Microsoft Project Online: Ära endet im September 2026

Bis September 2026 müssen Unternehmen ihre Daten aus Project Online migrieren. Der neue Microsoft Planner ersetzt den Dienst mit KI-Funktionen.

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Für alle, die noch auf Microsofts veraltete Projektmanagement-Infrastruktur setzen, tickt die Uhr. Seit diesem Monat können Bestandskunden keine neuen Project-Online-Instanzen mehr erstellen. Das ist ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur endgültigen Abschaltung des Dienstes. Microsoft bündelt seine Tools stattdessen in der „neuen" Microsoft Planner, die seit Jahresbeginn umfangreiche Updates erhalten hat.

Der Ausstieg begann bereits Ende 2025 und nähert sich nun der finalen Deadline. IT-Leiter und Projektmanagementbüros (PMOs) müssen ihre historischen Daten, aktuelle Zeitpläne und Ressourcenzuweisungen migrieren – bevor der Dienst später in diesem Jahr komplett verschwindet.

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Der Fahrplan bis September: Ein festgelegter Zeitplan

Die aktuellen Einschränkungen sind der vorletzte Schritt in einer Timeline, die Microsoft erstmals im September 2025 festlegte. Branchenanalysten betonen, dass die Abfolge darauf abzielt, Unternehmen von der veralteten SharePoint-Architektur auf einen modernen Stack mit Microsoft Graph und Dataverse umzustellen.

Der Rückzug begann am 1. Oktober 2025, als Microsoft den Verkauf reiner Project-Online-Lizenzen an Neukunden einstellte. Nach dem aktuellen Einfrieren neuer Instanzen im April 2026 folgt der entscheidende Termin: Am 30. September 2026 schaltet Microsoft Project Online komplett ab. Laut technischer Dokumentation gibt es weder eine Gnadenfrist noch einen Nur-Lese-Modus. Daten, die bis dahin nicht exportiert oder migriert wurden, sind unwiederbringlich verloren.

Dieser Schritt ist keine bloße Umbenennung, sondern ein fundamentaler Wandel in der Datenspeicherung und -verarbeitung. Die Architektur von Project Online basierte auf SharePoint-Frameworks aus dem Jahr 2013 – und konnte die Echtzeit-Zusammenarbeit und KI-Funktionen wie Microsoft 365 Copilot nicht unterstützen, die heute im Mittelpunkt der Microsoft-Strategie stehen.

Die neue Planner-Erfahrung: Updates aus dem Frühjahr 2026

Während Project Online verschwindet, positioniert Microsoft den überarbeiteten Microsoft Planner als primäre Lösung für das Arbeitsmanagement. Zwischen Mitte Januar und Mitte Februar 2026 erhielt die Planner-App in Microsoft Teams und im Web ein massives Update. Die modernisierte Benutzeroberfläche reduziert visuelles Rauschen und verbessert die Navigation über verschiedene Plantypen hinweg.

Eine der wichtigsten Neuerungen: Das traditionelle Kommentarsystem für Aufgaben wurde durch eine „Task Chat"-Funktion ersetzt. Diese ermöglicht Echtzeit-Unterhaltungen mit Threads direkt in der Aufgabenkarte, inklusive Rich-Text-Formatierung und @-Erwähnungen, die Benachrichtigungen im Teams-Aktivitätsfeed auslösen. Ältere Kommentare wurden nicht gelöscht, sondern in eine sekundäre Ansicht verschoben, die über einen Link zu Outlook erreichbar ist.

Zudem hat Microsoft professionelle Funktionen für mehr Nutzer geöffnet. Seit Februar 2026 steht eine „Ziele"-Ansicht auch für Basispläne zur Verfügung, sodass Teams einzelne Aufgaben mit übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen können. Der Project Manager Agent – ein KI-gestützter Assistent – ist nun für alle Plantypen verfügbar, sofern der Nutzer eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz besitzt. Er hilft bei der Planerstellung und Statusberichten.

