Dynamics 365: Microsoft erlaubt manuelle Bearbeitung von Spesen-Daten

Microsofts Business-Software erlaubt nun manuelle Anpassungen von Reisedatum und Wechselkurs in der Spesenabrechnung. Dies erhöht die Genauigkeit und Compliance für internationale Unternehmen.

Microsoft stattet seine Business-Software Dynamics 365 mit einer lang ersehnten Funktion aus: Nutzer können nun Reisedatum und Wechselkurs für Tagespauschalen manuell korrigieren. Das Update, das heute allgemein verfügbar wurde, soll globale Unternehmen bei der Compliance entlasten.

Präzision für internationale Geschäftsreisen

Bisher war die Spesenabrechnung in Dynamics 365 Project Operations und Finance starr automatisiert. Das System vergab Transaktionsdatum und Wechselkurs für Tagespauschalen automatisch – basierend auf dem Eingabedatum oder dem Berichtskopf. Für einfache Inlandsreisen war das effizient. Bei komplexen Auslandsaufenthalten führte es jedoch zu Problemen.

Denn für die korrekte Abrechnung gegenüber Kunden oder steuerliche Compliance ist oft das genaue Datum des Aufenthalts entscheidend, nicht der Tag der Erfassung. Gleiches gilt für den Wechselkurs: Viele Steuerbehörden verlangen den Kurs vom konkreten Reisetag. Die bisherige Automatik konnte hier zu Ungenauigkeiten führen, die sich in großen Teams zu erheblichen Beträgen summierten.

Die neue Funktion setzt genau hier an. Ab sofort können Sachbearbeiter und Mitarbeiter die systemgenerierten Felder manuell überschreiben. Das korrigierte Datum fließt dann konsistent in alle nachgelagerten Berechnungen und Buchungen ein. So spiegelt das Hauptbuch exakt den Tag der Kostenentstehung wider.

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Antwort auf regulatorische Herausforderungen

Der Haupttreiber für das Update ist die Compliance. Für multinationale Konzerne ist die manuelle Anpassung kein Luxus, sondern oft eine Notwendigkeit. „Für Unternehmen in volatilen Währungsmärkten oder streng regulierten Branchen ist diese Funktion eine Grundvoraussetzung“, heißt es in einer Analyse der Dynamics-365-Roadmap.

Die manuelle Steuerung ermöglicht es Finanzteams, die Spesenabrechnung präzise an lokale Steuergesetze und firmeninterne Richtlinien anzupassen. Das senkt das Risiko von Verstößen und reduziert den manuellen Aufwand für nachträgliche Buchungskorrekturen zum Monatsende – eine häufige Schmerzstelle in der Finanzabteilung.

Einrichtung und Verfügbarkeit

Administratoren können die Funktion über die Expense-Management-Parameter in Dynamics 365 freischalten. Sie ist Teil des Dezember-2025-Updates und für die Module Project Operations und Finance verfügbar.

Microsoft rät Unternehmen, vor der Freigabe ihre bestehenden Spesen-Workflows zu prüfen. Es muss sichergestellt werden, dass die manuellen Anpassungen keine Konflikte mit automatisierten Freigaberegeln oder Prüfpfaden verursachen. Tests in einer Sandbox-Umgebung werden empfohlen.

Trend: Der Mensch im automatisierten Prozess

Das Update mag auf den ersten Blick wie eine kleine Verbesserung wirken. Es spiegelt jedoch einen größeren Trend im ERP-Markt wider: die „Human-in-the-Loop“-Automatisierung. Während KI und Automatisierung für Effizienz sorgen, werden Systeme zunehmend so gestaltet, dass menschliches Eingreifen bei Ausnahmefällen möglich bleibt.

Diese Strategie der „Nutzbarkeit und Flexibilität“ prägte das Jahr 2025 für Microsofts Business-Anwendungen. Die neue Funktion ist eine direkte Antwort auf Nutzerfeedback, insbesondere aus der Beratungs- und IT-Dienstleistungsbranche. Sie passt zu anderen Neuerungen der 2025 Release Wave 2, die die Genauigkeit der Projektfinanzen erhöhen sollen.

Der Blick in die Zukunft zeigt: Die vollständige Automatisierung bleibt das Ziel. Experten erwarten, dass KI künftig korrekte Daten und Kurse vorschlägt, basierend auf der Texterkennung von Belegen und Reiseplänen. Bis dahin ist die manuelle Korrektur eine entscheidende Brückentechnologie – sie gibt den Finanzteams die Kontrolle zurück, die sie für präzise Buchungen brauchen.

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