Digitaler Lohnzettel wird 2026 zum Standard
08.01.2026 - 19:39:12
Seit Jahresbeginn setzen deutsche Unternehmen die digitale Lohnabrechnung flächendeckend um. Den Weg dafür ebnete ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts.
Seit Januar 2026 hat sich die Lohnbuchhaltung für viele Betriebe grundlegend verändert. Die digitale Übermittlung der Gehaltsabrechnung wird zum neuen Standard. Auslöser ist ein wegweisendes Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025. Es bestätigte die Rechtsgültigkeit rein digitaler Abrechnungen unter bestimmten Bedingungen. Damit endet die Ära des verpflichtenden Papierausdrucks.
Ein zentraler Pfeiler der Digitalisierung ist die Mitbestimmung des Betriebsrats. Zwar liegt die Entscheidung zur Umstellung in der Hand der Geschäftsführung. Die konkrete Umsetzung jedoch unterliegt strikt den Mitbestimmungsrechten nach dem Betriebsverfassungsgesetz.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG regelt: Die Einführung technischer Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen können, erfordert die Zustimmung des Betriebsrats. Digitale Lohnportale fallen juristisch in diese Kategorie. Somit sind Zugangsmodalitäten und Datensicherheit verhandelbar.
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2026 erleben wir deshalb einen Boom an Betriebsvereinbarungen, die diese digitalen Workflows regeln. Unternehmen, die den Betriebsrat umgehen, riskieren die Ungültigkeit ihrer gesamten Digitalisierungslösung. Die Vereinbarung wird zum entscheidenden Dokument für eine rechtssichere Umsetzung.
Kein Mitarbeiter darf abgehängt werden
Trotz des Digitalisierungsschubs bleibt die Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter eine Kernfrage. Das BAG-Urteil stellt klar: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass jeder Arbeitnehmer seine Abrechnung einsehen kann – auch ohne privates Endgerät oder Internetanschluss.
Als Lösung etablieren sich 2026 hybride Modelle. Für betroffene Mitarbeiter richten Unternehmen terminalgestützte Zugänge ein, etwa in Pausenräumen oder der Personalabteilung. Dort können die digitalen Lohnzettel eingesehen und bei Bedarf ausgedruckt werden. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verhindert, dass die digitale Hürde zur Informationsbarriere wird.
Rechtliche Grundlage: Das BAG-Urteil
Alles begann mit dem Grundsatzurteil des BAG (Az. 9 AZR 48/24). Das Gericht kippte damit ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen, das einem Arbeitnehmer recht gegeben hatte, der Papierabrechnungen forderte.
Die Richter stellten klar: Die „Textform“ gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) erfordert weder Unterschrift noch Papier. Voraussetzung ist ein sicheres, passwortgeschütztes Mitarbeiterportal, von dem aus das Dokument lesbar ist und der Aussteller identifizierbar werden kann. Die Abholung der Abrechnung wird zur Holschuld des Arbeitnehmers – nicht länger zur Bringschuld des Arbeitgebers.
Ausblick: Digitalisierung weitet sich aus
Branchenbeobachter sehen in der digitalen Lohnabrechnung nur den Anfang. Sie gilt als Vorläufer für vollständig digitale Personalakten und automatisierte Verwaltungsprozesse.
Die Rolle des Betriebsrats bleibt dabei zentral. Mit zunehmender Systemkomplexität wächst die Prüfung von Datenschutz und Leistungsüberwachung. Die Betriebsvereinbarung wird zum lebendigen Dokument, das regelmäßige Anpassungen erfordert. Für 2026 steht jedoch fest: Der digitale Lohnzettel ist angekommen – reguliert, mitbestimmt und für alle zugänglich.
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