMF). Bei Formaten wie ZUGFeRD hat die strukturierte Maschinendatei (XML) Vorrang vor der Bilddatei (PDF). Dieses „XML-First“-Prinzip verlagert die Beweislast bei Steuerprüfungen grundlegend.
Viele Unternehmen übersehen, dass bei Hybrid-Rechnungen im ZUGFeRD-/Factur‑X‑Format nicht das PDF, sondern der XML‑Datensatz das rechtliche Original ist. Das kann im Prüfungsfall den Vorsteuerabzug gefährden. Ein kostenloses E‑Book erklärt praxisnah, wie Sie E‑Rechnung rechtssicher einführen, strukturierte XML‑Daten automatisiert validieren und Mandanten‑ sowie Archivierungsprozesse sauber umsetzen. Enthält Checklisten für Buchhaltung und IT. Jetzt kostenlosen E‑Rechnung-Guide herunterladen
„Für B2B-Transaktionen ist die Zeit vorbei, in der der PDF-Ausdruck als ‚einzige Wahrheit‘ galt“, so ein Steuertechnologie-Analyst. „Steht in der XML 100 Euro und im PDF 1000 Euro, ziehen Finanzamt und Gericht die XML heran.“ Unternehmen, die Daten weiterhin manuell aus PDFs in ihre ERP-Systeme übertragen, handeln nicht nur ineffizient, sondern riskieren Compliance-Probleme.
Die aktuellen Hinweise bekräftigen den Rechtsrahmen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Sie bilden den Abschluss des ersten vollen Jahres der seit 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Das Risiko der Abweichung: Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen
Der Beweiswert elektronischer Dokumente ist in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) geregelt. Im neuen System ist das „Original“ jener Datensatz, der eine automatisierte Verarbeitung erlaubt – die XML.
Das Risiko einer Abweichung zwischen Bild- und Datenschicht ist real. So berichteten österreichische Medien am 23. Dezember 2025 über Betrugsfälle durch „Rechnungsabfang“. Dabei manipulierten Kriminelle die visuellen Komponenten per E-Mail versandter Rechnungen, um Zahlungen umzuleiten. Solche Fälle zeigen eine Schwachstelle, die das deutsche E-Rechnungsmandat durch die Validierung strukturierter Daten eindämmen soll.
Für deutsche Unternehmen ergeben sich zwei zentrale Konsequenzen:
1. Eingangsrechnungsprüfung: Die Buchhaltung muss die XML-Daten validieren, nicht nur das PDF prüfen. Sich auf einen visuellen Check zu verlassen, reicht nicht aus, da die steuerlich relevanten Daten in der versteckten XML-Struktur liegen.
2. Archivierungspflicht: Archiviert werden muss die Original-XML-Datei in unveränderter Form, um ihren Beweiswert zu erhalten. Nur ein generiertes PDF zu speichern, ist unzureichend und kann im Extremfall zum Verlust des Vorsteuerabzugs bei einer Betriebsprüfung führen.
Technische Umsetzung: XML als juristischer Anker
Die Vorrangstellung der XML beeinflusst den Umgang mit dem „Hybrid“-Format ZUGFeRD, das menschenlesbares PDF und maschinenlesbare XML in einer Datei vereint.
Laut der in dieser Woche bekräftigten BMF-Leitlinie ist bei den 2025 gängigen ZUGFeRD-2.x-/Factur-X-Profilen der XML-Teil maßgeblich, sofern er alle Pflichtangaben enthält.
„Das PDF ist im Grunde eine ‚bequeme Kopie‘ für das menschliche Auge“, erläutert Dr. Thomas Müller, ein auf aktuellem Fachkonsens basierender Rechtsexperte. „Vor Gericht jedoch wird die Integrität der Transaktion durch die XML-Syntax bewiesen. Diese Daten tragen den digitalen Fingerabdruck des Geschäftsvorfalls. Bei Streit über Rechnungsbetrag oder Leistungsdatum wird der Richter den XML-Datenauszug anfordern, nicht einen Screenshot des PDF.“
Diese Hierarchie soll Mehrwertsteuerbetrug bekämpfen und die EU-weit geplanten Meldepflichten („VAT in the Digital Age“, ViDA) vereinfachen. Durch den Vorrang der maschinenlesbaren Ebene können Steuerbehörden Abgleiche zwischen vereinnahmter und gezahlter Vorsteuer automatisieren.
Marktreaktion und Jahresendgeschäft
Zum 25. Dezember 2025 befinden sich Unternehmen in der zweiten Phase der Umstellung. Während die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 gilt, rollt die Pflicht zum Versand schrittweise für kleinere Unternehmen aus.
Doch schon die Empfangspflicht bedeutet, dass alle Firmen XML-Daten validieren können müssen. Die jüngsten Erinnerungen deuten darauf hin, dass viele Unternehmen E-Rechnungen noch immer als „PDFs mit Anhang“ behandeln. Die Integration der XML-Daten in ihre Workflows ist oft mangelhaft.
„Wir erleben im Dezember 2025 eine Welle von Korrekturen“, berichtet eine Quelle eines großen Buchhaltungssoftware-Anbieters. „Viele Firmen haben spät erkannt, dass ihre Archive nur die PDF-Ansicht speichern. Jetzt hetzen sie, die originalen XML-Dateien vor Jahresende wiederherzustellen und zu indexieren, um den vollen Beweiswert für ihre Bücher zu sichern.“
Ausblick 2026: XML wird noch wichtiger
Für 2026 wird die beweisrechtliche Bedeutung der XML-Daten weiter zunehmen. Die Übergangsfristen, die für bestimmte Umsatzgrenzen noch Papier- oder „einfache“ PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten erlauben, werden schrittweise auslaufen.
Rechtsexperten rechnen im kommenden Jahr mit den ersten bedeutenden Finanzgerichtsurteilen, die explizit Abweichungen zwischen XML und PDF behandeln. Bis dahin bleiben die Verwaltungsrichtlinien der wichtigste Kompass.
Die Botschaft der jüngsten Entwicklungen ist eindeutig: Das PDF ist für das Auge, die XML für das Gesetz. Sicherzustellen, dass die Buchhaltungssysteme die strukturierten Daten priorisieren, validieren und archivieren, ist keine reine IT-Aufgabe mehr. Es ist eine grundlegende Voraussetzung für Rechtssicherheit und Steuerkonformität im digitalen Deutschland.
Das müssen Unternehmen beachten:
* XML validieren: Zahlen Sie keine Rechnung, basierend nur auf dem PDF, ohne die Übereinstimmung mit den XML-Daten geprüft zu haben.
* Original archivieren: Ihr digitales Archiv muss die vollständige Hybrid-Datei oder die reine XML-Quelle speichern, nicht nur eine flache Bilddatei.
* Workflows anpassen: Verabschieden Sie sich von manueller Dateneingabe; lassen Sie die XML-Daten den Buchungsprozess steuern, um Haftungsrisiken zu minimieren.
* Aktuell bleiben: Das BMF präzisiert seine Leitlinien fortlaufend. Es ist essenziell, Schreiben wie das vom 15. Oktober 2025 im Blick zu behalten.
Hinweis: Dieser Artikel basiert auf der Rechtslage in Deutschland zum 25. Dezember 2025. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Unternehmen sollten ihre konkreten E-Rechnungspflichten mit ihrem Steuerberater klären.
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