W-IdNr startet 2026, Stiftungsregister verzögert sich

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer tritt in die Umsetzungsphase ein, während das zentrale Stiftungsregister auf 2028 verschoben wird. Unternehmen erhalten die Nummer automatisch.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr) tritt am 1. Januar 2026 in die entscheidende Umsetzungsphase. Während die neue Standardnummer für Unternehmen Fahrt aufnimmt, verschiebt sich ein zentrales Digitalisierungsprojekt: Das bundesweite Stiftungsregister startet erst 2028.

Ein neuer Schlüssel für die deutsche Wirtschaft

Ab Neujahr beginnt die heiße Phase für die W-IdNr. Sie soll als dauerhafter, eindeutiger Identifikator für alle wirtschaftlich aktiven Personen und Unternehmen Bürokratie abbauen. Das Ziel: Einfacher Gewerbe anmelden und mit Behörden kommunizieren.

Die automatische Vergabe läuft bereits seit November 2024. Für die meisten bestehenden Unternehmen – insbesondere jene mit einer bestehenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) – verlief der Wechsel automatisch. Ihre neue W-IdNr entspricht der alten USt-IdNr, ergänzt um die Endung -00001.

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Im ersten Quartal 2026 richtet sich der Fokus auf komplexe Unternehmensstrukturen. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) wird dann beginnen, eigene Suffixe wie -00002 oder -00003 an Unternehmen mit mehreren Geschäftszweigen oder Niederlassungen zu vergeben. Diese Detailtiefe ist technische Voraussetzung für das geplante Basisregister, das verschiedene Verwaltungsregister vernetzen soll.

Was bedeutet das für Unternehmer?

Die gute Nachricht zum Jahresstart: Kein aktiver Antrag nötig. Die Vergabe erfolgt automatisch. Dennoch sollten Unternehmen wachsam bleiben.

• Neue Gewerbeanmeldungen: Wer ab dem 1. Januar 2026 ein Gewerbe anmeldet, erhält die W-IdNr automatisch zusammen mit der Steuernummer.
• Übergangsfrist: Die Pflicht, die Nummer im Schriftverkehr mit Finanzbehörden zu nutzen, gilt erst ab dem 31. Dezember 2026. 2026 dient als Einführungsphase.
• Neues Format: Die W-IdNr folgt dem Muster DE, gefolgt von neun Ziffern und einem fünfstelligen Suffix. Sie wird langfristig die Steuernummer als behördlichen Identifikator ersetzen – diese bleibt aber vorerst gültig.

Rückschlag für die Transparenz: Stiftungsregister startet später

Ein herber Rückschlag für die Digitalisierungsagenda: Die für 2026 geplante Einführung des zentralen Stiftungsregisters wurde um zwei Jahre verschoben. Der neue Starttermin ist der 1. Januar 2028.

Laut dem Bundesverband Deutscher Stiftungen sind technische Herausforderungen bei der sicheren digitalen Infrastruktur schuld an der Verzögerung. Die Pflicht für Stiftungen, sich einzutragen, sowie die damit verbundenen Transparenzanforderungen wurden ebenfalls aufgeschoben.

Diese Verspätung wirkt sich auch auf die W-IdNr aus. Während gewerbliche Unternehmen integriert werden, soll die Vergabe der Nummern an Stiftungen erst später im Jahr 2026 oder im Einklang mit dem neuen Zeitplan erfolgen.

Branche begrüßt gestaffelten Rollout

Steuerexperten und Verbände sehen den phasenweisen Start positiv. Er verhindere eine überfordernde “Big-Bang”-Einführung, die Unternehmens-IT-Systeme überlasten könnte. Die Verzögerung beim Stiftungsregister gebe den Stiftungen mehr Zeit für die Datenaufbereitung.

“2026 wird der Stresstest für das W-IdNr-System”, heißt es in einer Mitteilung einer großen Industrie- und Handelskammer. “Bis Jahresende erwarten wir den reibungslosen Parallelbetrieb von alter Steuernummer und neuer W-IdNr.”

Die Vision vom Once-Only-Prinzip – Unternehmen liefern Daten nur einmal an den Staat – rückt näher, auch wenn der Weg dorthin noch Baustellen aufweist. Unternehmen wird geraten, regelmäßig ihr digitales Postfach (z.B. ELSTER) auf die offizielle Mitteilung ihrer W-IdNr zu überprüfen, falls sie diese noch nicht erhalten haben.

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