E-Rechnung: Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen digitale Rechnungen empfangen
18.12.2025 - 21:40:12
Die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen tritt in zwei Wochen in Kraft. Für deutsche Unternehmen beginnt der finale Countdown. Jetzt müssen die Systeme stehen – sonst drohen Probleme mit dem Finanzamt.
Die digitale Buchführung in Deutschland steht vor einem historischen Umbruch. Ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang elektronischer Rechnungen (E-Rechnung) für alle nationalen Geschäfte zwischen Unternehmen verpflichtend. Während es für das Versenden noch Übergangsfristen gibt, gilt die Pflicht zum Empfang sofort für alle Betriebe – unabhängig von ihrer Größe.
In den letzten Tagen vor dem Stichtag mehren sich die Warnungen aus der Wirtschaft. Die IHK Region Stuttgart mahnte am 13. Dezember eindringlich, dass viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) noch nicht vorbereitet seien. Die bisherige „Widerspruchsregelung“, mit der Unternehmen digitale Rechnungen ablehnen konnten, entfällt zum Jahreswechsel.
Passend zum Thema E‑Rechnungspflicht: Viele Unternehmen unterschätzen, wie streng die GoBD die unveränderte Archivierung der XML‑Datei fordern. Fehler wie das Speichern nur eines PDFs führen bei Betriebsprüfungen zu Problemen – oft mit finanziellen Folgen. Ein kostenloser Leitfaden erklärt praxisnah, wie Sie Empfang, Übermittlung und rechtssichere Archivierung (inkl. XRechnung/XML-Handling) technisch und organisatorisch umsetzen. Gratis-Leitfaden zur E-Rechnung jetzt herunterladen
„Die Einführung der E-Rechnung ist ein großer Schritt zur effizienten Verwaltung, stellt aber kleine Betriebe vor erhebliche Herausforderungen“, sagte IHK-Hauptgeschäftsführerin Susanne Herre.
GoBD: Die XML-Datei ist das „Original“
Die zentrale Herausforderung: Die neuen Prozesse müssen mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) im Einklang stehen.
Laut dem Bundesministerium der Finanzen (BMF), das seine Leitlinien am 15. Oktober 2024 finalisierte, ist der strukturierte Datensatz – etwa die XML-Datei einer XRechnung – das rechtlich bindende „Original“.
Das ist ab 2025 zu beachten:
- Unveränderte Archivierung: Rechnungen müssen im empfangenen Format gespeichert werden. Eine XRechnung in ein PDF umzuwandeln und nur dieses zu archivieren, verstößt gegen die GoBD, da Daten verloren gehen können.
- Maschinenlesbarkeit: Dieser Vorteil der E-Rechnung muss über die gesamte Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben.
- Visualisierung: Eine lesbare Darstellung (PDF) ist für interne Prüfungen nützlich. Für das Finanzamt zählt jedoch die strukturierte Datenbasis.
Die bereits im März 2024 aktualisierten GoBD erkennen moderne Datentransferwege und Cloud-Lösungen ausdrücklich als konform an – wenn Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet sind.
Bürokratieabbau für Steuerberater
Parallel erleichtert eine neue Verordnung die Arbeit von Steuerberatern. Die Bürokratieentlastungsverordnung trat am 14. Dezember 2024 in Kraft.
Steuerberater können ihre Honorarrechnungen nun in Textform versenden – ohne qualifizierte elektronische Signatur (QES) und ohne ausdrückliche Zustimmung des Mandanten für den digitalen Versand. Eine langjährige Hürde für vollständig digitale Workflows in Kanzleien fällt damit weg.
Übergangsfristen: Versenden ja, Empfangen nein
Während der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 Pflicht ist, gelten für das Versenden gestaffelte Fristen:
- Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen können weiterhin Papier- oder „einfache“ elektronische Rechnungen (wie Standard-PDFs) versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr (2026) dürfen Papier oder PDFs nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Volle Compliance ist für alle B2B-Transaktionen erforderlich; strukturierte E-Rechnungen werden zum alleinigen Standard.
Experten warnen vor falscher Sicherheit. „Die Pflicht zum Empfang ist die sofortige Hürde“, betont die IHK. Entscheidet sich ein Lieferant am 2. Januar 2025 für eine XRechnung, müssen seine Kunden diese technisch empfangen und konform archivieren können. Eine Ablehnung ist rechtlich nicht mehr möglich.
Ausblick: Der Weg zur transaktionsbasierten Meldung
Die aktuelle E-Rechnung ist kein Einzelprojekt, sondern eine Vorbereitung auf eine EU-weite Initiative. Der Vorschlag „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA)“ zielt auf ein echzeitbasiertes Meldesystem zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug ab.
Der nationale E-Rechnungsstandard nach EN 16931 soll die deutsche Wirtschaft auf dieses künftige System vorbereiten. Die jetzt geschaffenen Datenstrukturen werden später die Grundlage für die Meldeverpflichtungen bilden, die wohl gegen Ende des Jahrzehnts kommen.
Die Priorität für jeden Unternehmer ist jetzt klar: Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Postfächer und Buchhaltungssoftware bis zum 1. Januar XML-Dateien verarbeiten können. Die Ära des „Schuhkartons“ voller Papierbelege geht offiziell zu Ende.
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