E-Rechnung: Ab sofort müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können

Seit Jahresbeginn müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die vollständige Umstellungspflicht für den Versand gilt bis spätestens 2028.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung ist in Deutschland angekommen. Seit Jahresbeginn müssen alle Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das ist die erste Stufe einer umfassenden Digitalisierungsoffensive, die bis 2028 abgeschlossen sein muss. Für den Mittelstand beginnt damit ein Wettlauf gegen die Zeit.

Was ist jetzt schon Pflicht?

Kern der Neuregelung ist eine neue, strenge Definition. Eine E-Rechnung ist nicht mehr einfach eine PDF-Datei in der E-Mail. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Nur diese ermöglichen eine vollautomatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen.

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Die Einführung erfolgt in mehreren Stufen, um vor allem kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) den Übergang zu erleichtern:
* Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im strukturierten Format verarbeiten können.
* Bis Ende 2026: Übergangsfrist für die Ausgabe. Unternehmen dürfen für Leistungen aus 2025 und 2026 noch Papier oder einfache PDFs (mit Zustimmung des Empfängers) verschicken.
* Bis Ende 2027: Verlängerte Frist für Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro.
* Ab 1. Januar 2028: Volle Pflicht. Dann müssen alle inländischen Geschäftsrechnungen (B2B) im strukturierten E-Rechnungsformat versendet werden.

Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge unter 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Mittelstand vor der Zerreißprobe

Für viele KMU ist die Umstellung eine enorme Herausforderung. Sie erfordert Investitionen in neue Software, die Anpassung interner Abläufe und die Schulung der Mitarbeiter. Eine Bitkom-Studie vom Ende 2024 zeigte ein alarmierendes Bild: Weniger als die Hälfte der deutschen Unternehmen war damals technisch in der Lage, die geforderten E-Rechnungen zu empfangen.

Doch die Pflicht birgt auch große Chancen. Wer die Digitalisierung strategisch angeht, kann massive Effizienzgewinne erzielen. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingaben, minimieren Fehler und beschleunigen Zahlungsflüsse. Experten raten daher, die E-Rechnung nicht als lästige Pflicht zu sehen, sondern als Einstieg in eine umfassendere Prozessdigitalisierung.

Europäischer Kontext: ViDA kommt

Die deutsche Regelung ist kein nationales Solo. Sie ist Teil der europaweiten Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der EU-Kommission. Das langfristige Ziel ist ein transaktionsbasiertes, digitales Meldesystem für innereuropäische Umsätze, um Steuerbetrug zu bekämpfen. Die verpflichtende E-Rechnung schafft die datentechnische Grundlage dafür.

Für deutsche Unternehmen wird klar: Die aktuelle Umstellung ist der erste Schritt zur Anpassung an einen verbindlichen europäischen Standard. Die verbleibenden Übergangsfristen bis 2028 sind kein Aufschub, sondern eine knappe Vorlaufzeit. Wer jetzt handelt, sichert nicht nur die Compliance, sondern investiert in die eigene Zukunftsfähigkeit.