E-Rechnung: Diese Ausnahmen retten Ihren Büroalltag
19.12.2025 - 00:19:12
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung gilt seit Jahresbeginn – doch für Kleinbeträge und Fahrkarten bleibt Papier erlaubt. Diese dauerhaften Ausnahmen verhindern den Bürokratie-Kollaps im Geschäftsleben.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Das hat das Geschäftsleben digitalisiert, aber auch für Verwirrung gesorgt. Wo genau gilt die strenge XML-Pflicht noch – und wo nicht? Gerade zum Jahresabschluss 2025 und mit Blick auf 2026 sind klare Antworten entscheidend. Das Bundesfinanzministerium hat wichtige Ausnahmen festgeschrieben, die dauerhaft gelten. Sie betreffen Millionen von Alltagsgeschäften.
Die wichtigste Erleichterung im täglichen Betrieb ist die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen. Paragraph 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) definiert klar: Rechnungen bis 250 Euro Bruttosumme sind davon befreit.
- Format bleibt frei: Für die Taxifahrt, das Geschäftsessen oder Büromaterial vom lokalen Händler reichen weiterhin Papierbelege, einfache PDFs oder Kassenbons.
- Kein XML nötig: Unternehmen müssen für diese Posten keine XRechnung anfordern.
- Kein Tricksen erlaubt: Überschreitet ein Beleg die Grenze, kann er nicht einfach „geteilt“ werden. Liegt der Betrag knapp darüber, ist eine korrekte E-Rechnung für den Vorsteuerabzug Pflicht.
Steuerexperten von Haufe und DATEV betonen: Buchhaltungssysteme müssen so konfiguriert sein, dass sie diese Belege automatisch erkennen. Während der Großteil des B2B-Verkehrs strukturierte XML-Daten erfordert, müssen die Prozesse in der Eingangsrechnung weiterhin unstrukturierte Daten wie gescannte Papierbelege verarbeiten können.
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Fahrkarten: Der Sonderstatus für unterwegs bleibt
Eine häufige Unsicherheitsquelle betrifft Geschäftsreisen. Die Regelung in § 34 UStDV schafft hier klare Verhältnisse.
Für Fahrausweise gelten besondere Regeln:
* Dauerhafte Befreiung: Tickets im Personenverkehr, die als Rechnung fungieren, sind unabhängig vom Betrag von der E-Rechnungspflicht befreit. Ein Zugticket für 400 Euro benötigt also kein XML-Format.
* Alle Formate gültig: Ob physisches Ticket, Online-PDF oder Pass im Digital Wallet – alles bleibt für den Vorsteuerabzug anerkennungsfähig.
* Klare Abgrenzung nötig: Der Sonderstatus gilt für die Beförderungsleistung selbst. Separate Rechnungen eines Reisebüros für Buchungsgebühren fallen dagegen in der Regel unter die normale B2B-Pflicht – es sei denn, es handelt sich um einen Kleinbetrag.
Die Industrie- und Handelskammern (IHK) weisen darauf hin: Hätte man Verkehrsunternehmen zur XML-Ausgabe gezwungen, wäre die Reisekostenabrechnung in vielen Unternehmen praktisch kollabiert.
Kleinunternehmer: Befreit beim Senden, verpflichtet beim Empfangen
Eine wesentliche Klarstellung brachte das Jahressteuergesetz 2024 mit dem neuen § 34a UStDV. Es regelt den Umgang mit Kleinunternehmern nach § 19 UStG.
Die aktuelle Lage ist zweigeteilt:
* Senden in Freiheit: Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nutzen (Umsatz unter 22.000 Euro), müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Papier oder einfache PDFs sind erlaubt.
* Empfangen in Pflicht: Wie alle anderen Unternehmen müssen sie jedoch seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Lieferanten zu empfangen und zu archivieren.
Für größere Firmen hat das konkrete Folgen: Ihre Buchhaltungssysteme müssen „hybrid“ bleiben. Während von Großlieferanten XML-Daten eingehen, müssen Rechnungen von Freiberuflern oder kleinen Dienstleistern weiterhin als PDF oder Papier akzeptiert werden.
Ausblick 2026: Die Hybridphase geht weiter
Die vollständige Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen für alle Unternehmen tritt erst schrittweise in Kraft. Bis Ende 2026 gilt für viele Unternehmen noch eine Übergangsfrist. Die Ausnahmen für Kleinbeträge und Tickets sind jedoch dauerhaft angelegt.
Experten wie der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) sehen die Klarheit positiv, warnen aber vor der Komplexität der Hybridphase. „Unternehmen betreiben aktuell parallele Systeme“, so ein Verbandssprecher. „Die Herausforderung ist nicht die XML-Technologie, sondern die organisatorische Disziplin, jede Rechnung korrekt einzuordnen.“
Für das kommende Jahr rät die Praxis zu drei Schritten:
1. Software prüfen: ERP- und Buchhaltungssysteme sollten die Unterscheidung zwischen XRechnung und Kleinbetragsbeleg automatisch beherrschen.
2. Lieferantenstammdaten bereinigen: Kleinunternehmer sollten gekennzeichnet werden, damit ihre Rechnungen nicht fälschlich abgelehnt werden.
3. Compliance im Blick behalten: Betriebsprüfer werden die Einhaltung der 250-Euro-Grenze genau kontrollieren. Das künstliche Aufteilen von Rechnungen gilt als rote Flagge.
Die Botschaft ist klar: Die Zukunft gehört dem XML-Format, doch der Papierbon für den Kaffee und das Zugticket bleiben erhalten. Sie sind die pragmatischen Ventile im System der digitalen Rechnung.
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