E-Rechnungs-Pflicht: Deutschland vor der digitalen Revolution

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Firmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und betrifft Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Weniger als vier Wochen bis zum Stichtag: Ab dem 1. Januar 2025 wird elektronisches Rechnungswesen für deutsche Unternehmen zur Pflicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF) und die Industrie- und Handelskammern schlagen Alarm – denn viele Firmen unterschätzen eine entscheidende Tatsache.

Die oft diskutierten Übergangsfristen gelten nur für das Versenden von Rechnungen. Beim Empfang gibt es jedoch keinen Aufschub. Mit dem Wachstumschancengesetz endet eine Ära: Papierrechnungen und einfache PDFs gehören im B2B-Geschäft bald der Vergangenheit an.

Harte Deadline ohne Wenn und Aber

Die Empfangspflicht tritt ohne Übergangsfrist in Kraft – darauf weisen auch die aktuellen Leitfäden der IHK Region Stuttgart hin, die diese Woche aktualisiert wurden. Jedes Unternehmen muss ab Neujahr technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Kein Spielraum beim Empfang: Während Firmen beim Versand bis 2026 oder 2027 Zeit bekommen, tickt beim Empfang die Uhr unerbittlich. „Unternehmen müssen verstehen, dass Lieferanten ab dem 1. Januar rechtlich berechtigt sind, XRechnungen oder ZUGFeRD-Formate zu versenden – ohne vorher um Erlaubnis zu fragen”, warnen Steuerexperten.

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Kann ein Käufer diese Formate nicht entgegennehmen, drohen ernsthafte Konsequenzen. Im schlimmsten Fall gefährdet dies den Vorsteuerabzug. Die gute Nachricht? Laut BMF-FAQ vom November ist keine dedizierte E-Rechnungs-Plattform zwingend erforderlich. Ein Standard-E-Mail-Postfach genügt – sofern die Rechnung im digitalen Original archiviert werden kann.

Das Ende der einfachen PDF

Eine der größten Unklarheiten betrifft das klassische PDF-Format. Die Antwort ist eindeutig: Ein „einfaches” PDF – also eine reine Bilddatei ohne strukturierte Daten – erfüllt die Anforderungen nicht mehr. Künftig wird es rechtlich wie eine Papierrechnung behandelt.

Was gilt als E-Rechnung? Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland dominieren zwei Formate:

• XRechnung: Reine XML-Datei mit strukturierten Daten. Für Menschen ohne Visualisierungssoftware nicht lesbar, aber maschinell perfekt verarbeitbar.
• ZUGFeRD (2.0/2.1+): Die Hybrid-Lösung kombiniert ein visuelles PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten. Besonders bei mittelständischen Unternehmen beliebt, weil sowohl Mensch als auch Maschine damit arbeiten können.

Wie die Finanzplattform Candis am 2. Dezember klarstellte: Während EDI-Formate unter bestimmten Bedingungen bis 2027 zulässig bleiben, wird die klassische „Print-to-PDF”-Rechnung für B2B-Zwecke faktisch obsolet.

BMF schafft Klarheit bei Hybrid-Lösungen

Das Bundesfinanzministerium hat intensiv an einer reibungslosen Umstellung gearbeitet. Nach dem finalen BMF-Schreiben im Oktober folgten im November umfangreiche FAQ-Dokumente mit wichtigen Präzisierungen:

• Das Hybrid-Sicherheitsnetz: Bei ZUGFeRD-Formaten gilt im Zweifelsfall: Die XML-Daten sind maßgeblich, nicht die PDF-Ansicht. Der Gesetzgeber setzt eindeutig auf strukturierte Daten als „Quelle der Wahrheit”.
• Verarbeitungsanforderungen: Bloßes Empfangen reicht nicht. Die digitale Substanz – also die XML-Daten – muss bewahrt werden. Wer E-Rechnungen ausdruckt und als Papier archiviert, verstößt gegen die GoBD-Grundsätze.
• Vertragsfreiheit mit Grenzen: Während der Übergangsfristen können Geschäftspartner andere Formate vereinbaren. Doch die Fähigkeit, den EN-16931-Standard zu empfangen, ist ab Tag eins Pflicht.

Europäischer Trend gegen Steuerbetrug

Die E-Rechnungs-Pflicht ist Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age” (ViDA), die Steuerbetrug bekämpfen und die Mehrwertsteuerlücke schließen soll. Deutschland folgt damit Vorreitern wie Italien und Polen – allerdings zunächst ohne zentrale staatliche Clearingstelle für B2B-Transaktionen.

Chancen und Herausforderungen: Branchenanalysten versprechen langfristig massive Effizienzgewinne. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann Kosten um 60 bis 80 Prozent senken. Doch die unmittelbare Hürde ist gewaltig: Deutschlands 3,3 Millionen kleine und mittlere Unternehmen müssen ihre ERP-Systeme noch vor den Feiertagen aktualisieren.

Die Roadmap bis 2028

Der Rollout erfolgt gestaffelt, um Unternehmen Anpassungszeit zu geben:

• 1. Januar 2025: Empfang für alle B2B-Unternehmen verpflichtend. Versand freiwillig, aber empfohlen.
• 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz.
• 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Erwarteter Dominoeffekt: Experten rechnen mit einem rapiden Marktwandel bereits Anfang 2025. Großkonzerne werden voraussichtlich sofort auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen, um ihre Debitorenbuchhaltung zu optimieren. Dies dürfte kleinere Zulieferer faktisch zwingen, schneller zu reagieren als gesetzlich vorgeschrieben.

Die Botschaft ist klar: Die verbleibenden Dezember-Wochen sollten Unternehmen nutzen, um ihre Empfangskanäle zu testen und Lieferanten die bevorzugten E-Mail-Adressen mitzuteilen. Wer jetzt nicht handelt, riskiert ab Neujahr böse Überraschungen.

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