Ergänzungsregister: Neue Pflicht für EU-Handel mit Österreich

Die aktualisierte Ergänzungsregisterverordnung verpflichtet ausländische Firmen zur Registrierung für den Handel mit Österreich. Ohne Eintrag und EORI-Nummer sind Zollanmeldungen blockiert.

Ab Februar 2026 gelten verschärfte Meldevorschriften für Unternehmen, die mit Österreich Handel treiben. Die aktualisierte Ergänzungsregisterverordnung (ERegV) ist nun in Kraft und bildet die rechtliche Grundlage für das verpflichtende Smart Border Austria-System. Für ausländische Firmen ohne österreichischen Firmensitz wird die Registrierung damit unverzichtbar.

Digitale Pflicht für grenzüberschreitenden Handel

Seit Anfang des Monats ist die konsolidierte Fassung der Verordnung wirksam. Sie betrifft alle Wirtschaftsbeteiligten, die nicht im österreichischen Firmenbuch geführt sind. Dazu zählen ausländische Gesellschaften ohne Niederlassung, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GesBR) und nicht-kommerzielle Organisationen mit Außenhandelsaktivitäten.

Das Ergänzungsregister für sonstige Rechtsträger (ERsB) und für natürliche Personen (ERnP) stellt die notwendige Stammzahl für diese Unternehmen bereit. Diese Identifikation ist Voraussetzung, um eine EORI-Nummer zu erhalten – und damit überhaupt Zollanmeldungen einreichen zu können.

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GLN wird zum Standard-Identifikator

Ein Kernpunkt der Modernisierung ist der Wechsel zu Global Location Numbers (GLN) als primärem Identifikator. Diese weltweit in Logistik und Supply-Chain-Management genutzte Nummer löst schrittweise die bisherige ERsB-Ordnungsnummer ab.

Die Umstellung erhöht die Interoperabilität und folgt der EU-Strategie zur Harmonisierung von Handelsdaten. Besonders relevant ist sie für Track & Trace-Systeme bei Tabakwaren und anderen Verbrauchsteuergütern, wo die GLN bereits Standard ist. Konsistente Daten über Steuer-, Zoll- und Statistikdatenbanken hinweg sollen Grenzverzögerungen vermeiden.

Smart Border Austria macht Eintrag zwingend

Die Dringlichkeit der Anpassungen ergibt sich aus der Einführung von Smart Border Austria. Seit dem 1. Januar 2026 ist die elektronische Vorabanmeldung für Transitbewegungen über österreichische Grenzen verpflichtend. Das System soll Wartezeiten verkürzen und die Risikoanalyse optimieren.

Für ausländische Logistikunternehmen und Transporteure ist das Ergänzungsregister oft der einzige Weg zur Compliance. Ohne gültigen Eintrag in ERsB oder ERnP können sie das Unternehmensserviceportal (USP) nicht nutzen. Diese zentrale Plattform ist für Zollvollmachten und die Bestellung digitaler Vertreter essenziell.

Der automatisierte Datenaustausch zwischen Register und Zollerklärungssystem (e-zoll) wurde für die höhere Auslastung optimiert. Die „aktive“ Verordnung ermöglicht nun eine Echtzeit-Validierung der Unternehmensdaten direkt an der Grenze.

Das müssen betroffene Unternehmen jetzt prüfen

Für Unternehmen mit Österreich-Geschäft bedeutet die neue Rechtslage konkrete Handlungspflichten. Der Bundesministerium der Finanzen betont, dass die Registrierung digital und kostenfrei abläuft.

Wichtige Schritte für die Compliance:
* Status prüfen: Nicht im Firmenbuch eingetragene Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie korrekt im ERsB oder ERnP gelistet sind.
* Daten aktuell halten: Unter dem Smart-Border-Regime können veraltete Adress- oder Vertretungsdaten zur Zurückweisung von Zollerklärungen führen.
* USP-Zugang sichern: Der Zugang zum Unternehmensserviceportal hängt von gültigen Registerdaten ab. Unternehmen sollten konfigurierte Benutzerrollen und den digitalen Postkorb für behördliche Mitteilungen überprüfen.

Ausblick: Vollständige digitale Integration

Die Bedeutung des Ergänzungsregisters wird weiter wachsen. Mit der vollständigen Ablösung älterer Authentifizierungsmethoden durch ID Austria wird das Register zur zentralen Identitätsdrehscheibe für alle „nicht-standardisierten“ Wirtschaftsakteure.

Experten erwarten als nächsten Schritt eine stärkere grenzüberschreitende Interoperabilität. Ein verbesserter Datenaustausch mit ähnlichen Registern in Nachbarstaaten würde das „Once-Only“-Prinzip voranbringen. Unternehmen müssten ihre Daten dann nur noch einmal an Behörden melden.

Bis dahin schafft die aktive Verordnung die nötige Rechtssicherheit für den reibungslosen Betrieb der österreichischen Zollinfrastruktur 2026 – und sichert den effizienten Warenfluss über die Alpen.

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