Outlook: Microsoft stellt Quick Parts für 2026 wieder her
31.12.2025 - 21:23:12
Microsoft beschert Power-Usern pünktlich zum Jahreswechsel ein lang ersehntes Feature: Die Automatisierungsfunktion Quick Parts ist zurück – und besser als je zuvor. Nach monatelanger Abwesenheit in der neuen Outlook-Version steht das Tool ab sofort wieder für effizientes Arbeiten bereit.
Die Wiederbelebung der „Bausteine“ ist ein entscheidender Schritt für Microsofts Strategie. Das Unternehmen will die Lücke zwischen dem klassischen, funktionsreichen Outlook und der modernen, cloud-basierten Version schließen. Für Unternehmen, die 2026 auf reibungslose Workflows setzen, kommt das Update genau zum richtigen Zeitpunkt.
Die Quick-Parts-Galerie ist ein Produktivitäts-Turbo. Nutzer können damit wiederverwendbare Textbausteine, Tabellen oder sogar Bilder mit einem Klick in E-Mails einfügen. Für alle, die regelmäßig standardisierte Antworten, rechtliche Hinweise oder Meeting-Einladungen versenden, bedeutet das das Ende monotoner Tipparbeit.
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„Eine Top-Funktion für 2026“, urteilen Experten von TrueITPros in einer aktuellen Analyse. Die Wiederintegration schließe eine gravierende Effizienzlücke. Bislang mussten Nutzer auf externe Clipboard-Tools oder Text-Expander zurückgreifen. Jetzt ist die Automatisierung direkt in Outlook integriert.
Laut dem offiziellen Microsoft 365 Roadmap (ID 532733) hat das Rollout der Funktion im Dezember begonnen und ist nun für die meisten Nutzer in Standard-Umgebungen verfügbar.
So funktioniert die moderne Baustein-Galerie
Das überarbeitete Tool überzeugt mit einer klareren Bedienung. Nutzer erreichen es direkt im Fenster für neue E-Mails.
- Erstellung: Einfach den gewünschten Text in einer E-Mail markieren, im „Einfügen“-Tab „Auswahl in Quick Parts-Katalog speichern“ wählen – fertig.
- Organisation: Die neue Galerie erlaubt eine bessere Sortierung. Bausteine lassen sich in Ordner wie „Angebote“, „Support“ oder „Interne Mitteilungen“ ablegen.
- Einfügung: Beim Tippen erscheinen gespeicherte Bausteine entweder direkt im Menü oder als Vorschlag durch die Autovervollständigung. Diese nutzt dieselbe Predictive-Text-Engine wie Microsoft Editor.
Schulungsanbieter wie UPIQ weisen in aktuellen Webinaren auf einen wichtigen Unterschied hin: Quick Parts ist nicht zu verwechseln mit Quick Steps. Letzteres automatisiert das Verarbeiten von E-Mails (wie Verschieben oder Markieren). Quick Parts automatisiert hingegen die Erstellung von Inhalten – ein entscheidender Vorteil für alle mit hohem E-Mail-Aufkommen.
Integration mit KI und Ausblick auf 2026
Die Rückkehr der Bausteine stößt in IT- und Verwaltungsabteilungen auf breite Zustimmung. Berufsverbände wie die NJCPA empfehlen ihren Mitgliedern in aktuellen Workshops, die Bibliothek noch vor dem Januar-Ansturm einzurichten.
Analysten sehen in dem Update einen Teil eines größeren Trends: die „Hybridisierung“ von E-Mail-Clients. Microsoft gelingt es zunehmend, die schlanke, Web-orientierte Architektur des neuen Outlook mit dem mächtigen Funktionsumfang der alten Win32-Anwendung zu vereinen.
Der nächste logische Schritt ist die Kopplung mit Microsoft 365 Copilot. Bislang müssen Nutzer ihre Bausteine noch manuell anlegen. Doch bereits im ersten oder zweiten Quartal 2026 könnte die KI vorschlagen, häufig versendete E-Mail-Inhalte automatisch als Quick Parts zu speichern. Das würde die lästige Routinearbeit im Posteingang weiter reduzieren.
Die Empfehlung für heute: Nutzen Sie die letzten Stunden des Jahres 2025, um Ihre persönliche Baustein-Bibliothek aufzubauen. Starten Sie so direkt mit einem schnelleren und einheitlicheren E-Mail-Workflow ins neue Jahr.
Hinweis: Die Informationen zu Software-Funktionen und Veröffentlichungsterminen basieren auf öffentlichen Ankündigungen und Roadmap-Daten vom 31. Dezember 2025. Die Verfügbarkeit kann je nach Region und Organisations-Einstellungen variieren.
PS: Viele Nutzer übersehen wichtige Outlook‑Einstellungen, sodass Bausteine und Vorlagen nicht richtig synchronisiert werden. Der kostenlose Outlook‑Spezialkurs zeigt, welche Einstellungen Sie prüfen sollten, wie Sie Quick Parts optimal organisieren und wie Sie Outlook‑Daten sicher speichern – inklusive praktischer Zeitspar-Tipps und Kontoeinstellungen für die wichtigsten Provider. Holen Sie sich das Praxis‑Paket für einen reibungslosen Start ins neue Jahr. Jetzt Outlook‑Spezialkurs anfordern
