HR-Abteilungen starten 2026 mit Bürokratie-Erleichterung und höheren Lohnkosten

Zum Jahreswechsel treten höhere Mindestlöhne, neue Sozialversicherungsgrenzen und die Aktivrente in Kraft, während das BEG IV die Digitalisierung von Personalprozessen vorantreibt.

Berlin. Personalabteilungen in Deutschland stehen zum Jahreswechsel vor einer doppelten Herausforderung: Während das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) digitale Prozesse vereinfacht, erfordern steigende Mindestlöhne und neue Sozialversicherungsgrenzen sofortige Anpassungen. Die Mischung aus Entlastung und neuen finanziellen Verpflichtungen prägt den Arbeitsbeginn 2026.

Mindestlohn und Sozialversicherung: Die größten Sofortmaßnahmen

Die unmittelbarste operative Änderung betrifft den gesetzlichen Mindestlohn. Ab dem 1. Januar 2026 steigt er von 12,82 auf 13,90 Euro pro Stunde. Diese historische Erhöhung hat direkte Auswirkungen auf die Lohnabrechnung, insbesondere bei geringfügiger Beschäftigung.

Die dynamisch gekoppelte Minijob-Grenze steigt entsprechend auf 603 Euro monatlich (bisher 556 Euro). Personalverantwortliche müssen ihre Systeme bis Mittwoch anpassen, um zu verhindern, dass Minijobber unbeabsichtigt in sozialversicherungspflichtige Midijobs rutschen.

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Gleichzeitig treten die neuen Beitragsbemessungsgrenzen in Kraft. Für die gesetzliche Rentenversicherung (West) liegt die monatliche Grenze bei 8.450 Euro, für die Krankenversicherung bei 5.812,50 Euro. Diese Anpassungen erfordern eine sofortige Kalibrierung der Lohnsoftware, um korrekte Abzüge für Gutverdiener zu gewährleisten.

„Aktivrente“ und digitale Steuerprozesse

Ein neues Element ist die sogenannte „Aktivrente“. Ältere Arbeitnehmer, die über das Regelrentenalter hinaus arbeiten, profitieren ab Januar von einem steuerfreien Freibetrag von bis zu 24.000 Euro jährlich auf ihr Arbeitseinkommen. Die Maßnahme soll dem Fachkräftemangel entgegenwirken.

Für Personalabteilungen bedeutet dies: Neue Lohnarten in den Abrechnungssystemen müssen eingerichtet werden, um den steuerfreien Anteil korrekt zu verarbeiten. Experten rechnen mit mehr „Silver Workern“ – und damit mit angepassten Personalstrategien.

Parallel treibt das BEG IV die Digitalisierung voran. Ein Kernpunkt für 2026: Steuerbescheide werden standardmäßig digital zugestellt. Die neue „Widerspruchslösung“ macht eine vorherige Einwilligung überflüssig. Unternehmen müssen ihre digitalen Postfächer und ELSTER-Schnittstellen für diesen „Digital-First“-Ansatz fit machen.

Bürokratieabbau bei der Personal-Dokumentation

Während die finanziellen Vorgaben strenger werden, gewinnt die Prozessvereinfachung an Fahrt. Das BEG IV erlaubt weiterhin die Textform – etwa per E-Mail – für wesentliche Vertragsbestandteile nach dem Nachweisgesetz. Die strenge Schriftform entfällt für viele Dokumente.

Doch Vorsicht: Ausnahmen bestätigen die Regel. Befristete Arbeitsverträge benötigen nach wie vor die eigenhändige Unterschrift, um rechtlich wirksam zu sein. Personalteams sollten klar zwischen voll digitalisierbaren Prozessen und solchen unterscheiden, die physische Dokumente erfordern.

Der Nationale Normenkontrollrat (NKR) hat zudem im Dezember einen aktualisierten Katalog mit Entlastungszielen vorgelegt. Dazu gehört die mögliche Abschaffung veralteter Vorschriften wie des Fernunterrichtsschutzgesetzes im B2B-Bereich – was die Compliance bei Firmenschulungen weiter vereinfachen könnte.

Analyse: Geben und Nehmen im Regulierungsumfeld

Die Regelungen für 2026 spiegeln eine „Geben-und-Nehmen“-Dynamik wider. Die Digitalisierung soll Millionen an Verwaltungskosten sparen, doch die finanzielle Belastung für Arbeitgeber steigt. Der Mindestlohn von 13,90 Euro stellt für arbeitsintensive Branchen wie Logistik, Einzelhandel und Gastgewerbe einen erheblichen Kostenfaktor dar.

Marktbeobachter vermuten, dass die Kombination aus höheren Personalkosten und dem „Aktivrente“-Anreiz die Zusammensetzung der Belegschaft verändern könnte. Unternehmen dürften erfahrene ältere Mitarbeiter länger halten, um Stabilität zu gewinnen, während sie einfachere Tätigkeiten automatisieren, bei denen die Lohnkosten stark gestiegen sind.

Am Horizont zeichnet sich zudem das Bundestariftreuegesetz ab. Obwohl es zum 1. Januar noch nicht voll wirksam ist, signalisiert der Vorstoß, öffentliche Aufträge an Tariflöhne zu knüpfen, eine strengere Regulierung der Vergütungsstrukturen für staatliche Auftragnehmer.

Ausblick: Weitere Digitalisierungsschritte stehen an

Im ersten Quartal 2026 sollten sich Personalabteilungen auf weitere digitalisierte Meldepflichten einstellen. Die Modernisierung der Migrationsverwaltung soll Visa- und Arbeitserlaubnisverfahren für Fachkräfte aus Drittstaaten beschleunigen – eine entscheidende Erleichterung für Tech- und Ingenieursbereiche.

In politischen Kreisen wird bereits über ein „Bürokratieentlastungsgesetz V“ diskutiert. Es könnte verbleibende Reibungspunkte angehen, wie die vollständige Digitalisierung von Betriebsratsanhörungen und Kündigungen. Jetzt aber hat die fehlerfreie Transition in den Januar Priorität: Die neuen Lohnuntergrenzen und Steuervorteile müssen vom ersten Tag an korrekt angewendet werden.

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