Excel-Zeiterfassung: Der teure Compliance-Fehler
08.01.2026 - 09:54:12
Die Frist ist abgelaufen: Deutschlands Unternehmen müssen seit Januar elektronische Zeiterfassung nutzen. Doch wer dabei auf Excel setzt, begeht möglicherweise einen kostspieligen Fehler. Betriebsräte und Arbeitsrechtler warnen vor einem gefährlichen Schlupfloch – und nutzen es bereits als Vetomacht gegen simple Tabellenlösungen.
Die Fallstricke liegen in den Formeln verborgen. Excel ist keine bloße Datenkarte, sondern ein Analysewerkzeug. Wer Effizienzquoten automatisch berechnet, Mitarbeiter nach Fehlzeiten sortiert oder Leistungsprofile über Monate hinweg aggregiert, aktiviert damit ein Kontrollsystem – technisch und rechtlich.
Das ist entscheidend: Es kommt nicht darauf an, ob der Arbeitgeber die Daten tatsächlich zur Überwachung nutzen will. Bereits die technische Möglichkeit reicht aus, um Mitbestimmungsrechte auszulösen. Arbeitsrechtler sprechen hier von der “Möglichkeitsverfügbarkeit”.
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Die rechtliche Konsequenz ist unmissverständlich. § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) räumt dem Betriebsrat ein Vetorecht ein – und zwar bei der “Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen”.
Ein fehlender Vertrag, viele Konsequenzen
Wer Excel ohne Betriebsvereinbarung einführt, zahlt einen hohen Preis. Betriebsräte können ein Gericht anrufen und die sofortige Außerbetriebnahme des Systems erzwingen. Die bis dahin gesammelten Daten werden möglicherweise unbrauchbar – vor Arbeitsgericht, bei Verwarnungen, bei Kündigungen.
Hinzu kommt die technische Schwachstelle: Excel-Dateien sind nicht revisionssicher. Einträge lassen sich nachträglich ändern, ohne dass eine Spur bleibt. Das verstößt gegen die neuen Dokumentationsstandards. Arbeitsgerichte und Auditer erkennen solche Systeme nicht an.
Die logische Folge: Betriebsräte blockieren Excel-Lösungen massiv – und fordern spezialisierte Software, die rollenbasierte Zugangskontrollen bietet und Audit-Logs protokolliert.
Was Arbeitgeber jetzt tun müssen
Die Gnadenfrist läuft aus. Im ersten Quartal 2026 wird der Druck auf Excel-Systeme erheblich zunehmen. Unternehmen sollten handeln:
Schritt 1: Bestandsaufnahme. Läuft irgendwo eine Excel-Liste für Personalzeiten? Auch im Verborgenen, “Shadow IT”? Diese Systeme müssen identifiziert werden.
Schritt 2: Mit dem Betriebsrat verhandeln. Ein Übergangszeitraum ist möglich – aber nur mit schriftlicher Vereinbarung, die die Nutzung der Excel-Daten explizit beschränkt.
Schritt 3: Auf spezialisierte Software wechseln. Lösungen mit rollengestützten Zugangsrechten und vollständigen Audit-Logs lösen das Problem dauerhaft. Sie erfüllen sowohl die Revisionssicherheit als auch die Anforderungen des Betriebsrats an Datenschutz.
Die Botschaft ist klar: Die Ära der Zeiterfassung mit einfachen Tabellen geht zu Ende. Datenschutz und Mitbestimmung bestimmen nun die Spielregeln – wer das ignoriert, zahlt später doppelt.
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