Outlook: Automatische Antworten werden auf dem Smartphone ausgeblendet

Microsoft hat eine neue Funktion für die mobile Outlook-App eingeführt, die automatische Antworten standardmäßig einklappt, um E-Mail-Threads übersichtlicher zu gestalten. Der Rollout für Microsoft-365-Kunden ist abgeschlossen.

Microsoft entschlackt E-Mail-Threads in der mobilen Outlook-App. Eine neue Funktion blendet automatische Abwesenheitsnotizen standardmäßig aus – rechtzeitig zur Urlaubssaison.

Abwesenheitsmeldungen und andere automatische Antworten können E-Mail-Konversationen auf dem Smartphone schnell unübersichtlich machen. Microsoft hat diese Woche die Auslieferung einer Gegenmaßnahme abgeschlossen. Die Funktion „Collapsed Auto-Replies“ erkennt und minimiert solche Systemnachrichten in Threads für die Apps auf iOS und Android. Sie ist für die meisten Nutzer bereits aktiv.

Das Ende der „Abwesend“-Flut

Wer jemals eine E-Mail an eine große Verteilerliste geschickt hat, kennt das Problem: Sekunden später trudeln Dutzende automatische Abwesenheitsnotizen ein. Sie verstopfen den Posteingang und begraben die eigentliche Unterhaltung unter sich. Auf dem kleinen Bildschirm eines Smartphones wird die Navigation im Thread so zur mühsamen Scroll-Übung.

Genau hier setzt das Update an. Die mobilen Outlook-Apps erkennen automatische Antworten nun und blenden sie gebündelt und eingeklappt im Lesebereich aus. Die Nachrichten werden nicht gelöscht oder verschoben, sondern sind nur auf den ersten Blick versteckt. Wer die Details einer bestimmten Abwesenheitsnotiz lesen möchte – etwa um einen Ersatzansprechpartner zu finden –, kann den Bereich per Tippen wieder aufklappen.

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Rollout abgeschlossen – Kein Zutun nötig

Der Rollout der Funktion begann Anfang Dezember und erreichte am Montag, den 22. Dezember, die allgemeine Verfügbarkeit. Sie gilt für alle kommerziellen Microsoft 365-Kunden, inklusive Government Cloud-Umgebungen.

Für IT-Administratoren ist die Neuerung entlastend: Es handelt sich um eine Standard-Einstellung. Es ist keine manuelle Konfiguration, Policy-Änderung oder Nutzeraktion erforderlich, um sie zu aktivieren. Das Verhalten ist fest in die mobile Client-Software integriert und sorgt so für eine einheitliche Erfahrung in der gesamten Belegschaft – ohne zusätzliche Tickets für den Helpdesk.

Strategie: Kontextuale Produktivität

Die Optimierung passt in Microsofts Strategie der „kontextuellen Produktivität“ für 2025. Das Ziel ist es, Reibungsverluste bei alltäglichen Aufgaben zu reduzieren. Indem die App zwischen Inhalt (menschliche Antworten) und Status (automatisierte Antworten) unterscheidet, hilft sie Nutzern, den Fokus auf die eigentliche Aufgabe zu behalten.

„Um Nutzern zu helfen, sich auf den Hauptkonversationsverlauf zu konzentrieren, werden automatische Antworten jetzt automatisch eingeklappt“, so Microsoft in der Roadmap-Beschreibung. Was wie eine kleine UI-Verbesserung aussieht, adressiert ein echtes kognitives Problem. Auf dem Smartphone kann das Scrollen an fünf oder sechs generischen Abwesenheitsmeldungen vorbei den Lesefluss stören und dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden.

Branchenbeobachter sehen in solchen „Mikro-Features“ den Schlüssel, um die Bindung von Power Usern an die Outlook-App gegenüber Konkurrenten wie Apple Mail oder Gmail zu stärken – besonders in Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen.

Dezember voller Updates für Microsoft 365

Die neue Funktion ist Teil einer Reihe von Jahresend-Updates für das Microsoft-365-Ökosystem. Weitere Neuerungen im Dezember 2025 waren:
* Das Aus für „Favorisierte Kontakte“: Die veraltete Funktion wurde durch ein intelligenteres „Häufige Kontakte“-Modell ersetzt, das auf Nutzerinteraktionen basiert.
* Ende des Supports für ältere Android-Versionen (Android 8) in Microsoft Teams bis Ende Dezember.
* Kritische Sicherheitsupdates für den Outlook-Desktop-Client, die am 9. Dezember veröffentlicht wurden.

Mit dem Update starten viele Berufstätige etwas entspannter ins neue Jahr. Wenn sie im Januar 2026 ihre mobilen Apps öffnen, um verpasste E-Mails aufzuarbeiten, finden sie aufgeräumtere Threads vor. Die Flut an Urlaubs-Antworten ist ordentlich verstaut – und der Blick frei für die Arbeit, die wirklich ansteht.

Die Funktion ist für die meisten Nutzer bereits aktiv. Wer die eingeklappten Antworten auf seinem Gerät noch nicht sieht, sollte sicherstellen, dass die Outlook-App über den Apple App Store oder Google Play Store auf die neueste Version aktualisiert ist.

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