KI-Schichtplanung: Betriebsräte erhalten ab August Vetorecht

Ab August 2026 müssen Unternehmen ihre KI-gesteuerte Personalplanung offenlegen – oder Millionenstrafen riskieren. Die EU-KI-Verordnung gibt Betriebsräten damit ein mächtiges neues Werkzeug in die Hand.

Die Schonfrist ist vorbei. Seit diesem Januar läuft für europäische Unternehmen der finale Countdown: Bis zum 2. August 2026 müssen sie ihre KI-Systeme zur Personalplanung an die strengen Vorgaben der EU-KI-Verordnung anpassen. Automatisierte Schichtplanungssoftware fällt dabei in die Kategorie „Hochrisiko-KI“. Für Unternehmen, die die Frist verpassen, drohen empfindliche Strafen von bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.

Betriebsräte erhalten Transparenz-Vorrecht

Für deutsche Betriebsräte bedeutet die Verordnung eine erhebliche Stärkung ihrer Mitbestimmungsrechte. Schon nach dem Betriebsverfassungsgesetz haben sie bei der Einführung von Überwachungstechnik ein Mitspracherecht. Die KI-Verordnung erweitert dieses Recht nun um eine zwingende Transparenzpflicht.

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Unternehmen müssen die Mitarbeitervertretung künftig vor der Inbetriebnahme eines KI-Systems informieren. Sie müssen Auskunft geben über den Zweck der KI, die verarbeiteten Daten und die geplanten Kontrollmaßnahmen. Arbeitsrechtler erwarten deshalb eine Welle neuer Betriebsvereinbarungen, die den Einsatz algorithmischer Planung regeln.

„Die Betriebsräte können jetzt die technische Dokumentation der Software-Anbieter einfordern“, erklärt eine Arbeitsrechtlerin. Damit soll verhindert werden, dass die KI bestimmte Mitarbeitergruppen diskriminiert – etwa durch ungerechte Verteilung von Nachtschichten.

Mensch muss letzte Entscheidung behalten

Ein Kernpunkt der neuen Regelung ist die menschliche Aufsichtspflicht. Vollautomatische Schichtpläne ohne menschliche Prüfung werden für Hochrisiko-KI illegal. Die Software muss so gestaltet sein, dass eine verantwortliche Person jede Entscheidung der KI nachvollziehen, korrigieren oder das System ganz stoppen kann.

Für Personalabteilungen bedeutet das einen erheblichen Arbeitsaufwand. Schichtplaner müssen künftig verstehen, warum die KI einem bestimmten Mitarbeiter eine Spätschicht zuweist. Können sie einen algorithmischen Bias nicht erklären oder korrigieren, machen sie sich angreifbar. Viele etablierte Software-Anbieter rüsten ihre Plattformen derzeit entsprechend nach.

Folgenabschätzung für Grundrechte wird Pflicht

Ein weiterer neuer Hebel für Betriebsräte ist die Grundrechte-Folgenabschätzung. Vor dem Einsatz einer Hochrisiko-KI müssen Unternehmen künftig prüfen, welche Risiken für Arbeitnehmerrechte bestehen. Dazu zählen das Diskriminierungsverbot und das Recht auf faire Arbeitsbedingungen.

Zwar gilt diese Pflicht primär für Behörden, doch viele Großkonzerne übernehmen sie bereits als freiwilligen Standard. Betriebsräte sollten die Ergebnisse dieser Prüfung in der Konsultationsphase anfordern. Zeigt die Abschätzung, dass ein Tool den Gesundheitsschutz gefährdet – etwa durch unregelmäßige Ruhezeiten –, liefert das die Grundlage für ein Vetorecht.

Drei Schritte zur Compliance bis August

Die verbleibenden sieben Monate bis zur Frist müssen Unternehmen für drei zentrale Aufgaben nutzen:

1. Bestandsaufnahme: Alle KI-Tools in Personalabteilung und Management identifizieren und kategorisieren.
2. Frühzeitige Einbindung: Die Betriebsräte sofort konsultieren, um Blockaden im dritten Quartal 2026 zu vermeiden.
3. Qualifizierung: HR-Mitarbeiter für ihre neue Rolle als kompetente „menschliche Aufseher“ schulen.

Der Markt für Personalsoftware befindet sich bereits im Umbruch. Anbieter eilen, Konformitätserklärungen auszustellen und ihre Produkte mit der CE-Kennzeichnung zu versehen. Für Europas Unternehmen endet damit die Ära der unregulierten algorithmischen Personalsteuerung. Die Kontrolle über den digitalen Arbeitsplatz wird neu verhandelt – mit den Betriebsräten am Verhandlungstisch.

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