Microsoft beendet kostenlose Premium-Lizenzen für Non-Profits
18.01.2026 - 15:32:17
Für Tausende gemeinnützige Organisationen weltweit beginnt heute eine neue, teurere Ära ihrer Digitalisierung. Die Schonfrist für alte Microsoft-365-Lizenzen ist abgelaufen – und zwingt die Branche zu einem kostspieligen Umstieg.
Ab sofort müssen zahlreiche Wohlfahrtsverbände, Hilfsorganisationen und soziale Einrichtungen für Software zahlen, die sie jahrelang kostenlos nutzen konnten. Die Umstellung betrifft insbesondere die wegfallenden Gratis-Lizenzen für „Microsoft 365 Business Premium“ und „Office 365 E1“. Viele IT-Abteilungen arbeiten unter Hochdruck, um Dienstunterbrechungen zu verhindern. Der Termin offenbart, wie komplex und kostenintensiv IT-Compliance für den Dritten Sektor geworden ist.
Das Ende der „kostenlosen Premium“-Ära
Mehr als ein Jahrzehnt lang erhielten berechtigte Non-Profit-Organisationen umfangreiche Gratis-Lizenzen von Microsoft. Selbst kleine Vereine konnten so Enterprise-Sicherheitsfeatures, Gerätemanagement via Intune und Desktop-Versionen von Office-Programmen ohne Budgetbelastung nutzen.
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Doch diese Zeiten sind vorbei. Unter der neu ausgerichteten „Microsoft Elevate“-Initiative – Nachfolger des „Tech for Social Impact“-Programms – gibt es kostenlos nur noch den abgespeckten „Microsoft 365 Business Basic“-Plan. Dieser ist rein cloud-basiert und bietet weder Desktop-Apps noch erweiterte Sicherheitsfunktionen.
Wer mehr benötigt, muss jetzt zuzahlen. Zwar gewährt Microsoft weiterhin Rabatte von etwa 75 Prozent gegenüber kommerziellen Preisen. Doch der Wechsel von „kostenlos“ zu „subventioniert“ schafft eine neue Budgetposition. Für einen typischen Verein mit 10 bis 20 Mitarbeitern können so schnell mehrere Tausend Euro jährliche Mehrkosten entstehen. Eine fundamentale Neuausrichtung der IT-Finanzierung wird notwendig.
Akute Risiken: Compliance und Datenverlust
Die auslaufenden Lizenzen bergen unmittelbare Gefahren. Organisationen, die die Migration verpasst haben, verlieren sofort den Zugang zu ihren Diensten.
Kritischer ist die Datenlage. Daten von abgelaufenen Konten werden nur für eine begrenzte Zeit – typischerweise 90 Tage – vorgehalten, bevor sie endgültig gelöscht werden. Für Vereine, die mit sensiblen Spenderdaten, Leistungsempfänger-Informationen oder behördlichen Dokumenten arbeiten, droht ein katastrophaler Datenverlust.
Damit wachsen auch die Compliance-Risiken. Die DSGVO und andere Datenschutzverordnungen verpflichten Organisationen zur Sicherstellung von Datenintegrität und -zugänglichkeit. IT-Prüfer warnen: Ein Lizenz-Lapsus könnte als Versäumnis bei der Umsetzung angemessener technischer Schutzmaßnahmen gewertet werden. Die aktuelle Migrationswelle ist daher nicht nur eine Frage funktionierender E-Mails, sondern der rechtlichen Verpflichtung.
Microsofts Strategiewechsel: Von Spende zu Partnerschaft
Die Lizenzänderungen sind Teil einer größeren strategischen Neuausrichtung. Im August 2025 kündigte Microsoft „Elevate“ an – ein Programm, das mit einem Volumen von umgerechnet rund 3,7 Milliarden Euro über fünf Jahre ausgestattet ist. Ziel ist es, den Non-Profit-Sektor in Richtung skalierbarer, sicherer und KI-fähiger Infrastrukturen zu lenken, anstatt auf veraltete Spendenmodelle zu setzen.
Beobachter erkennen einen Branchentrend: den Wandel von der „Software-Spende“ zur „digitalen Partnerschaft“. Indem Microsoft die Nutzung bezahlter Tarife fördert, bindet es Non-Profits enger in sein kommerzielles Ökosystem ein. Sie erhalten dann die gleichen Sicherheitsupdates und Funktionen wie Firmenkunden.
Diese Strategie zeigt sich auch bei der strikteren Durchsetzung der Dynamics 365-Lizenzregeln, die bereits am 15. Januar 2026 in Kraft traten. Schlupflöcher für informelles Lizenz-Sharing sind damit Geschichte.
Die Praxis: Produktivitäts- und Sicherheitslücken
In den IT-Abteilungen der Branche sind die praktischen Konsequenzen bereits spürbar. Viele Organisationen weichen auf den kostenlosen Basic-Plan aus, doch das hat seinen Preis.
Der Verzicht auf Desktop-Anwendungen zwingt Mitarbeiter zur Nutzung der Web-Versionen von Word, Excel und Outlook – ein Produktivitätskiller für power-user. Noch gravierender ist die entstehende Sicherheitslücke. Denn der Basic-Plan enthält weder Intune für Gerätemanagement noch Defender for Business. In einer Zeit, in der Non-Profits zunehmend im Visier von Cyberkriminellen stehen, ist das ein erhebliches Risiko. Sicherheitsberater mahnen: „Kostenlos“ kann am Ende teuer werden, wenn es zu einem Datenleck führt.
Als Kompromiss setzen viele Vereine auf hybride Lizenzmodelle: Premium-Lizenzen für Stammpersonal mit sensiblen Daten, Basic-Lizenzen für Ehrenamtliche und Außendienstmitarbeiter. Diese differenzierte Verwaltung bedeutet jedoch mehr Aufwand für die oft ohnehin überlasteten IT-Teams.
Ausblick: KI-Kosten und schwindende Förderung
Nach der Hürde des 18. Januars richtet sich der Blick auf die Zukunft. Die Integration Künstlicher Intelligenz wird 2026 zum nächsten großen Thema. Microsoft positioniert seine „Copilot“-KI-Tools als zentralen Bestandteil seiner Produktivitätssuite. Preisanpassungen für kommerzielle Pläne werden für Juli 2026 erwartet.
Zwar genießen Non-Profits bei vielen Kernprodukten noch Preisgarantien. Analysten prognostizieren jedoch, dass die Kosten für KI-Funktionen langfristig auch im Sozialsektor ankommen werden. Das „Elevate“-Programm enthält bereits Vorgaben zur „KI-Bereitschaft“. Künftige Förderungen könnten sich darauf konzentrieren, Organisationen bei der Nutzung generativer KI für Fundraising und Programmumsetzung zu unterstützen.
Gleichzeitig laufen andere Unterstützungsprogramme aus. Das „Ads for Social Impact“-Grants-Programm endet noch in diesem Jahr, mit finalen Ausgabefristen im Januar 2027. Diese kumulative Verknappung „kostenloser“ Ressourcen unterstreicht eine klare Botschaft: Technologie kann nicht länger als nullkosten-Utility behandelt werden. Sie ist ein betriebskritisches Asset, das Investitionen, strategische Planung und rigoroses Compliance-Management erfordert – damit am Ende die Mission und nicht nur der Server gesichert bleibt.
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