Strategische Änderungen: Diese Features fallen weg

Die Entwicklung hin zu einem einheitlichen Planner hat die Einstellung mehrerer Nebenfunktionen erzwungen, die einst zum Microsoft-365-Ökosystem gehörten. Im ersten Quartal 2026 wurden mehrere Integrationen eingestellt, um die Leistung der Anwendung zu optimieren.

Eine der auffälligsten Streichungen: Die iCalendar-Feed-Integration ist weg. Bisher konnten Nutzer ihre Planner-Aufgaben in externen Kalendern wie Outlook anzeigen. Microsoft bietet keinen direkten Ersatz an und empfiehlt stattdessen die Nutzung der integrierten Ansichten „Mein Tag" und „Meine Aufgaben" in Planner oder Teams.

Weitere Einstellungen Anfang 2026:
- Loop-Integration: Planner-Komponenten in Microsoft Loop-Seiten wurden entfernt. Statt einer eingebetteten interaktiven Tafel zeigen Loop-Arbeitsbereiche nun einen Link zum ursprünglichen Plan.
- Whiteboard-Registerkarte: Die automatische Whiteboard-Registerkarte für Premium-Pläne wurde entfernt. Bestehende Whiteboards bleiben über die eigenständige Whiteboard-App zugänglich.
- Viva Goals-Integration: Nach der Einstellung von Viva Goals am 31. Dezember 2025 ist der Einstiegspunkt für die Planner-Integration nicht mehr funktionsfähig.

Diese Änderungen spiegeln den Wandel hin zu einem „gesprächsorientierten" Aufgabenmanagement wider, das die Integration mit Microsoft Teams priorisiert.

Migrationsoptionen für komplexe Portfolios

Für Unternehmen mit Anforderungen, die über die aktuellen Fähigkeiten des Standard-Planners hinausgehen, erfordert der Umstieg von Project Online eine sorgfältige Planung. Der neue Planner (der frühere „Project for the web") bietet zwar Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten und Basispläne, hat aber Grenzen – etwa ein Limit von 3.000 Aufgaben pro Plan.

Technische Berater empfehlen zwei Hauptwege für Großanwender:

1. Migration zu Planner Premium auf Basis der Power Platform. Durch die Datenverschiebung zu Dataverse können Unternehmen benutzerdefinierte Power Apps erstellen, um Governance, Risikomanagement und komplexe Portfolio-Berichte abzubilden.

2. Microsoft Project Desktop (Standard und Professional) bleibt vom Auslaufen von Project Online unberührt und wird weiterhin unterstützt. Für Unternehmen, die eine serverseitige Lösung benötigen, aber nicht vollständig auf die neue Planner-Architektur umsteigen können, hat Microsoft die Unterstützung für Project Server Subscription Edition bis mindestens 2031 zugesichert. Das bietet eine langfristige On-Premises- oder Private-Cloud-Alternative.

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Ausblick: Der Countdown läuft

Nachdem die April-Frist für neue Instanzen verstrichen ist, konzentriert sich die globale IT-Community nun auf die Datensicherung und die Einführung neuer Arbeitsweisen. In den nächsten fünf Monaten wird ein sprunghafter Anstieg der Migrationsaktivitäten erwartet.

Microsofts Strategie zielt darauf ab, eine kohärentere Kategorie des „Arbeitsmanagements" zu schaffen, anstatt separate „Aufgaben"- und „Projekt"-Silos zu unterhalten. Durch den erzwungenen Umzug zu Dataverse und dem Teams-integrierten Planner setzt der Konzern darauf, dass die Vorteile der KI-gestützten Planung und der einheitlichen Zusammenarbeit die Reibungsverluste durch die Abschaltung alter Systeme überwiegen. Für viele PMOs bleibt die unmittelbare Herausforderung jedoch die technische Umsetzung: Jahre historischer Projektdaten müssen in eine neue, grundlegend andere Umgebung migriert werden – bevor im Herbst endgültig der Stecker gezogen wird.