Microsoft Copilot: KI-Assistent plant jetzt Meetings automatisch um

Microsoft stattet seinen KI-Assistenten Copilot mit einer neuen Superkraft aus: Er löst Terminkonflikte von selbst. Die tief in Outlook und Teams integrierte Funktion soll Millionen Berufstätigen die lästige Kalenderkoordination abnehmen – ein strategischer Schachzug im Wettbewerb um die produktivste Arbeitsumgebung.

Der Kern der Neuerung ist eine automatische Konfliktlösung. Nutzer mit Copilot-Lizenz können ab sofort Einzelgespräche oder persönliche Termine als „flexibel“ markieren. Bucht dann ein dringenderes Meeting den gleichen Slot, sucht die KI eigenständig den nächsten freien Zeitraum und verschiebt den flexiblen Termin. Nutzer behalten die Kontrolle, indem sie Präferenzen für die Umbuchung festlegen.

Besonders praktisch ist das für wichtige, aber nicht zeitkritische wöchentliche Jour fixes. Entsteht ein Konflikt, scannt Copilot die Kalender beider Teilnehmer und erledigt die Logistik, für die früher eine Kette von E-Mails nötig war. „Die Automatisierung soll den administrativen Ballast reduzieren, der den modernen Arbeitstag ausbremst“, so die Intention von Microsoft.

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Ein Kalender für Teams und Outlook

Grundlage für die KI-Entscheidungen ist ein neu vereinheitlichter Kalender in Microsoft Teams und Outlook. Bislang führten viele Nutzer zwei separate Kalender – eine Quelle für Ineffizienz. Die integrierte Ansicht soll das Hin- und Herschalten zwischen Apps überflüssig machen.

Dieses vereinte System bildet die Basis für Copilots neue Fähigkeiten. Es ist zudem kontextsensitiv: Verknüpft mit „Microsoft Places“, erkennt die KI, ob ein Nutzer im Büro ist. Sie schlägt dann etwa verfügbare Räume für Meetings vor, die noch keinen Ort haben. So entsteht ein nahtloser Planungsprozess, der sich dem Arbeitskontext anpasst.

Von Cortana zu Copilot: Die Evolution der KI-Planung

Microsoft erforscht KI-gestützte Terminplanung seit Jahren. Ein Vorläufer war „Calendar.help“, ein Projekt mit der Digital-Assistentin Cortana. Dieses System verhandelte per E-Mail Termine mit Teilnehmern, bis ein Konsens gefunden war.

Die neue Copilot-Integration geht deutlich weiter. Statt als separater Dienst in E-Mail-Ketten zu agieren, arbeitet die automatische Umbuchung nativ im Kalender. Dieser Wandel vom konversationellen Assistenten zum integrierten, autonomen Agenten zeigt die Entwicklung von Microsofts KI-Strategie: Sie setzt auf nahtlose Automatisierung im Hintergrund, die bestehende Abläufe verbessert, statt neue Schritte hinzuzufügen.

Wettbewerbsvorteil durch tiefe Integration

Mit der automatischen Terminplanung greift Microsoft einen der größten Störfaktoren im Arbeitsalltag an. Der Vorteil gegenüber spezialisierten Tools wie Calendly ist die native Integration. Die Funktion arbeitet dort, wo hunderttausende Unternehmen ohnehin schon arbeiten – in der Microsoft-365-Cloud.

Branchenbeobachter sehen darin weniger eine revolutionäre Idee, als vielmehr die perfekte Umsetzung in einer dominanten Umgebung. Indem Microsoft intelligente Automatik direkt in Outlook und Teams einbettet, stärkt es den Wert seines 365-Abos und seine KI-Vision für die Zukunft der Arbeit. Die KI soll so zur fundamentalen Schicht der Nutzererfahrung werden.

Der nächste Schritt: KI managt komplette Meetings

Aktuell konzentriert sich die Funktion auf Einzeltermine. Der logische nächste Schritt ist die Ausweitung auf Gruppenmeetings. Diese stellen die KI vor eine weit größere Herausforderung, da die Kalender und Prioritäten mehrerer Teilnehmer abgestimmt werden müssen.

Weitere Entwicklungen deuten auf eine umfassendere KI-Rolle hin. Microsoft arbeitet an Features wie „Facilitator“, einem KI-Agenten für Tagesordnungen, Protokolle und Folgeaufgaben. Zusammen mit der intelligenten Terminplanung zeichnet sich so ein klares Ziel ab: ein End-to-End, KI-gemanagter Meeting-Lebenszyklus. Copilot könnte Meetings künftig nicht nur planen, sondern auch vorbereiten, moderieren und deren Ergebnisse nachverfolgen.

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