Verpflegungspauschale Italien 2026: Das müssen Unternehmen wissen
19.03.2026 - 00:00:21 | boerse-global.de
Für deutsche Firmen mit Geschäftsbeziehungen nach Italien sind die neuen Pauschalen für Reisekosten ab 2026 verbindlich. Das Bundesfinanzministerium hat die Sätze für Verpflegung und Übernachtung angepasst – mit teils erheblichen Unterschieden zwischen den Regionen.
Offizielle Tagessätze: Rom, Mailand und „Rest von Italien“
Das deutsche Steuerrecht unterteilt Italien in drei Gebiete, die unterschiedliche Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen vorgeben. Die Sätze gelten seit dem 1. Januar 2026.
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In Rom liegt die volle 24-Stunden-Pauschale bei 48 Euro. Bei An- und Abreisetagen oder Tagestrips über acht Stunden sind 32 Euro ansetzbar. Die Übernachtungspauschale beträgt hier 150 Euro.
Für Mailand, Italiens Wirtschaftszentrum, gelten andere Regeln. Die Verpflegungspauschale für einen vollen Tag beträgt 42 Euro (28 Euro for Teil-Tage). Auffällig ist die Übernachtungspauschale: Mit 191 Euro gehört sie zu den höchsten in Südeuropa und spiegelt die teuren Hotelpreise der Metropole wider.
Der „Rest von Italien“ folgt den Verpflegungssätzen Mailands (42/28 Euro), übernachtet wird jedoch wie in Rom mit 150 Euro pauschal. Wichtig: Die Übernachtungspauschale gilt nur für steuerfreie Arbeitgebererstattungen. In der privaten Steuererklärung sind stets originale Belege nötig.
Pflichtabzüge: So werden gestellte Mahlzeiten verrechnet
Erhält ein Mitarbeiter Mahlzeiten gestellt, muss die Pauschale gekürzt werden. Diese Abzüge berechnen sich stets vom vollen Tagessatz des jeweiligen Ortes – unabhängig davon, ob es sich um einen Anreisetag handelt.
Die gesetzlichen Kürzungssätze sind fix: 20 Prozent für Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Konkret bedeutet das: In Rom (48 Euro) werden für ein gestelltes Frühstück 9,60 Euro abgezogen, für Mittag- oder Abendessen je 19,20 Euro. Wer alle drei Mahlzeiten erhält, bekommt keine Verpflegungspauschale mehr. Die Pauschale kann jedoch nicht negativ werden.
In Mailand und dem Rest Italiens (42 Euro) betragen die Abzüge 8,40 Euro für Frühstück und je 16,80 Euro für die Hauptmahlzeiten. Steuerberater raten: Diese täglichen Kürzungen müssen in der Reisekostenabrechnung lückenlos dokumentiert werden.
Komplexe Reisen: Transitregeln für Grenzübertritte
Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Grenzübertritten gelten spezielle Transitregeln. Sie legen fest, welcher Ortssatz an welchem Tag anzuwenden ist.
Reist ein Mitarbeiter von Deutschland nach Italien und erreicht sein Ziel vor Mitternacht Ortszeit, gilt der Ankunftsort. Kommt er also um 23 Uhr in Mailand an, erhält er die Teil-Tagespauschale von 28 Euro für diesen Tag.
Auf der Rückreise gilt der Satz des letzten ausländischen Arbeitsortes. Wer also eine Besprechung in Rom beendet und nach Frankfurt fliegt, bekommt für den Reisetag die Rom-Abreisepauschale von 32 Euro.
Bei Rundreisen durch mehrere Länder ist für jeden Tag der Ort maßgeblich, an dem sich der Reisende um Mitternacht befindet. Moderne Buchhaltungssoftware berechnet diese Szenarien zwar automatisch. Dennoch müssen Mitarbeiter ihre genauen Reisezeiten korrekt erfassen, um Fehler zu vermeiden.
Steuerliche Compliance: Warum genaue Abrechnung Pflicht ist
Die Einhaltung der offiziellen Pauschalen ist für Unternehmen verpflichtend. Während die Inlandspauschale in Deutschland seit Jahren unverändert bei 28 Euro liegt, werden Auslandssätze regelmäßig an die lokale Wirtschaftslage angepasst. Die aktuellen Italien-Sätze spiegeln die hohen Lebenshaltungskosten in den europäischen Wirtschaftszentren wider.
Bei Betriebsprüfungen kontrollieren Finanzämter Reisekostenabrechnungen streng. Erstattungen, die die offiziellen Pauschalen übersteigen, müssen als steuerpflichtiger Lohn nachversteuert werden. Das kann für den Arbeitgeber Nachzahlungen und Strafen bedeuten.
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Die meisten größeren deutschen Unternehmen haben die BMF-Tabellen für 2026 daher bereits in ihre digitale Reisekostenverwaltung integriert. Die Systeme wenden automatisch die richtigen Sätze für Rom, Mailand oder andere Regionen an und ziehen Abzüge für gestellte Mahlzeiten korrekt ab.
Ausblick: Wann kommen neue Anpassungen?
Ob die Pauschalen für 2027 erneut steigen, hängt von der Preisentwicklung im Gastgewerbe ab. Das Bundesfinanzministerium beobachtet die Inflation in der Eurozone und gibt üblicherweise Ende November neue Richtwerte bekannt.
Bis dahin raten Personaler und Steuerberater zu regelmäßigen internen Kontrollen. Klare Richtlinien für Mitarbeiter – etwa zu den Unterschieden zwischen Rom, Mailand und dem Rest Italiens – senken das Fehlerrisiko. Angesichts des lebhaften Geschäftsverkehrs zwischen Deutschland und Italien bleibt die korrekte Handhabung der Verpflegungspauschale eine Kernaufgabe jedes international agierenden Unternehmens.
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