GoBD 2025: Die erste Inventur unter verschärften Regeln

Frankfurt am Main – Für deutsche Buchhaltungen beginnt die Woche nach Weihnachten mit einer Premiere unter Druck. Der 31. Dezember 2025 ist nicht nur der Stichtag für die Jahresinventur, sondern auch der erste Abschluss unter den verschärften GoBD 2025. Die im Juli aktualisierten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen – besonders bei der digitalen Dokumentation.

Das entscheidende Update des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 14. Juli 2025 verändert die Spielregeln für die Bewertung von Warenbeständen. Der Steuerberater-Softwareanbieter DATEV warnte bereits am Montag vor den Folgen: Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung muss künftig nur noch der strukturierte Datenteil, also die XML-Datei, archiviert werden.

Das begleitende PDF ist nur noch dann aufzubewahren, wenn es zusätzliche buchungsrelevante Informationen enthält. „Das ist ein zweischneidiges Schwert für die Stichtagsinventur“, analysierte Haufe Finance am Dienstag. Zwar spare man Speicherplatz, doch Finanzprüfer würden sich künftig ausschließlich auf die maschinenlesbaren Daten stützen. Wer seine Preiskontrolle im Warenwirtschaftssystem über die PDF-Visualisierung abwickelt, riskiere Compliance-Lücken.

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Maschinelle Auswertbarkeit: Der lückenlose Prüfpfad

Eine weitere Neuerung betrifft das Recht der Finanzbehörden auf maschinelle Auswertbarkeit. Wie KPMG in seiner Dezember-Ausgabe der „Accounting News“ darlegt, können Prüfer nicht nur den Datenzugang, sondern auch spezifische Analyseformate verlangen.

Für Unternehmen mit mobiler Inventurerfassung wird der lückenlose Audit Trail vom Handscanner bis zur Finanzbuchhaltung zur Pflicht. Der Softwareanbieter COSYS Ident GmbH betonte am Montag, dass Synchronisierungsprotokolle zwischen mobilen Geräten und dem ERP-System nun unverzichtbare Nachweisdokumente seien. „Wird eine Zähldifferenz auf dem mobilen Gerät korrigiert, muss die Historie dieser Korrektur erhalten bleiben“, so das Unternehmen. Ein Überschreiben ohne Versionshistorie verletze bereits den Grundsatz der Unveränderbarkeit.

Last-Minute-Check: Verjährung und Stichproben

Neben dem reinen Zählvorgang weisen Steuerexperten auf eine oft übersehene Frist hin: Die Verjährung von Ansprüchen aus dem Jahr 2022 endet mit dem 31. Dezember 2025. Die Steuerberatungsgruppe ETL riet in einer Kundeninformation am Dienstag dringend dazu, offene Verbindlichkeiten aus diesem Jahr zu prüfen. Verjährte Posten müssten gegebenenfalls gewinnwirksam aufgelöst werden.

Für personalgeschwächte Betriebe in der Ferienwoche bleibt die Stichprobeninventur eine zulässige Alternative. Allerdings, so warnte Haufe ebenfalls am Dienstag, wurden die Dokumentationsanforderungen für die Stichprobenparameter unter den neuen GoBD deutlich verschärft. Sie müssen nach anerkannten mathematisch-statistischen Methoden erfolgen.

Doppelbelastung: Parallel steht die Mehrwertsteuer-Änderung an

Die Inventur ist nicht die einzige Baustelle. Wie BDO unter Verweis auf ein BMF-Schreiben am Dienstag bestätigte, wird der ermäßigte Mehrwertsteuersatz für Gastronomiedienstleistungen ab dem 1. Januar 2026 wieder eingeführt. Diese Änderung betrifft zwar primär die Kassensysteme der Branche, bedeutet für viele Buchhaltungen dennoch eine parallele Belastung. Steuer-Codes in ERP-Systemen müssen aktualisiert werden, während die Inventurbewertung finalisiert wird.

Der Bund der Steuerzahler verwies am Montag auf einen kurzen Aufschub: Viele Finanzämter würden bis Anfang Januar einen „Weihnachtsfrieden“ bei Vollstreckungsmaßnahmen walten lassen. Dies biete ein kleines Zeitfenster, um Systeme nachzurüsten.

Ausblick: Der digitale Prüfungsdruck steigt weiter

Der Trend ist klar: Die digitale Buchführung rückt immer stärker in den Fokus der Finanzverwaltung. KPMG kündigte bereits an, dass die „makroökonomische Berichterstattung im Lagebericht“ 2026 ein Prüfungsschwerpunkt werden soll. Die in dieser Woche getroffenen Inventurannahmen müssen also nicht nur goBD-konform, sondern auch wirtschaftlich plausibel sein.

Die Botschaft an die deutschen Unternehmen ist eindeutig: Das Inventurergebnis vom 31. Dezember muss einen Datensatz liefern, der in seiner digitalen Struktur den neuen GoBD vollumfänglich genügt. Die Zeit, in der unterschriebene Zähllisten ausreichten, ist endgültig vorbei.

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