E-Rechnung 2026: Hybrid-Chaos bedroht Zahlungsverhalten deutscher Firmen
05.02.2026 - 11:55:12
Die digitale Rechnungsstellung wird für deutsche Unternehmen zur Zerreißprobe. Ein Jahr nach Start der gesetzlichen Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen kämpfen Finanzabteilungen mit einem gefährlichen Mix aus alten und neuen Formaten. Neue Branchendaten zeigen: Diese Instabilität gefährdet zunehmend die Liquidität.
Der hybride Alltag bremst Prozesse aus
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen nach EN-16931-Standard empfangen können. Doch das Ausstellen solcher Rechnungen bleibt 2026 für viele noch freiwillig. Diese Übergangsregelung schafft ein zweigleisiges System: Moderne XML-Formate wie XRechnung und ZUGFeRD laufen parallel zu Papier und einfachen PDFs.
Eine Analyse des IT-Matchmaker vom 5. Februar 2026 warnt vor den Folgen. „Die hybride Realität ist die größte Hürde für stabile Prozesse“, heißt es im Bericht. Viele Firmen versuchen, alle Formate in einen Workflow zu pressen – das führt zu Reibungsverlusten. Experten raten zu klarer Trennung: Der technische Empfang muss vom eigentlichen ERP-Verarbeitungsprozess entkoppelt werden.
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Verlängerte Zahlungsziele erhöhen den Druck
Das Chaos bei der Rechnungsverarbeitung trifft auf eine angespannte wirtschaftliche Lage. Der aktuelle Zahlungsindikator Winter 2025/26 von Creditreform zeigt ein paradoxes Bild: Zwar sank die durchschnittliche Verspätung bei Rechnungszahlungen, doch die vereinbarten Zahlungsziele wurden länger.
„Unternehmen optimieren ihr Forderungsmanagement mit aller Kraft“, erklärt Patrik-Ludwig Hantzsch, Leiter der Creditreform Wirtschaftsforschung. Bei steigenden Insolvenzzahlen wollen Lieferanten und Gläubiger Zahlungsausfälle um jeden Preis vermeiden. Das hat Konsequenzen: Bei durchschnittlich über 32 Tagen Zahlungsziel kann jeder interne Verarbeitungsstau durch hybride Rechnungen den Cashflow gefährden. Schnelle, reibungslose Verarbeitung wird zum Wettbewerbsfaktor.
Strategie-Tipp: Die ERP-Entkopplung
Wie meistert man diese Herausforderung? Erfolgreiche Unternehmen setzen auf spezialisierte Eingangsschichten noch vor dem ERP-System. Diese Normalisierungsebene wandelt alle eingehenden Formate – ob XRechnung, ZUGFeRD oder gescanntes PDF – in ein einheitliches internes Format um.
„Diese Entkopplungsstrategie hält das ERP-System stabil, egal was der Lieferant schickt“, so ein IT-Matchmaker-Experte. Besonders das ZUGFeRD-Format erweist sich als Brückentechnologie: Es kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem visuellen PDF. Doch viele Nutzer ignorieren die strukturierten Daten zugunsten der gewohnten PDF-Ansicht – und sabotieren so die Automatisierungsziele.
Countdown läuft: 2027 wird alles digital
Die Schonfrist endet bald. Aktuell dürfen noch alle Unternehmen Papier und einfache PDFs ausstellen. Doch ab 1. Januar 2027 ändert sich das grundlegend: Firmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr müssen dann elektronische Rechnungen ausstellen. Papier wird für sie nicht mehr konform sein.
Diese Deadline wird die Volumen dramatisch erhöhen. Manuelle Workarounds, die im hybriden Modus gerade noch funktionieren, werden dann zusammenbrechen. Parallel schreitet die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voran: EU-Konsultationen zur Modernisierung des öffentlichen Beschaffungswesens sind abgeschlossen, Gesetzesvorschläge werden für das zweite Quartal 2026 erwartet.
Die Botschaft für deutsche Unternehmen ist klar: Die hybride Phase ist keine Dauerlösung, sondern eine letzte Gnadenfrist. Wer seine digitalen Empfangsprozesse jetzt nicht stabilisiert, riskiert im Januar 2027 im Datenstrom unterzugehen.
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