Google Workspace: KI-Assistent plant Termine und schreibt Protokolle
16.01.2026 - 01:24:12
Googles KI Gemini übernimmt jetzt zentrale Büroaufgaben – von der Terminfindung bis zum Meeting-Protokoll. Die neuen Features „Hilf mir beim Planen“ in Gmail und die automatisierte Notizfunktion in Meet sollen Millionen Nutzern Zeit sparen.
Die Updates markieren einen strategischen Schritt, generative KI tief in den Arbeitsalltag zu integrieren. Indem Google zwei der größten Produktivitätsbremsen angeht – Terminabstimmung und Protokollführung – positioniert sich Gemini als unverzichtbarer Assistent. Die Features werden für zahlreiche Google Workspace- und Gemini-Abonnenten freigeschaltet.
„Hilf mir beim Planen“: Der Ende des Termin-Hin und Her
Die oft nervenaufreibende Suche nach einem passenden Meeting-Termin will Google mit einem neuen KI-Tool in Gmail beenden. Die Funktion „Hilf mir beim Planen“ analysiert mit Gemini den Inhalt einer E-Mail und gleicht ihn mit den eigenen Kalender-Einträgen ab. Erkennt Gmail den Wunsch, einen Termin zu vereinbaren, erscheint ein entsprechender Button.
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Nach einem Klick schlägt die KI mehrere ideale Zeitfenster direkt im Entwurf vor. Ist von einem „30-minütigen Call nächste Woche“ die Rede, priorisiert Gemini halbstündige Slots in diesem Zeitraum. Nutzer können die Vorschläge anpassen, bevor sie sie in ihre Antwort einfügen. Klickt der Empfänger auf einen favorisierten Termin, wird automatisch eine Google Calendar-Einladung erstellt und verschickt. Die Funktion ist besonders nützlich für die Abstimmung mit externen Partnern.
Meet: Automatische Protokolle für fokussierte Gespräche
Wer in Meetings voll bei der Sache sein will, statt Notizen zu machen, für den hat Google die Funktion „Mach Notizen für mich“ in Meet ausgebaut. Ein neuer Schalter erlaubt es Meeting-Gastgebern seit einer Aktualisierung vom 8. Januar 2026, die Aufzeichnung automatisch starten zu lassen.
Ist das Feature aktiv, transkribiert es das Gespräch, erkennt Kernpunkte und extrahiert To-dos. Kurz nach Ende des Meetings erstellt die KI eine Zusammenfassung und vollständige Notizen in einem Google Doc. Dieses Dokument wird in Google Drive des Organisators gespeichert, am Kalendereintrag angehängt und per E-Mail an alle Beteiligten verschickt. Die Funktion unterstützt mehrere Sprachen, darunter Deutsch, und ist damit auch für globale Teams geeignet.
Integration als Trumpf im Wettbewerb
Mit den neuen Tools tritt Google in direkte Konkurrenz zu spezialisierten Anbietern wie Calendly oder KI-Meeting-Assistenten. Der große Vorteil des Konzerns ist die nahtlose Integration in die bereits von Millionen Unternehmen genutzte Ökosystem aus Gmail, Calendar und Meet.
Allerdings hat die Terminplanung noch eine Grenze: Sie funktioniert derzeit nur für Zweier-Meetings. Die Gruppentermin-Findung wird noch nicht unterstützt. Die automatische Protokollierung wird für viele Workspace-Tarife wie Business Standard und Plus sowie Enterprise-Editionen bereitgestellt. Aus Datenschutzgründen ist die Automatik standardmäßig deaktiviert; Nutzer müssen den Schalter manuell aktivieren.
KI wird zur Kernfunktion im Büroalltag
Die Einführung dieser Tools zeigt die Richtung für die Zukunft von Google Workspace und des gesamten Marktes für digitale Produktivität an. Der Fokus verschiebt sich von eigenständigen KI-Chatbots hin zu integrierten Assistenten, die spezifische, zeitaufwändige Aufgaben direkt in den genutzten Apps übernehmen. KI wird so vom Spielzeug zum Werkzeug.
Künftig dürfte Google die Fähigkeiten erweitern. Die nächsten Schritte werden wahrscheinlich die Unterstützung von Gruppenterminen für den Planungs-Assistenten und genauere Zusammenfassungen sowie eine bessere Integration in Projektmanagement-Tools für die Notizen sein. Diese KI-Features werden die Erwartungen an Produktivitätssoftware grundlegend verändern und intelligente Automatisierung zu einem Standard im digitalen Arbeitsplatz machen.
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