HR-Digitalisierung: Strategiefehler gefährden Millioneninvestitionen
07.02.2026 - 02:16:12
Viele deutsche Unternehmen digitalisieren ihre Personalarbeit falsch. Eine neue Studie zeigt: Ohne strategische Einbindung der HR-Abteilungen bleiben Effizienzgewinne aus.
Die digitale Transformation der Personalabteilungen in Deutschland steckt in einer Sackgasse. Trotz hoher Investitionen in HR-Technologie scheitern zahlreiche Projekte oder verfehlen ihre Ziele. Aktuelle Analysen identifizieren nicht die Technik, sondern fundamentale strategische Fehler als Kernproblem. Ganz vorne: Die Personalabteilungen werden zu spät oder gar nicht in die Konzeption neuer Systeme einbezogen. Statt den Wandel aktiv zu gestalten, müssen HR-Teams oft fertige Lösungen abnicken – mit fatalen Folgen für Akzeptanz und Effizienz. Gleichzeitig bleiben die erhofften Kostensenkungen aus, wie eine neue Studie belegt. Der Grund: Der Fokus liegt auf der Digitalisierung alter Prozesse, nicht auf deren strategischer Neugestaltung.
Strategie vor Technik: Die Hauptursachen für das Scheitern
Die Einführung digitaler HR-Lösungen soll Abläufe beschleunigen und die Mitarbeitererfahrung verbessern. In der Realität werden neue Systeme jedoch oft kaum genutzt. Laut einer Analyse vom 5. Februar 2026 ist der Kardinalfehler, dass Unternehmen Technologie kaufen, bevor sie eine klare Strategie für die zu verbessernden Prozesse haben. Die Software wird zum Selbstzweck.
Ein weiteres Problem ist die Digitalisierung ineffizienter Abläufe. Statt Prozesse vorher zu optimieren, werden bestehende Mängel lediglich in ein digitales Korsett gezwängt. Das verschärft die Probleme häufig noch. Die größte Hürde bleibt aber die mangelnde Einbindung der HR-Mitarbeiter. Fehlt ihr Fachwissen und Feedback von Beginn an, leidet die Akzeptanz im Arbeitsalltag. Die Belegschaft muss den konkreten Nutzen verstehen und aktiv unterstützt werden, sonst machen Widerstand und Veränderungsmüdigkeit jeden Fortschritt zunichte.
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Studie belegt: Hohe Kosten, geringe Effizienz
Eine am 5. Februar veröffentlichte Studie der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und der Unternehmensberatung Kienbaum untermauert diese Schwächen mit Zahlen. Obwohl kräftig in die HR-Transformation investiert wird, sinken die Kosten kaum. Der Anteil der Personalausgaben an den Gesamtkosten der Unternehmen bleibt stabil.
Der Löwenanteil der HR-Kosten entfällt weiterhin auf Personalkosten für operative Tätigkeiten. Investitionen in IT zielen primär auf den reibungslosen Betrieb und die Digitalisierung von Kerngeschäften wie der Gehaltsabrechnung. Strategische Aufgaben wie Organisationsentwicklung werden dagegen stiefmütterlich behandelt. Besonders auffällig: Das transformative Potenzial von Künstlicher Intelligenz (KI) wird in den Personalabteilungen bisher kaum genutzt. Hier klafft eine Lücke zwischen technologischen Möglichkeiten und strategischer Umsetzung in den Unternehmen.
HR muss vom Verwalter zum Gestalter werden
Für eine erfolgreiche Digitalisierung muss sich die Rolle der Personalabteilung grundlegend ändern. HR darf nicht länger nur administrieren, sondern muss zum proaktiven Gestalter des Wandels werden. Das erfordert eine enge Zusammenarbeit mit IT und Fachbereichen von der ersten Projektminute an.
Die digitale Personalakte und optimierte Workflows bieten Chancen für effizientere und individuellere Prozesse. Dabei müssen Datenschutz und Compliance stets gewahrt bleiben. Zukünftige Regularien wie der EU AI Act, der auch das Personalmanagement betrifft, erhöhen den Druck, KI verantwortungsvoll einzusetzen. Der Schlüssel liegt darin, die Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen. Nur so lässt sich Akzeptanz schaffen und das volle Potenzial der Digitalisierung heben.
Ausblick: Strategische Partnerschaft als Wettbewerbsvorteil
Die Botschaft ist klar: Technologie allein macht die Personalarbeit nicht zukunftsfest. Unternehmen, die ihre HR-Teams früh als strategische Partner einbinden, werden einen Wettbewerbsvorteil erlangen. Es geht nicht nur um Tools, sondern um eine Kultur des Lernens und der Offenheit.
Die Rolle von HR wird sich weiterentwickeln – weg von der Verwaltung, hin zur strategischen Steuerung des Humankapitals. Die Fähigkeit, Technologie für eine bessere Mitarbeitererfahrung und zur Erreichung der Unternehmensziele einzusetzen, wird zur neuen Kernkompetenz erfolgreicher Personalabteilungen.
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