E-Rechnung: Ab 2027 wird die digitale Rechnungspflicht verschärft
21.01.2026 - 00:52:12
Ab dem 1. Januar 2027 müssen deutsche Unternehmen ihre Rechnungen in strukturierten, normierten Formaten erstellen. Das bedeutet das endgültige Aus für die einfache PDF-Rechnung im Geschäftsverkehr. Experten warnen: Die verbleibende Zeit bis zur verschärften Ausgangsrechnungspflicht sollte dringend für die Umstellung genutzt werden.
Was ändert sich für Unternehmen?
Die gesetzliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Es verpflichtet alle Unternehmen, Rechnungen an andere Firmen in einem elektronischen, maschinenlesbaren Format zu versenden. Eine E-Mail mit PDF-Anhang genügt künftig nicht mehr. Stattdessen sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vorgeschrieben, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
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Die Übergangsfristen sind klar gestaffelt:
* Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
* 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Firmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr.
* Ab dem 1. Januar 2028 sind strukturierte E-Rechnungen für alle verpflichtend.
Die zweite Säule: Revisionssichere Archivierung
Parallel zur Erstellung muss die GoBD-konforme Archivierung sichergestellt werden. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen, dass digitale Rechnungen zehn Jahre lang unveränderbar und vollständig gespeichert werden.
Eine einfache Ablage in der Cloud oder auf der Festplatte reicht dafür nicht aus. Erforderlich sind spezielle Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Moderne Cloud-Lösungen bieten diesen Service oft an und entlasten Unternehmen so vom Betrieb eigener komplexer IT-Infrastruktur.
Digitalisierung als Chance begreifen
Die Umstellung ist mehr als eine lästige Pflicht. Sie bietet die Chance, gesamte Prozesse zu optimieren. Ein medienbruchfreier Workflow von der Erstellung bis zur Archivierung spart Zeit und Kosten. Manuelle Dateneingabe und Fehler werden reduziert, Zahlungszyklen beschleunigt.
Besonders für KMU, die noch stark manuell arbeiten, kann der digitale Sprung die Wettbewerbsfähigkeit stärken. Studien belegen erhebliche Einsparungen bei Bearbeitungszeit, Porto und Druckkosten.
Europa treibt die Digitalisierung voran
Deutschland folgt einem europäischen Trend. Länder wie Italien haben ähnliche Systeme bereits eingeführt, um Steuerbetrug zu bekämpfen. Die strukturierten Daten der E-Rechnung sind zudem die Basis für künftige EU-Vorgaben wie die geplante Echtzeit-Meldepflicht im Rahmen der „VAT in the Digital Age“-Initiative.
Doch viele kleine Betriebe fühlen sich überfordert. Sie wünschen sich mehr Unterstützung durch Förderprogramme und praxisnahe Leitfäden von der Politik.
Jetzt handeln, um für die Zukunft gerüstet zu sein
Das Jahr 2026 ist der entscheidende Wendepunkt zur Vorbereitung. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme zu prüfen und passende Softwarelösungen auszuwählen. Wer die E-Rechnung als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie begreift, legt den Grundstein für weitere Automatisierung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Finanzverwaltung. Die Weichen für die digitale Zukunft werden jetzt gestellt.
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